Reflecting and adjusting in large-scale Agile software development : A case study

Background. Agile software development has seen increased use in large-scale projects in recent times. Many larger corporations transition from using a traditional plan-driven approach for developing software to applying the Agile methodology within its processes. Large-scale Agile projects are inherently difficult to implement as there are many challenges associated with it. Many Agile frameworks have been developed to make it easier to apply the Agile methodology on a large-scale. The Agile principle of reflecting and adjusting at regular intervals can be used for developing these frameworks and allows practitioners to find ways to mitigate the challenges that large-scale Agile projects face. Objectives. This thesis aims to explore how a large-scale Agile project applies the Agile principle of reflecting and adjusting its work process, both at the overall and team level. The objectives of the thesis are to find out how the case organization regularly reflects on its work process and how it enables adjustments through the distribution of roles that can enforce changes. An additional objective is to find out what the perceived challenges are that are associated with performing regular reflections and adjustments in a large-scale Agile context. Methods. A field study is conducted at a large-scale Agile project. The field study includes direct observations of day-to-day work and scheduled meetings, interviewing project participants, and reading company documentation. The collected data is thematically analyzed to identify how the case organization reflects and adjust its work process and what the perceived challenges are. Results. Three different events are identified at the case organization to apply the Agile principle of reflecting and adjusting: reference groups to reflect on larger matters affecting much of the project, retrospective meetings to some extent to reflect within the different teams, and day-to-day reflections. All the identified roles can influence change for most parts of the process, but can only enforce change on their part of the process. Six themes are identified as perceived challenges associated with the Agile principle of reflecting and adjusting: Deadlines and time limits, multiple tasks within the teams, disinterest or misunderstanding the Agile principles, different levels of Agile, and established process and complacency. Conclusions. The case organization applies several different reflective events that address some of the challenges that are associated with large-scale Agile projects. The case organization has many other challenges relating to these events and they are all associated with other challenges previously discovered in related works.Bakgrund. Agil mjukvaruutveckling har sett en ökad användning i storskaliga projekt under den senaste tiden. Många större företag övergår från att använda en traditionell plandriven strategi för att utveckla programvara till att tillämpa den Agila metodiken i sina processer. Det finns många utmaningar när man använder den Agila metodiken i ett storskaligt projekt. Agila projekt på stor skala är svårt att genomföra, och många Agila ramverk har utvecklats för att göra det lättare att tillämpa den Agila metodiken på stor skala. Den Agila principen att reflektera och justera med jämna mellanrum kan användas för att utveckla dessa ramverk och gör det möjligt för utövare att hitta sätt att tackla de utmaningar som storskaliga Agila projekt står inför. Syfte. Denna avhandling undersöker hur ett storskaligt Agilt projekt tillämpar den Agila principen att reflektera och justera sin arbetsprocess, både på en övergripande nivå och teamnivå. Målet med avhandlingen är att ta reda på hur organisationen regelbundet reflekterar över sin arbetsprocess och hur den möjliggör justeringar genom fördelning av roller som kan verkställa förändringarna. Ett ytterligare mål är att ta reda på vilka upplevda utmaningar som är förknippade med att utföra regelbundna reflektioner och justeringar i ett storskaligt Agilt sammanhang. Metod. En fältstudie genomförs på ett storskaligt Agilt projekt. Fältstudien inkluderar direkta observationer av det dagliga arbetet och schemalagda möten, intervjuer med projektdeltagare, och läsa företagetsdokumentation. Den insamlade datan analyseras tematiskt för att identifiera hur organisationen reflekterar och justerar sin arbetsprocess och de upplevda utmaningarna som relaterar till det. Resultat. Organisationen använder sig av tre olika sätt för att tillämpa den Agila principen för reflektion och justering: referensgrupper för att reflektera över större frågor som påverkar stora delar av projektet, retrospektiva möten i viss mån för att reflektera i de olika teamen, och dagliga reflektioner. Alla identifierade roller kan influera förändring på processen, men kan bara verkställa förändringar på sin del av processen. Sex teman identifieras som upplevda utmaningar förknippade med den Agila principen att reflektera och justera: Tidsfrister och tidsgränser, flera uppgifter inom teamen, ointresse eller missförståelse av de Agila principerna, olika nivåer av Agile, och etablerad process och självgodhet. Slutsatser. Organisationen tillämpar flera olika funktioner för reflektion som hanterar några av de utmaningar som är förknippade med storskaliga Agila projekt. Organisationen har många andra utmaningar relaterade till dessa funktioner och de är alla förknippade med andra utmaningar som tidigare upptäckts i relaterade arbeten