Työterveyshuollon kokemuksia työkyvyn tuen tiedonhallinnasta työterveysyhteistyössä

Employees' work ability can be supported by Occupational Health Collaboration between workplaces and Occupational Health Services. This requires fluent knowledge management of work ability, such as regular contacts and information exchange about employees' health and work ability. We examined Occupational Health professionals’ experiences of the knowledge management of work ability. The research material was collected through an electronic questionnaire which was sent to the contact persons of 454 Occupational Health units belonging to the OHS quality portal of Finnish Institute of Occupational Health between November and December 2020. The survey was answered by 86 Occupational Health professionals. The results were reported as quantities and percentages. Most of the respondents estimated that their multi-professional teams are competent in identifying work ability risks. Usually, the relevant work ability data were available, but not in the form in which the data were needed. Most often, the method of work ability information distribution had been agreed with the workplaces, but the ways of distribution should be further clarified. Managing knowledge of employees' work ability in the collaboration between Occupational Health Services and workplaces requires agreeing on procedures, in other words, what kind of information needs to be exchanged and in what ways, considering data protection and data security. When developing information systems for co-operation between occupational health care and the workplace, the aim has to be a structural documentation. Only this way the data can be utilized with no need to record it again in another system.Työntekijöiden työkykyä voidaan tukea työpaikan ja työterveyshuollon välisellä yhteistyöllä. Tämä edellyttää hyvää työkyvyn tuen tiedonhallintaa, kuten säännöllistä yhteydenpitoa ja tietojen vaihtoa työntekijöiden terveydestä ja työkyvystä. Selvitimme työterveyshuollon ammattilaisten kokemuksia työkyvyn tuen tiedonhallinnasta. Tutkimusaineisto kerättiin sähköisellä kyselylomakkeella, joka lähetettiin Työterveyslaitoksen Laatuportaaliin kuuluvien 454 työterveysyksikön yhteyshenkilölle vuoden 2020 marraskuun ja joulukuun välisenä aikana. Kyselyyn vastasi 86 työterveyshuollon ammattilaista. Suurin osa vastanneista koki, että työterveyshuollossa on osaamista työkykyriskien tunnistamiseen. Suurimmalla osalla oli käytettävissä oleelliset työkykytiedot, mutta ei aina siinä muodossa kuin tarvittaisiin. Työkykytiedon jakamisen tavasta oli useimmin sovittu työpaikan kanssa, mutta sitä on edelleen syytä tarkentaa. Työkyvyn tuen tiedonhallinta työterveysyhteistyössä vaatii toimintavoista sopimista, kuten sopimista siitä, mitä tietoa halutaan vaihtaa ja millä tavalla niin, että tietosuoja ja tietoturva huomioidaan. Kun työterveyshuollon ja työpaikan yhteistyöhön kehitetään tietojärjestelmiä, on syytä tavoitella myös tiedon kirjaamista rakenteisesti. Vain näin tietoja voidaan hyödyntää ilman, että kenenkään tarvitsee kirjata sitä uudelleen toiseen järjestelmään