Responsible paper sourcing in a global matrix organised retail company

Pressure from regulation as well as customer demand on responsibly sourced and produced goods and services is greater than ever. IKEA is considered a bench mark company as regards CSR in global supply chains and now a system needs to be put in place to also secure responsible paper sourcing. In this study methods for working with responsible paper sourcing, traceability and reputational risk are evaluated according to internal and external prerequisites and conditions of IKEA. The mixed methods approach included supply network mapping, interviews and use of secondary data. Paper supply networks were described at an overarching level for all IKEA organisations purchasing paper, and were mapped at a detailed level for the IKEA paper articles found in the retail store. A detailed mapping of IKEA paper products supply network and its risk exposure constitutes an important basis for change. Reputational risk can be managed in various ways and IKEA has chosen a proactive approach, where responsible sourcing and exclusion of unacceptable wood sources is seen as the preferred risk management tactic together with transforming paper sourcing into only so called More Sustainable Sources. More Sustainable Sources is material which according to IKEA represent higher sustainability standards and for wood based materials it is currently defined as recycled material and FSC certified materials. In the study, the traceability concept is developed not only to include transparency factors, as determined by supplier relations, but also to consider the level of network complexity, company control and how both these features are affected by the organisational set up for purchasing paper. Accordingly, the three main practical tools for addressing responsible paper sourcing isolated and evaluated in this study are 1) requiring and transforming IKEA paper supply to come from only More Sustainable Sources, 2) manage the prerequisites for traceability and responsibility by developing the way paper sourcing is done at IKEA and 3) to develop Due Diligence working methods for paper. Cost aspects of different alternatives are not evaluated in detail but is considered as recommendations are made to IKEA based on the study. Results reveal that the complexity of IKEA paper supply networks is not only caused by the long and complex supply networks of the paper industry but also by the scattered way in which paper is purchased by different IKEA organisations. Addressing the matter of traceability at a time of fast expansion and developing sourcing practices at IKEA inevitably put a strong focus on how traceability prerequisites and company control is related to the organisational set up for purchasing paper. All IKEA organisations purchase paper that reaches the customer. Many advantages are expected from increased alignment and cooperation within and between the different purchasing organisations in order to increase traceability by decreased supply network complexity and fostering closer business relations with paper producers which has potential to increase transparency in the supply network. The results also reveals that if the company does not set clear requirements on the material used for its products, these will be contaminated by controversial materials in terms of unacceptable wood sources which, even though they come in small quantities, get widely spread in the product assortment. IKEA is recommended to prioritise increased control in paper supply chains through centralised purchasing, paper consolidation and cooperation between the different purchasing organisations. Responsible sourcing in general and traceability prerequisites in particular should be an outspoken objective in this development. Restricting the number of paper qualities used in products and packaging securing a convenient size of the paper sourcing should be seen as a central tool to decrease supply network complexity, enable purchasing directly from the paper mills and get access to FSC certified materials in a cost-efficient manner. Results reveal great production capacities upstream the current paper supply chain which is already FSC certified. IKEA should therefore take advantage of this situation and require certified materials. Targets for Mores Sustainable Sources, including FSC certified materials, should prioritise and be aggressive at high risk markets such as Asia. To support the development of working methods increased communication between paper purchasers through a communication network, training in areas of traceability and risk within the paper industry and common paper industry intelligence including responsibility evaluation of market actors is suggested. A common and consistent approach for responsible paper sourcing will additionally have to be based on a paper specific standard and a cross organisational steering model.