Corporate real estate management in knowledge intensive organisations - current challenges and the future

The thesis examines corporate real estate management (CREM) in knowledge-intensive organisations. The research objectives are to identify: 1) the biggest challenges in managing real estate in knowledge-intensive organisations and 2) the drivers that are shaping the future of CREM as well as the ways they shape it. We identified three major challenges based on our academic literature review and empirical research. CREM is undervalued as a profession and as a strategic support function and resource in organisations. The undervaluation problem has wide ranging effects; for example, it hinders CREM units' performance and tasks in organisations, blocks advancement from the position of a second-highest cost to that of a strategic partner, and hinders attracting talent to the industry. Organisations' real estate needs change quickly, following the core businesses' fast changing market situation. This challenges CREM units to create flexible real estate portfolios and services. Corporate real estate management industry's challenge is to lower the environmental impact of real estate. Facility activities account for around 70% of the total carbon footprint of the service sector; service sector's environmental impact is almost as big as that of the manufacturing industry. In addition, the importance of acting sustainably is increasing; younger generations value efforts to act sustainably and promote sustainability. Drivers such as technology, changing work patterns and workforce, productivity, demand for flexible portfolios, and sustainability are shaping CREM towards a multidisciplinary industry comprising of bits, bricks, and people. Knowledge work has already left the physical work place and this development is accelerating. Technology, future generations, and sustainability are drivers accelerating the change of where, when, and how knowledge work is performed. Knowledge work is already very collaborative and individual at the same time. Old cubicle and single room offices do not support the needs of today's knowledge worker. In order to increase knowledge work's productivity we have to come up with new ways of supporting it. The war for talent will intensify in the future and corporations need to rethink their work environments in terms of what kind of work environment attracts the right kind of employees and retains them. Corporate real estate (CRE) executives must understand the collective impact of bits, bricks, and people on the core business. They have to become value managers who see how the three elements connect to the core business's value chain, how the elements create value, and actively seek for opportunities to create value to the organisation's core business.Diplomityö käsittelee strategista toimitilajohtamista osaamisintensiivisissä organisaatioissa. Työn tavoitteena on tunnistaa: 1) strategisen toimitilajohtamisen isoimmat ongelmat osaamisintensiivisissä organisaatioissa sekä 2) mitkä tekijät vaikuttavat strategisen toimitilajohtamisalan muutokseen ja millä tavoin. Tunnistimme kirjallisuudesta ja haastatteluista kolme merkittävää ongelmaa. Strateginen toimitilajohtaminen on aliarvostettua niin alana kuin organisaatioiden tukiresurssina. Aliarvostuksella on laaja-alaisia vaikutuksia, se esim. ei houkuttele tarpeeksi osaajia alalle, vaikeuttaa strategisen toimitilajohtamisorganisaation toimintaa ja tehtäviä organisaatioissa, estää alan nousemisen strategisesti merkittäväksi voimavaraksi. Organisaatioiden tilatarpeet muuttuvat nopeasti ydinliiketoiminnan markkinatilanteen mukaan. Nopeisiin muutoksiin vastaaminen tilatarvetta kasvattamana tai supistamalla on merkittävä haaste organisaation strategiselle toimitilajohdolle. Toimitilajohto voi vastata tähän haasteeseen luomalla joustavat portfoliot ja palvelut. Strategisen toimitilajohtamisen haasteena on myös vähentää toimitiloista johtuvia ympäristövaikutuksia. Toimitilojen osuus palvelusektorin hiilidioksidipaastoista on n. 70%. Palvelusektorin ympäristövaikutus on lähes yhtä suuri kuin tuotantoalan. Lisäksi nuoremmat sukupolvet pitävät tärkeänä kestävänkehityksen edistämistä ja vastuullista toimintaa. Teknologia, muutokset työskentelytavoissa ja työvoimarakenteessa, tarve joustaviin kiinteistöportfolioihin ja kestäväkehitys vaikuttavat strategisen toimitilajohtamisalan tulevaisuuteen. Ala on muuttumassa entistä enemmän monitieteelliseksi. Tietotyötä ei tehdä enää vain yhdestä paikasta tai kahdeksasta neljään. Tietotyön luonne ja työskentelytavat tulevat muuttumaan entistä enemmän tulevaisuudessa. Teknologia, tulevat sukupolvet ja kestäväkehitys kiihdyttävät tätä muutosta. Tietotyö on yksilötyötä, joka vaatii keskittymistä, mutta myös yhteistyökeskeistä työtä, joka vaatii kommunikointia. Perinteiset avokonttorit tai henkilökohtaiset työhuoneet eivät enää tue tietotyötä parhaalla mahdollisella tavalla. Tuottavuuden parantamiseksi on keksittävä uusia tapoja ja ratkaisuja tukea tietotyötä. Kilpailu osaavasta työvoimasta tulee vain kasvamaan tulevaisuudessa. Organisaatioiden tulee keksiä tapoja houkutella ja pitää kiinni tulevaisuuden osaajista. Toimitilajohtajien tulee ymmärtää ihmisten, kiinteistöjen ja teknologioiden yhteisvaikutus ydinliiketoiminalle. Heidän täytyy olla johtajia, jotka luovat arvoa ja näkevät miten ihmiset, kiinteistöt ja teknologia ovat yhteydessä ydinliiketoiminnan arvon luotiin. Heidän tulee aktiivisesti etsiä mahdollisuuksia luoda lisäarvoa ydinliiketoiminnalle