Hankintatoimen kehittäminen Itä-Savon koulutuskuntayhtymässä

Tämä opinnäytetyö käsittelee hankintatoimen prosesseja ja niiden kehittämistä koulutuskuntayhtymässä. Työssä tarkastellaan julkisen organisaation hankintatoimea sekä sen prosesseja ja niiden toimivuutta. Tavoitteena on löytää hankintatoimen mahdollisia kompastuskiviä, joita tehostamalla, organisaation ostoja saadaan kokonaisuutena kustannustehokkaammiksi, hallinnollisen taakan samalla pienentyessä. Teoriaosuudessa työ tarkastelee hankintatoimea yksityisen sektorin näkökulmasta, tuoden esille periaatteita joita voidaan hyödyntää myös julkisen sektorin hankinnoissa. Lisäksi tarkastellaan hankintalain keskeistä sisältöä ja sen vaikutusta kansallisten kynnysarvojen ylittävien ostojen sekä pienhankintojen osalta. Työ kuvaa tarjouspyyntömenettelyn keskeisen problematiikan ja antaa vinkkejä hyvän tarjouspyynnön laatimisen tueksi. Teoriaosuuden lopussa tarkastellaan hankintalain aiheuttamaa hallinnollista taakkaa yrityksille ja hankintayksiköille valtakunnallisesti. Työssä kuvataan koulutuskuntayhtymän hankintatoimen prosessit, puitemenettely ja hankintojen seuranta. Tuodaan esille näissä havaittuja ongelmakohtia ja pohditaan niiden merkitystä hankintatoimen kustannuksiin. Organisaation pienhankintoja tarkastellaan lukuina ja arvioidaan sopimusten ohi tapahtuvien, villien ostojen kustannusvaikutusta kohde organisaatioon. Esitettyjen kehitysehdotusten ei ole tarkoitettu antavan valmiita ratkaisuja, vaan nostavan esille keskeisiä osa-alueita joiden kehittämiseen tulisi kiinnittää huomiota. Ehdotusten tarkoitus on avata keskustelua organisaation hankintatoimen kehittämisen suuntaviivoista, ja mahdollisuutta hallinnollisen taakan vähentämiseksi.This thesis deals with the procurement processes and how to develop them in the Educational Federation of Municipalities. It examines the purchasing and procurement of a public organization as well as the related processes and their functioning, comparing them to the common theoretical knowledge. One of the main objectives was to find possible problem areas in the purchasing processes and find solutions to improve purchasing by making it more cost-effective, and at the same time, cutting down unnecessary bureaucracy. The theoretical part of the thesis examines purchasing from the commercial business point of view by bringing up principles which are valid also in public purchasing processes. In addition, the thesis examines the national law based on the European Union directive related to public purchasing, and how this law affects to the purchasing of goods and services under and the over national threshold value. The thesis also covers the basic issues ran into when drafting requests for quotation for public purchases, and gives pointers for what a good request for quotation should contain. At the end of the theoretical part of the thesis it is investigated what kind of cost effects the national law has on public purchases, have to the offering companies and the purchasing public organizations. The thesis describes the purchasing and procurement processes of the Educational Federation of Municipalities, the price quote procedure and the monitoring of the purchases and procurement in the organization. The problematic –issues observed in these processes are brought up and examined from the point of view of purchasing costs. Low-rate purchases are analyzed by figures and the cost effect of wild purchases outside the valid purchasing contracts is estimated. The results found for developing these processes are not meant to be detailed solutions for each case, but work as ice-breakers for the discussion on which way the purchasing strategy in the future should be directed and which are the main focus areas to develop