Decision enhancement and business process agility

Business Process Agility (BPA) is het vermogen om bedrijfsprocessen snel en correct aan te passen, als reactie op interne en externe veranderingen in de bedrijfsomgeving, ook als hiervoor geen vooraf gedefiniëerde richtlijnen voor zijn. Organisaties zijn steeds meer op zoek naar manieren om agile te worden in hun processen, en om te kunnen gaan met dynamische bedrijfsomgevingen. Deze verhoogde vraag naar BPA heeft geleid tot een verandering in Business Process Management (BPM) in de richting van technologieën die Continuous Business Process Improvement (CBPI) ondersteunen. CBPI is een kernaspect van BPM en maakt continue en directe verbeteringen van bedrijfsprocessen mogelijk. BPA wordt gezien als een proces dat een continue analyse van bedrijfsprocessen vereist om voor verbetering vatbare onderdelen te identificeren, verbeteringsalternatieven te onderzoeken en te besluiten welke Business Process Improvements (BPI) doorgevoerd moeten worden. Zodra een van de alternatieven geselecteerd is wordt dit gecommuniceerd naar de belanghebbenden die verantwoordelijk zijn voor de implementatie. In dit onderzoek wordt naar dit proces gerefereerd als het BPA Decision Process. Dit process bestaat uit kennisintensieve activiteiten en vraagt om diverse vaardigheden en expertises, gelet op het multidisciplinaire karakter van bedrijfsprocessen. Dit impliceert dat ieder BPA initiatief vraagt om inbreng en medewerking van verschillende belanghebbenden gedurende de lifecycle van een bedrijfsproces. Een groot aantal bijdragen, zoals BPM Suites, Service Oriented Architecture (SOA) enabled BPM Suites, Event Driven Architecture (EDA) enabled BPM Suites en Collaborative BPM (IBM Corporation, 2008; BizAgi Limited, 2008; Singh and Thompson, 2008; Christine, 2008; Dan et al., 2008; Kamoun, 2007; Hill et al., 2006; Kuhr and Hamilton, 2008; Ghilic-Micu et al., 2008) zijn ontwikkeld om BPA mogelijk te maken door ondersteuning te geven in verschillende fasen van de lifecycle en door points-of-agility gedurende het proces te monitoren en aan te passen aan behoeften. Desondanks is er een aantal uitdagingen voor de belanghebbenden in BPA decision processes. The demand for Business Process Agility (BPA) in organisations today is on an increase due to their ever changing internal and external factors in the business environment. To achieve this agility, organisations should have the ability to identify changes in the environment and respond promptly to them. In this research, a Business Process Agility Decision Enhancement Studio (BPA-DES) that provides business process analysis, simulation, collaboration, and communication services, packaged as suites with guidelines, to support stakeholders during the BPA decision process, was designed, developed and evaluated. This was in response to the gap left by most BPM suites that provided technological support to the business process life cycle, but paid little attention to the decision process that takes place when improving business processes in response to the identified changes in a business environment. The BPA-DES supports continuous business process improvement and enhances organisations’ operational agility by enabling timely identification of improvement opportunities through the workflow analysis and risk assessment. It promotes flexible stakeholder participation and collaboration by providing a collaboration process to guide stakeholders in the generation and selection of Business Process Improvement Alternatives (BPIAs). Also, it facilitates information flow among stakeholders during the BPA decision process through the communication service that enables sending of emails and SMS. Therefore, the BPA-DES provides a new theoretical and practical approach for achieving BPA that directly focuses on BPA decision process and goes beyond providing technological support by also providing guidelines on how stakeholders can work in collaboration to explore business process improvement alternatives.