Kuntasektorin teknisen palvelualueen nykytila ja kehittämistarpeet

Finnish municipal sector is living challenging times. The population is getting older and migration divides the municipalities into those who gain population and those who lose. The need for public services grows and tax revenues decrease, because amount of employees decreases. There are huge expectations towards improving the profitability and the services. The municipalities have come into a situation, which requires new methods immediately. The main goal of the study was to analyse the present state and needs in Finnish municipalities technical services. The study concentrated on questions that have something to do with municipalities' real estates and technical services. In addition, the present state and development needs of service procurement were studied. The study was carried out by sending an extensive query to Finnish municipal managers. In addition, some service provider interviews were performed. The current state of technical services was as challenging as expected. The biggest problems have something to do with methodicalness and transparency of operations or measuring, controlling and defining the services. The better control of the whole is in key position. The strategies for controlling real properties and producing technical services would create the prerequisites for future development. However, majority of the municipalities do not have the strategies. Another essential result was that the amount of outsourcing services is increasing remarkably. So far, there have been problems in service procurement. The communication is often lacking or definition of tasks and responsibilities is faulty. Better communication could be reached by using negotiating procurements (kilpailullinen neuvottelumenettely). Also new electrical procedures, e.g. electrical auction, could create smoothness in service procurements. There is a need for many kinds of specialist / consultancy services in municipal sector. For instance in composing the strategies, defining, measuring and controlling the operations, there is a need for help. Also procurement procedures need support in several phases. To get out of current situation, collaboration, will and courage to find new solutions are required.Suomen kuntasektori elää haastavia aikoja. Väestö ikääntyy ja muuttoliike jakaa kunnat voimakkaasti muuttovoitto- ja muuttotappiokuntiin. Julkisten palvelujen tarve kasvaa ja kuntien verotulot pienenevät, koska työntekijöiden määrä vähenee. Toiminnan tuottavuuden parantamiseen ja palvelujen kehittämiseen kohdistuu valtavia odotuksia. Kunnat ovat tulleet tilanteeseen, joka vaatii välittömästi uusia toimintatapoja muutoksen aikaansaamiseksi. Tutkimuksen tavoitteena oli kartoittaa kuntasektorin teknisen palvelualueen nykytila ja kehittämistarpeet. Tutkimuksessa keskityttiin kuntien kiinteistöomaisuuteen sekä teknisten palvelujen tuotantoon liittyviin kysymyksiin. Palvelutuotantoon liittyen tutkittiin myös palvelunhankinnan nykytilaa ja kehittämistarpeita. Tutkimus toteutettiin kunnanjohtajille suunnatulla laajalla kyselyllä sekä palveluntuottajille tehdyllä suppeammalla haastattelututkimuksella. Teknisen palvelualueen nykytila todettiin yhtä vaikeaksi kuin oli odotettavissa. Suurimmat haasteet teknisellä palvelualueella liittyvät toiminnan suunnitelmallisuuteen, läpinäkyvyyteen, mittaamiseen ja ohjaamiseen sekä palvelujen määrittelyyn. Kokonaisuuden parempi hallinta on avainasemassa. Kiinteistöomaisuuden hallinnan ja teknisten palvelujen tuottamisen strategiat loisivat edellytykset teknisen palvelualueen kehittymiselle. Suurimmalta osalta kunnista strategiat kuitenkin puuttuvat. Keskeinen tutkimustulos oli myös se, että ostopalvelujen osuuden nähdään kasvavan huomattavasti. Toistaiseksi palvelunhankinnassa on kuitenkin ollut ongelmia. Ongelmat ovat usein liittyneet joko osapuolien väliseen puutteelliseen kommunikaatioon tai tehtävien ja vastuiden puutteelliseen määrittelyyn. Parempaa vuoropuhelua osapuolien välille voitaisiin saada kilpailullisella neuvottelumenettelyllä. Myös uudet sähköiset menettelyt, kuten sähköinen huutokauppa, voisivat tuoda sujuvuutta palvelujen hankintaan. Kuntasektorilla on tarvetta monenlaisille asiantuntija- / konsulttipalveluille. Esimerkiksi strategioiden laadinnassa, toiminnan määrittelyssä, mittaamisessa, ohjaamisessa ja valvonnassa olisi avuntarvetta. Hankintamenettelyissäkin on paljon avuntarvetta. Kunnat voisivat tarvita tukea esimerkiksi hankintamenettelyjen läpiviennissä. Nykytilanteesta poispääsy vaatii avointa yhteistyötä kaikilta osapuolilta ja ennen kaikkea halua ja rohkeutta etsiä uusia ratkaisuja