Hankintatoimen kehittäminen

Tämä opinnäytetyö on tehty kuvitteelliseen maahantuonnin yritykseen X. Opinnäytetyön tavoitteena on yrityksen X hankintatoimen kehittäminen. Työ on tehty myös sopimaan malliksi hankintojen kehittämiseen yrityksille. Ajatus hankintojen kehittämisestä opinnäytetyönä lähti liikkeelle alan työkokemuksesta, vahvasta kiinnostuksesta alaa kohtaan sekä aiheen ajankohtaisuudesta. Hankintojen merkitys yrityksille on kasvanut viime vuosikymmenien aikana. Yrityksen ulkopuolelta hankitut tavarat, palvelut ja materiaalit saattavat muodostaa jopa 80 prosenttia yrityksen kaikista kustannuksista. Prosentuaalinen osuus riippuu yrityksen toimialasta. Hankintojen taloudellinen merkitys on suuri ja sillä on suora vaikutus yrityksen liiketoimintaan ja kilpailukykyyn. Hankintojen osuus yrityksen X liikevaihdosta on 77 prosenttia ja se tavoittelee viiden prosentin säästöä kaikista yrityksen hankinnoista. Yrityksellä X ei ole selkeää hankintastrategiaa, vaan hankinnat tehdään tarpeen vaatiessa. Yrityksellä ei myöskään ole tarkkaa tietoa hankintojen kustannuksista. Tästä syystä työ on rajattu käsittelemään hankintojen mittausta ja analysointimenetelmiä, strategiaa, ostajan roolia sekä toimittajayhteistyötä. Yritys X on kasvamassa kovaa vauhtia ja yrityksellä on todellinen tarve selkeyttää hankintaprosessia, selvittää hankintojen aiheuttamat kustannukset sekä luoda kokonaiskuva siitä, kuinka hankintatoimea tulisi kehittää. Opinnäytetyö on kehittämistyö, jossa lähestymistapa on tapaustutkimus. Kehittämistutkimuksen tietoperusta syntyi hankintatoimesta, yrityksen strategista ja hankintastrategiasta, yleisimmin käytetyistä ja tunnetuista mittaus- ja analysointimenetelmistä sekä toimittajayhteistyön arvioimisesta ja kehittämisestä. Tiedonkeruumenetelmänä käytettiin myös teemahaastatteluja, jotka tehtiin maahantuonnin ammattilaisille. Teemahaastatteluista kävi ilmi hankintojen tärkeys ja merkitys menestyvissä maahantuontiyrityksissä. Kyseisissä yrityksissä hankinnoilla on suuri painoarvo ja jatkuva kehittämisen tarve. Tärkeimmiksi osa-alueiksi nousivat suhteiden luominen toimittajiin ja yhteinen kehittämistyö, tarkka ja jatkuva lukujen seuraaminen ja analysointi eri menetelmiä käyttäen sekä hankinnan ammattilaisen ammattitaito ja aktiivinen ote työhön. Tutkimuksen perusteella saatiin vastaus tutkimuskysymykseen ja apututkimuskysymyksiin. Hankintojen kehittämisessä huomioitavia asioita ovat erityisesti hankinnan ammattilaisen rooli ja vastuu, tiivis toimittajayhteistyö, yrityksen strategia ja monipuolisten mittaristojen käyttäminen esimerkiksi kannattavan tuotevalikoiman suunnittelussa. Hankintojen kehittäminen tuottaa lisäarvoa asiakkaalle ja kilpailukykyä yritykselle esim. toimittajayhteistyön kautta. Hankinnat vaikuttavat liiketoimintaan ja hankinnoissa tehty säästö siirtyy suoraan tulokseen.The case company of this thesis is a fictitious import company. The purpose of this thesis is to develop procurement in a form of guide for the company X. The idea for the thesis topic is based on professional experience in the field, strong interest in the field and topicality of the subject. The importance of procurement has grown during the last decades. Outsourced goods, services and materials can cover up to 80 percent of the company’s total costs. Purchasing has major economic importance and it has direct impact on the company’s business and competitiveness. Procurement covers 77 percent of the company’s X turnover and the company wishes to decrease it by five percent. The company X does not have a procurement strategy and they purchase only when they need something. Moreover, the company does not have precise information of the cost of the procurement. Therefore, this thesis discusses procurement measurement and analysis methods, strategy, the role of the buyer, evaluating and developing cooperation with the suppliers. This thesis is a development task and the theoretical background is consisted of theme interviews and academic literature. Based on these, theme interviews and theory, conclusions and recommended actions were achieved. The theme interviews indicated that procurement has a huge significance in business and the developing of procurement is continuous. Cooperation and developing with the suppliers, accurate and continuous monitoring and analysis of figures using different methods and workmanship and activity of buyers are the most important issues raised in the theme interviews. Based on the research, we got the answer to the research problem. One important viewpoint is that company X should create strong relationship with selected vendors. Secondly, they should start using different kind of measurements and analysis methods in order to know where they are and what needs to be improved. Finally, they should clarify the job description, role and the responsibilities of those who do the purchase. Developing procurement produce extra value for the customer and competitiveness to the company for instance through supplier cooperation. Procurement has on effect to the business and saving on purchases goes directly to the profit