Motivation in project management : a qualitative study of project managers ways of action to motivate project teams

Motivation utgör en nyckelfaktor i hur lyckat ett projekt blir. Syftet med denna studie var bidra till förståelsen av hur projektledare motiverar projektgrupper. Datamaterialet grundar sig på kvalitativa data från sex personliga intervjuer med projektledare inom teknikbranschen. Det empiriska materialet har analyserats i huvudsak med motivationsteorierna Self Determination Theory och Tvåfaktormodellen. Studien fann sju framträdande teman som projektledarnas tillvägagångssätt kunde kategoriseras i: Tema 1 - Samhörighet och sociala relationer, Tema 2 - Meningsfullt arbete - Skapa gemensam syn på projektets mål, Tema 3 - Informationsutbyte och progress, Tema 4 - Delaktighet, ansvar och förtroende, Tema 5 - Grad av kontroll, Tema 6 - Feedback och uppskattning, Tema 7 - Fira framgång och avslut. Tillvägagångssätten kan sammanfattas med att lära känna gruppen, att ge en helhetssyn över projektet, att dela med sig av information och projektets framgång, att låta alla vara delaktiga och delegera ansvar, att ha en balanserad kontrollfunktion, att ge återkoppling kontinuerligt och att fira framgångar i projektet. Analysen med Self Determination Theory visade att de grundläggande psykologiska behoven autonomi, kompetens och samhörighet påverkades inom de sju temana. Samma tillvägagångssätt kunde upplevas på olika sätt beroende på hur de utfördes, med konsekvens att de hamnade på olika platser på internaliseringsskalan. Projektledarna använde främst yttre faktorer för att påverka motivationen. Analysen med Tvåfaktormodellen visade att projektledarna använde motivationsfaktorer i större grad än hygienfaktorer för att motivera projektgruppen, med undantag för sociala relationer. Detta beror sannolikt på att de andra hygienfaktorerna oftast är företagsspecifika och ligger utanför projektledarens kontroll. Analysen visade att de sju teman som studien beskriver påverkade olika motivationsbehov. Samtliga projektledare hade förståelse för att motivation var viktigt och att inre motivation var att föredra. Dock fanns inget i studien som tydde på att projektledarna i större omfattning hade förståelse om vilka psykologiska processer som deras tillvägagångssätt påverkade hos deltagarna. Projektledarnas tillvägagångssätt var grundade i deras egna erfarenheter och upplevelser, snarare än förankrade i formulerade processer eller teorier. Inget av företagen hade en medveten uttalad motivationsstrategi som projektledarna använde eller kunde använda sig av.Motivation is a key factor for the success of a project. The purpose of this study was to contribute to the understanding of how project managers are motivating project teams. The empirical data is based on qualitative data from six personal interviews with project managers in the technology industry. The empirical material has been analyzed mainly with the motivation theories Self Determination Theory and the Two factor model. The study found seven main themes that could categorize the project managers ways of action: Theme 1 – Cohesion and Social relations, Theme 2 – Meaningful work - creating common view of project goals, Theme 3 – Information exchange and Progress, Theme 4 - Participation, Responsibility and Trust, Theme 5 – Degree of Control, Theme 6 – Feedback and Recognition, Theme 7 – Celebrating success and conclusion. The ways of action can be summarized to: Getting to know the group. Giving an overview of the project. Sharing information and success of the project. Allowing everyone to participate and delegate responsibility. Having a balanced control function. Giving continues feedback. Celebrating success. The analysis with the Self Determination Theory showed that the basic psychological needs autonomy, competence and relatedness, were affected within the seven themes. The same ways of action could be experienced in various ways depending how they were performed, with the effect that end up in different places on the internalization scale. The project managers mainly used external factors to influence motivation. The analysis with the Two factor model showed that the project managers used motivational factors to a greater extent than hygiene factors to motivate, except for social relations. This was probably due to the fact that hygiene factors usually are company-specific and are beyond the control of the project managers. The analysis showed that the seven themes described in the study influenced different motivational needs. Every project manager had an understanding that motivation was important and that internal motivation was preferable. However, nothing in the study indicated that the project managers had a greater understanding of the psychological processes of the individuals had, that their ways of action influenced. The project managers’ ways of action were based on their own experiences, rather than anchored in formulated processes or theories. None of the companies in the study had an conscious articulated motivation strategy that project managers could use