The value of public procurement- the rules of setting and its importance

Zamówienia publiczne to sposób w jaki sektor finansów publicznych pozyskuje dostawy, usługi lub roboty budowlane. Dla zamawiających jest to chleb powszedni, dla wielu Wykonawców rynek zamówień publicznych to podstawa ich działalności, a jeszcze dla innych niezrozumiałe przepisy. Jednakże wprowadzane nowelizacje mają za zadanie uproszczenie procedur i umożliwienie również małym firmom funkcjonowanie na tym rynku. Czynności Zamawiającego poprzedzające wszczęcie procedury o udzielenie zamówienia publicznego mają fundamentalny wpływ na wynik postępowania. Zamawiający nie zawsze przywiązują dostatecznie uwagę w trakcie opisywania przedmiotu zamówienia bądź szacowaniu wartości zamówienia, co niesie za sobą wiele zagrożeń dla wszczętego postępowania, bez wyłączenia możliwości jego unieważnienia. Czynności, które zamawiający powinien wykonać przed wszczęciem procedury o zamówienie publiczne jest tematem często poruszanym w wielu publikacjach, jednakże jest również kwestią, która wciąż budzi wiele kontrowersji oraz zapytań w środowisku zamawiającego jak i wykonawców.Przedmiotem pracy jest szacowanie wartości zamówienia publicznego. Stanowi ona opis zasad prawidłowego określania wartości zamówienia, wskazano także jakie błędy podczas tej procedury są najczęściej popełniane oraz jakie są ich skutki. Jest to jedna z najważniejszych spraw jeśli chodzi o zamówienia publiczne ponieważ szacowanie wartości przedmiotu zamówienia ma znaczenie dla zagwarantowania prawidłowości postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego. W jego konsekwencji następuje określenie wymagań ustawowych Prawa zamówień publicznych, które będą miały zastosowanie w przygotowywanym postępowaniu.Praca składa się z trzech rozdziałów, a każdy z nich podzielony został na kilka podrozdziałów. Rozdział pierwszy przedstawia zagadnienia dotyczące pojęcia systemu zamówień publicznych oraz budowę polskiego systemu zamówień publicznych. Pierwsza część pracy poświecona została także dwóm zakresom stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, wyliczając jakie podmioty i pod jakimi warunkami są zobowiązane do udzielenia zamówienia zgodnie z procedurami zawartymi w ustawie. Omawiana część odnosi się ponadto do poszczególnych trybów, w których Zamawiający może przeprowadzić postępowania o udzielenie zamówienia.W rozdziale drugim zaprezentowane zostały zasady ustalania wartości zamówienia publicznego, począwszy od naczelnej zasady dotyczącej podstawy ustalania wartości zamówienia poprzez inne wytyczne w oparciu o które zamawiający powinien tą wartość oszacować. Ostatni rozdział pracy porusza kwestię znaczenia prawidłowego ustalenia wartości zamówienia publicznego. W pierwszej kolejności omówiona została rola właściwego szacowania wartości zamówienia na etapie przygotowania postępowania, gdzie taka procedura ma znaczący wpływ na wybór odpowiedniej ścieżki dla danego przedmiotu zamówienia, wskazuje na to, które spośród przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych znajdują zastosowanie w konkretnej sprawie bądź na to, że w danej sprawie ustawy Pzp stosować nie należy. Trzeci rozdział porusza problem popełniania błędów podczas szacowania zamówienia, a następnie negatywnych skutków tych uchybień. Na koniec poruszona została kwestia kwoty podanej podczas otwarcia ofert, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia, ponieważ określenie w takim momencie kwoty, wcale nie oznacza ze taka samą sumę Zamawiający zapłaci za wykonanie zadania. Kwoty te powinny być jednak w miarę zbliżone.Mam nadzieję, iż niniejsza praca będzie przynajmniej w małym stopniu pomocna w zapoznaniu się z jednym z najistotniejszych etapów udzielania zamówienia publicznego, jakim jest szacowanie wartości zamówienia publicznego.Public procurement is a method of acquiring goods, services or construction work by the public finance sector. It is common knowledge for the ordering party, for many contractors the public procurement market is the fundamental part of their activity, but for others it comes with plenty of confusing regulations. Nonetheless the upcoming amendments are meant to simplify the procedures and allow the small companies to operate in this market as well.The ordering party’s actions preceding the initiation of the public procurement granting procedure have a fundamental impact on the outcome of the proceedings. The ordering party does not always pay enough attention to describing the subject of the procurement or estimating its value, which causes many problems for the initiated proceedings, including the possibility of its annulment. The course of action the ordering party needs to go through before initiating the procedure is often the topic of many publications. It is also, however, a matter posing a lot of questions and rising controversy among both the contractors and the receiving party.In my dissertation I dealt with one subject, namely assessing the costs of a public procurement. The paper will describe how to properly and in accordance with which rules assess the costs of the procurement. It will also touch upon the most common errors made during this procedure and their consequences. Estimating the cost of the order is one of the most important elements of public procurement procedures, as being crucial to guaranteeing the correct proceedings of granting the public procurement. As a consequence to the cost estimation comes determining the legislative requirements of the Public Procurement Law, which will be applied to the forthcoming proceedings.The dissertation consists of three chapters, each of them divided into subchapters. The first chapter presents the subjects concerning the concept of public procurement system as well as the structure of the Polish public procurement system. The initial part of this paper is also dedicated to the two fields of applying the Public Procurement Law, detailing which entities and under what circumstances are obliged to provide the procurement according to the procedures described in that law. Moreover, the part in question refers to the individual modes in which the ordering party can conduct procurement granting proceedings.Chapter two presents the rules of assessing the costs of a public procurement, beginning with the prime principle regarding the grounds for determining the worth through other guidelines upon which the ordering party should estimate the costs.The last chapter of the dissertation deals with the significance of correctly assessing the costs of a public procurement. The chapter begins with discussing the significance of proper cost estimation during the preparatory stage of the proceedings, where such procedure has a major influence on choosing the correct course for the specific subject of the procurement. The estimation indicates which of the Public Procurement Law’s regulations apply or whether PPL cannot be used in a certain case. The third chapter also deals with mistakes occurring during the cost estimation of the procurement and subsequently the negative consequences of these errors. Finally, the chapter discusses the subject of providing the amount, which the ordering party is going to devote to the completion of the contract, during the opening of tenders. Declaring the sum at this time does not necessarily mean that the same amount will be paid by the ordering party for completing the task. The sums should be, however, rather similar.I hope that this dissertation will prove at least fairly helpful in familiarising with one of the most significant stages of granting a public procurement, namely assessing its costs