Ökad reglering såväl som kundefterfrågan har lett till att kraven är större än någonsin på att ansvar ska säkerställas i företags produktion och upphandling av varor och tjänster. IKEA anses vara ett ”benchmark-företag” vad gäller socialt och miljömässigt ansvarstagande i globala försörjningskedjor. Nu måste IKEA skapa ett system för att säkerställa ansvar även i sin pappersförsörjning. I den här studien utvärderas metoder för ansvarsfull pappersförsörjning, spårbarhet och varumärkesrelaterad risk utifrån IKEA:s interna och externa förutsättningar. Olika metodologiska ansatser har använts för datainsamling. Intervjuer och sekundärdata har utgjort viktiga informationskällor. IKEA:s försörjningsnätverk har dessutom beskrivits både på ett övergripande plan, då adresserande alla IKEA:s inköpsorganisationer, och på en mer detaljerad nivå, då adresserande de pappersprodukter som säljs i varuhusen. En detaljerad kartläggning av IKEAs pappersbaserade produkters försörjningsnätverk samt dess riskexponering ger en viktig utgångpunkt förförändringarbete. Risk i relation till ett företags varumärke kan hanteras på olika sätt och IKEA har valt en proaktiv ansats där oacceptabla råvarukällor ska undvikas och där målsättningen ska vara att förflytta företagets sourcing till källor som kan anses hålla en hög standard ut ett hållbarhetsperspektiv, s.k. More Sustainable Sources. More Sustainable Sources för träfiberbaserade material är idag definierat som returfiberbaserat material och FSC-certifierat material. Spårbarhetskonceptet utvecklas i studien till att inte bara innehålla aspekter av öppenhet mellan aktörer i försörjningsnätverket, utan även hur spårbarheten påverkas av försörjningsnätverkets komplexitet och företagets kontroll, samt hur dessa båda faktorer påverkas av hur företaget organiserar sina pappersinköp. Sammanfattningsvis är de tre huvudsakliga verktyg för ansvarsfull pappersförsörjning som identifieras och utvärderats i studien: att 1) ställa krav på att det material man köper ska komma från s.k. More Sustainable Sources, att 2) påverka förutsättningarna för att säkerställa ansvarsfull pappersförsörjning genom att utveckla sitt sätt att köpa papper och att 3) arbeta med Due Diligence för paper. Kostnaden för olika implementeringsalternativ utvärderas inte i detalj, men är en aspekt som beaktas i de rekommendationer till IKEA som görs baserat på studien. Resultaten visar att pappersindustrin representerar långa och komplexa försörjningsnätverk, men också att komplexiteten i IKEAs försörjningsnätverk kan härledas till det spridda sätt på vilket IKEA köper papper. Att adressera spårbarhetsfrågan i detta snabbt expanderande företag kräver fokus på sambandet mellan sättet att organisera sina pappersinköp och de förutsättningar detta skapar för spårbarhet och kontroll. Inom IKEA köper ett flertal organisationer papper som når slutkunden. Att samordna inköpen inom och mellan IKEAs interna organisationer, bättre följa upp och förstå pappersaffären och öka fokus på den totala pappersaffären på IKEA skulle leda till minskad komplexitet, bättre förutsättningar för närmare relationer till pappersproducenter och därmed ökad spårbarhet och kontroll i försörjningskedjan. Resultaten visar också att om företaget inte ställer tydliga krav på att det material som används i produkterna inte kontamineras av kontroversiella material som, om än förekommande i små mängder, får stor spridning i produktsortimentet. Rekommendationen till IKEA är att öka kontrollen över sin pappersaffär genom ökad centralisering, konsolidering av volymer och kvalitéer samt samarbete mellan inköpsorganisationerna, och att ansvarsfull pappersförsörjning i allmänhet och spårbarhet i synnerhet vara ett uttalade mål i detta utvecklingsarbete. Att begränsa det antal papperskvalitéer som används i produkter och förpackningar är ett sätt att säkerställa en lämplig storlek på pappersaffären och kan ses som ett centralt verktyg för att minska komplexiteten i försörjningsnätverken. Konsoliderade pappersvolymer ökar möjligheten att göra affärer direkt med pappersbruk istället för genom mellanhänder, ökar potentiellt tillgängligheten av FSC certifierade volymer och möjliggör köp av FSC-certifierat papper till ett bättre pris. Den kartläggning av IKEAs försörjningsnätverk för papper som gjorts inom ramen för denna studie visar att en stor del av den produktionskapacitet som idag finns uppströms IKEA:s försörjningsnätverk är FSC certifierad. IKEA bör därför dra nytta av det faktum att denna produktionskapacitet är certifierad genom att ställa krav på det material man köper därifrån. Målsättningar för vilken andel av IKEA:s pappersförsörjning som ska komma från More Sustainable Sources, dvs. FSC certifierat material och returfiber, ska var högt satta på den Asiatiska marknaden och andra marknader, där risken för oacceptabla råmaterial är särskilt stor och en förändring bör ske snabbt. Till stöd för utvecklingen av ansvarsfull pappersförsörjning på IKEA behövs ett kommunikationsnätverk för de som köper papper inom företaget. Utbildning måste erbjudas till inköpsorganisationerna kring spårbarhets- och riskaspekter inom pappersindustrin. Gemensam Business intelligence innefattande utvärdering av marknadsaktörers grad av ansvarstagande är också en viktig del i att skapa konsekvens mellan inköpsorganisationerna och gemensam ökad kompetens. En gemensam och konsekvent ansats för ansvarsfull pappersförsörjning bör dessutom baseras på en pappersspecifik standard och en organisationsövergripande styrmodell