Hankintaprosessin kehittäminen tietojärjestelmän avulla projektiliiketoiminnassa

Hankinnoilla ja niiden hallinnalla on merkittävä vaikutus yrityksen kannattavuuteen ja kilpailukykyyn. Keskimäärin hankinnat muodostavat noin 60-80 % teollisuusyrityksen kokonaiskustannuksista. Rakennusalan yritykset harjoittavat tyypillisesti projektiliiketoimintaa, jossa hankintojen toteutustavalla ja onnistumisella on merkittävä vaikutus koko projektin läpivientiin ja kannattavuuteen. Hankintaprosessien kehittäminen tukee siten koko projektin onnistumista. Hankintatoimi on nähty perinteisesti hallinnollisena tukitoimintona enemmän kuin arvoa luovana strategisena toimintona, mutta nykyään hankinnan vaikutus liiketoiminnan menestykseen tiedostetaan paremmin. Teknologian kehittyessä projektiliiketoimintayrityksille on luotu uusia järjestelmiä, joilla mahdollistetaan hankinnan kehittäminen ja tiedolla johtaminen. Kuitenkin hankinnan tietojärjestelmien tutkimus pk-yrityksen ja projektiliiketoiminnan kontekstissa on vähäistä. Tämän tutkimuksen tarkoituksena oli tutkia projektiliiketoimintaa harjoittavan pk-yrityksen hankintaprosessin kehittämistä uuden hankintajärjestelmän avulla ja onnistuneen tietojärjestelmäprojektin läpivientiä. Tavoitteena oli luoda toimeksiantajayritykselle esiselvitys, jonka avulla edetä tietojärjestelmän hankinnassa. Tavoitteeseen pyrittiin vastaamaan seuraavilla tutkimuskysymyksillä: Mikä on yrityksen hankintaprosessin nykytila ja merkittävimmät haasteet? Mitkä ovat käyttäjien vaatimukset hankintajärjestelmän suhteen? Mitkä ovat tietojärjestelmäprojektien epäonnistumisen syyt ja kriittiset menestystekijät? Teoriaosio esitteli hankintaa projektiliiketoiminnassa ja hankinnan haasteita rakennusprojekteissa. Lisäksi tarkasteltiin tietojärjestelmien mahdollisia hyötyjä hankinnassa ja tietojärjestelmän esiselvityksen toteuttamista. Tutkimusmenetelmänä oli laadullinen tapaustutkimus. Aineisto kerättiin puolistrukturoiduilla teemahaastatteluilla, joissa haastateltiin yrityksen henkilöstöä sekä potentiaalista järjestelmätoimittajaa. Haastattelujen tuloksena kuvailtiin yrityksen hankinnan nykytila, tavoitteet ja haasteet, joiden pohjalta luotiin hankintajärjestelmän vaatimukset. Vaatimuksia verrattiin potentiaalisen hankintajärjestelmän ominaisuuksiin sen soveltuvuuden arvioimiseksi. Tulokset osoittivat, että hankintajärjestelmä on yritykselle tarpeellinen tulevaisuudessa, jotta nykyisiin haasteisiin voidaan vastata. Hankintaprosessissa identifioitiin kahdeksan haastetta, joista merkittävimmät ovat tiedon hajautuminen eri järjestelmiin ja hankintaprosessin manuaalisuus. Haastattelujen mukaan kriittisiä järjestelmävaatimuksia ovat hankintaprosessin kaikkien vaiheiden sisällyttäminen, soveltuvuus yrityksen hankintaprosessiin ja hankinnan tietojen kokoaminen yhteen. Tutkimuksessa luotiin myös käytännön kehitysehdotuksia toimeksiantajayrityksen hankinnan haasteisiin ja malli onnistuneen tietojärjestelmäprojektin läpivientiin