Hankintojen kehittäminen

Työssä selvitetään julkista rahaa käyttävän organisaation hankintaosaaminen ja käyttäjien osallistaminen hankintakriteereitä tehtäessä. Hankintojen haasteena on päällekkäisten hankintapaikkojen käyttäminen yhtäaikaisesti sopimustoimittajilta sekä muilta toimijoilta. Tavoitteena on saada käyttäjien vaatimukset palveluille ja tuotteille hankinta-asiantuntijoiden tietoon ja näin parantaa sopimustoimittajien verkostoa palvelemaan käyttäjien tarpeita paremmin. Tutkimus toteutettiin kvantitatiivisella ja kvalitatiivisella kyselytutkimuksella, joka painottui kvantitatiivisiin kysymyksiin, vapaan sanan kysymykset olivat kvalitatiivisia. Kysymyksiä oli 17 kappaletta ja niiden pohjalta selvitettiin nykytilanne, hankintamenetelmän kehittämistarpeet, käyttäjien osallistamista hankintojen tarvemäärittelyyn sekä tulevaisuuden kehityskohteet hankinnoissa. Tutkimuskysely suunnattiin kolmelle eri ammattiryhmälle: hankinta-asiantuntijoille, koulutuspäälliköille sekä koulutusalojen tutkintovastaaville. Näin saatiin vastauksiin laajuutta siihen, miten hankinnat näyttäytyvät eri ammattiryhmille. Tutkimustulosten perusteella hankintojen tekeminen on hyvin erilaista eri koulutusaloilla. Toimintaa ohjaa osittain totutut tavat mutta myös uudistushalukkuutta on nähtävissä. Käyttäjillä ilmeni halukkuutta osallistua omien koulutusalojen hankittavien palveluiden ja tuotteiden määrittelyyn. Sopimuskumppaneilta ostamisen helppous ja toistettavuus tuli esille kehityskohteena. Hankintaosaamisen ulottaminen koulutusaloille tuli tutkimuksessa esille tarpeellisena toimintona kuten myös hankintaan liittyvän tiedon välittäminen käyttäjien ja hankinta-asiantuntijoiden välillä. Hankinnoissa esiintyvien haasteiden vähentämiseksi koulutusaloille olisi hyvä määritellä henkilö(t), joiden työkuvaan kuuluisi toimia alakohtaisina hankinnoista vastaavina henkilöinä. Tällaisella toimilla myös tiedot haasteista tulisivat hankintasopimusten neuvotteluja tekevien henkilöiden tietoon. Järjestelmänä voisi olla sähköinen viestinvälitysjärjestelmä. Se kerää koulutusaloittain tietoa yhteen siitä, mitä palveluja tai tuotteita koulutusaloilla tarvitaan, jos nykyisiltä sopimustoimittajilta ei löydy tarvittavaa palvelua tai tuotetta