Efficient and User Friendly Resource Planning in Advertising Agency

It has become more common for organization to operate a lot of projects at the same time. These projects affect each other, either in way of resources or technical. Projects in a multi-project environment depend and affect each other, and in most cases they rival about resources, decision-makings and priority. To lead a project portfolio with several projects is a major challenge. The most common problems that occur are vague objective, unclear working conditions, resource shortage and problems of priority. To be able to avoid these problems and lead the projects successfully, an effective and working resource plan is essential, which an IT-support can provide with. The company that is describes in this study is Spinn Action Marketing which specializes in creative solutions for communication that operates sales in short and long runs. The projects that the company leads, operates in a multi-project environment and the project management have challenges with the resource planning. The purpose of this study is to research how to make resource planning in a multi-project organization more effective with an IT-support. It has been theoretically researched with a literature study about problems and success factors in multi-projects environment and the pros and cons with an IT-support for project and resource planning. Empirical data has been collected through interviews, participating in weekly plan meeting and by analyzing the company’s existing documentation about resource planning. The result of this study shows how a multi project organization does its resource planning, what kind of demands there are on an IT-support and it also shows results in a poll which researches what kind of IT-support different company’s use to plan their projects and resources.Det har blivit allt mer vanligt för organisationen att driva många projekt samtidigt som påverkar varandra, resursmässigt eller tekniskt. I en multiprojektsmiljö är projekten beroende av arandra och i många fall konkurrerar de med varandra om resurser, beslut och uppmärksamhet. Att leda n projektportfölj med många projekt är en betydande utmaning. De vanliga problemen som ppstår är otydliga mål, otydliga arbetsformer, resursbrist, samt prioriteringsproblem. För att undvika de vanliga problemen och driva projekten framgångsrikt är en effektiv och fungerande esursplanering väsentligt, vilket ett IT-stöd möjligen kan bidra till. Företaget som beskrivs i studien är Spinn Action Marketing som specialiserar sig på kreativa kommunikationslösningar som driver försäljning på kort och lång sikt. Projekten i företaget drivs i en multiprojektsmiljö och projektledningen upplever svårigheter med resursplaneringen. Studien syftar till att undersöka hur man kan effektivisera resursplaneringen ed ett IT-stöd. Det har undersökts teoretiskt om kända problem och framgångsfaktorer inom multiprojektsmiljöer, för- respektive nackdelar med ett IT-stöd för projekt- och resursplanering genom en litteraturstudie. Det har samlats in empirisk data genom intervjuer, deltagande i veckoplaneringsmöte och statusmöten veckovis samt genomgång av företagets befintliga dokumentation om resursplaneringen. Resultatet av studien visar hur en ultiprojektsorganisation resursplanerar, vad det finns för krav på ett IT-stöd och en enkätundersökning om undersöker vilka IT-stöd andra liknande företag använder för att planera projekt och resurser