Älytoimistosovellukset - Mahdollisuus työnantajalle luoda parempia toimistoja

Smart Workplace Solutions (SWSs) are extending the concept of Smart Buildings (SBs). SBs have typically been technocentric, and the user perspective has been neglected. SWSs are software-based applications intended to help the user in their everyday life at the office. Previous literature has focused on what these applications should be called and what features they have. This thesis aimed to identify the most important SWS features from the employer's perspective. This thesis was further limited to facility managers, since they have in-depth knowledge about the usage of SWSs in their office. The aim of this study was achieved by interviewing eight facility managers in seven companies that are using an SWS. Based on interviews with FM, the collected data were analysed using a quantitative dataset as a framework. The results indicate that the most important features for the employer are related to space development, maintenance, and Information to Occupants (ItO). These features were occupancy data, people flow data, show free spaces and room information, as well as service tickets. Due to the small sample, these results cannot be generalized, but they heavily indicate that these features are important for the employer. In conclusion, SWSs can help employers develop office space according to historical occupancy and people flow data. For example, space reductions can be justified with that data. These solutions also allow the employer to share information about the availability of desks and intended space use for the employee. Moreover, the applications help the occupant report incidents more conveniently, which helps to maintain the premises. Further studies should focus on other management and the end-user to create a more holistic picture of the benefits of the SWSs.Älytoimistosovellukset laajentavat älyrakennusten määritelmää. Älyrakennukset ovat tyypillisesti keskittyneet tekniikkaan ja jättäneet ihmiset vähemmälle huomiolle. Älytoimistosovellukset ovat ohjelmistopohjaisia ratkaisuita, joiden tarkoitus on auttaa ihmisiä käyttämään toimistorakennuksia. Aiemmassa tutkimuksessa on määritelty näiden sovellusten nimi ja mitä toiminnallisuuksia niissä tyypillisesti on. Tämän diplomityön tavoitteena oli tunnistaa ne toiminnallisuudet, joista työnantaja hyötyy eniten. Työ rajattiin toimitilajohtajiin, sillä heillä on perusteellista ymmärrystä sovellusten käyttämisestä toimistotiloissaan. Työ toteutettiin haastattelemalla kahdeksaa toimitilajohtajaa seitsemästä yrityksestä, jotka käyttävät älytoimistosovellusta. Haastatteludata analysoitiin käyttämällä viitekehyksenä kvantitatiivista dataa yleisimmistä toiminnallisuuksista. Tuloksien mukaan tärkeimmät ominaisuudet työnantajan kannalta ovat yhteydessä tilojen kehittämiseen, kiinteistön hoitoon ja informaation jakamiseen rakennusten loppukäyttäjille. Tärkeimpiä yksittäisiä ominaisuuksia olivat rakennuksen käyttöastedata, liikkumisdata, vapaiden paikkojen ja muun huoneinformaation näyttäminen sekä huoltopyynnöt. Pienen otoksen takia tutkimuksen tuloksia ei voida yleistää, mutta ne voimakkaasti indikoivat, että nämä toiminnallisuudet ovat työnantajalle tärkeitä. Yhteenvetona voidaan todeta, että älytoimistosovellukset voivat auttaa työnantajia kehittämään toimistotiloja historiallisen käyttöasteen ja liikkumistietojen avulla. Esimerkiksi, tilojen vähentämistä voidaan perustella kyseisellä datalla. Sovellukset mahdollistavat myös esimerkiksi vapaiden paikkojen ja tilojen käyttötarkoituksen kommunikoimisen työntekijöille. Lisäksi ne mahdollistavat huoltopyyntöjen jättämisen helposti, mikä helpottaa tilojen kunnosta huolehtimista. Jatkotutkimusten tulisi keskittyä muihin johtajiin ja sovellusten loppukäyttäjiin, jotta niiden hyödyistä saataisiin kokonaisvaltaisempi kuva