Managing small ERP projects in a multi-project environment

Många företag upplever problem i multiprojektmiljöer som dagens projektmodeller oftast inte tar hänsyn till. Projektmodellerna är dessutom ofta anpassade för stora affärssystemprojekt vilka inte behöver vara tillämpbara för mindre projekt. Det här arbetet syftar till att utreda och ta fram projektmetodik för hur projektarbete bör utföras på en typ av projektorganisation med en viss typ av förutsättningar. Studien är anpassad att gälla för en projektorganisation på ett konsultföretag som arbetar med införandeprojekt av affärssystem mot mindre företag. Företaget som fallstudien beskriver är Medius AB som har en affärsidé att med bred kompetens leverera IT‐lösningar som förenklar och effektiviserar processer i organisationer. Företaget är under stark tillväxt vilket påverkar samtliga av företagets tre affärsområden. Den studerade projektorganisationen tillhör ett av dessa affärsområden som bland annat arbetar med införande och underhåll av affärssystem mot en byggkedja. Det som är speciellt i nuläget är att det bedrivs fler projekt parallellt än tidigare och företaget har ett behov att se över sin projektmetodik. För att skapa en teoretisk plattform att utgå ifrån har två huvudområden studerats. Till att börja med har litteratur kring projektledningsmetoder och förändringsprojekt studerats. Därefter har en litteraturstudie kring affärssystem och införandeprojekt genomförts. Detta gav en samlad bild av hur projekt teoretiskt bör genomföras för ett affärssystemsinförande av detta slag. För den empiriska insamlingen har forskningsmetodiken varit att delta i den dagliga verksamheten i så stor utsträckning som möjligt. Framförallt är det tre områden som ligger till grund för informationsinhämtningen vilka är intervjuer med projektledarna, deltagande i veckovisa projektledningsmöten samt studier av företagets befintliga dokumentation. Studien resulterar i en framtagen projektmodell med rekommendation för hur projekt bör genomföras i den studerade organisationen. Den framtagna projektmodellen tar hänsyn till de givna förutsättningarna och beskriver projektprocessen, lämpliga mallar och dokument samt projektets roller. Ett särskilt fokus har lagts på att antalet parallella projekt är relativt stort vilket betyder att projekten verkar i en multiprojektomgivning vilket ger konsekvenser för samordning och kunskapsöverföring. Slutligen diskuteras projektmodellens användbarhet i andra organisationer samt att metoden för att ta fram projektmodellen skulle kunna användas av andra liknande företag. Bidraget med studien är framförallt att den ger ett nytt perspektiv på hur projektledningsmetoder kan användas i fråga om införande mot mindre företag där andra pågående projekt ger stor en inverkan på projektgenomförandet.Many companies are experiencing problems in multi‐project environments. Usually, today's project models do not take this into consideration and the models are often suited for large ERP projects. This study aims at investigating and developing a project methodology for how projects should be carried out in this type of project organization. The study is designed to be applicable to project organizations in consulting companies that engage in introduction of ERP projects to smaller firms. The company in focus is Medius AB with its business concept to deliver IT solutions that simplify and streamline the processes within an organization. The company is in a phase where it is expanding considerably which is affecting all of the company's three business units. The projects in focus for this study are one part of Medius´ organization that concerns the establishment and maintenance of an ERP system for a hardware retailer. Compared to the past, more projects are conducted in parallel and the project methodology Medius utilizes is in need of a review. To create a theoretical platform to build upon, two main areas have been studied. Firstly, literature in project management techniques and change projects has been studied. Secondly, a literature review in ERP implementation project has been executed. This gave an overall view of how, projects in theory should be implemented. In order to create an empirical basis for this study, the research methodology has been to participate in the daily activities as much as possible. In particular, data has been gathered through interviews with project managers, participation in weekly project meetings and studies of the existing documentation in the project organization. This study results in a project model with recommendations for how projects should be implemented in the studied organization. The model describes the project process, appropriate templates and documents, and role descriptions. Due to the high numbers of active projects, the study has a particular focus on the multi‐project environment, project coordination and knowledge transfer. Finally, this report discusses the usefulness of the model may have in other organizations and the method for developing the project model could be used by other organizations. The contribution of this study is primarily that is gives a new perspective on how project management techniques can be used for the introduction of ERP projects to smaller companies where the multi‐project environment gives a big impact on project implementation