Matching supply with demand in home care: a demand-based resourcing model

Kotihoidon asiakasmäärän ennustetaan lisääntyvän tulevina vuosina merkittävästi paitsi väestön ikääntymisen seurauksena myös siksi, että vanhusten laitoshoitoa vähennetään. Julkiset kotihoitoyksiköt kokevat jo nykyisin paineita henkilöstönsä riittävyydestä. Samaan aikaan toiminnan objektiivinen tarkastelu kuitenkin osoittaa, että henkilöstöä ei nykyisin käytetä tehokkaasti: useissa yksiköissä yli puolet hoitajien työajasta käytetään muuhun kuin kontakteihin asiakkaiden kanssa. Tutkimuksessa esitetään, että kysynnän ja tarjonnan yhteen sovittaminen on eräs kotihoidon ydinongelmista, jonka tiedostamattomilla seurauksilla on merkittävä vaikutus kotihoidon arkeen. Kotihoitoalueiden asiakastarpeen ja saatavissa olevan työvoiman vaihtelun seurauksena hoitajia on usein väärä määrä väärässä paikassa väärään aikaan. Kysynnän ja tarjonnan vaihtelua voidaan hillitä monin keinoin, mutta vaihtelua ja yhteen sovittamisen ongelmaa ei koskaan saada täysin poistettua. Näin ollen toimintatapoja tulisi muuttaa siten, että vaihtelun kanssa opitaan toimimaan. Ratkaisuksi tutkimuksessa esitetään ns. tarvepohjaista resursointimallia. Esitettävä malli pohjautuu kapeikkoajattelun (engl. Theory of Constraints) jakelumalliin, joka alun perin kehitettiin kappaletavaratuotannon ja jakelun prosessikeskeisiin ympäristöihin, mutta jota on sovellettu myös palveluihin. Tarvepohjainen resursointimalli voidaan toteuttaa resurssipoolina tai liikkuvien hoitajien mallina. Resurssipooli on oma organisatorinen yksikkönsä, joka vastaa myös koko organisaation kenttähenkilöstön rekrytoinnista. Resurssipoolilla on lisäksi portinvartijan rooli: se vastaa siitä, että hoitajia lähetetään alueille vain todelliseen tarpeeseen. Liikkuvien hoitajien mallissa hoitajat pysyvät organisatorisesti edelleen omalla alueellaan tai ovat alueettomia. Resurssipooli soveltuu lähtökohtaisesti keskikokoisiin sekä suuriin kotihoito-yksiköihin ja liikkuvien hoitajien malli vastaavasti pieniin yksiköihin. Mallin käyttöönotolle hahmotettiin tutkimuksessa kuusi toisistaan riippuvaa vaihetta: 1) tietojen hankinta, 2) tulkinta ja validointi, 3) nykytila-analyysi, 4) tavoitteiden asettaminen ja pelisäännöistä sopiminen, 5) henkilöstömitoituksien laskeminen, ja 6) jatkoseuranta. Vaiheet keskittyvät mallin henkilöstömäärän arvioimiseen ja seurantaan, koska henkilöstön käyttö vaikuttaa keskeisesti toiminnan vaikuttavuuteen, tuottavuuteen ja laatuun. Resursointimalli ymmärretään sijoituksena, jonka hyödyt toteutuvat keskipitkällä aikavälillä henkilöstön käytön tehostuessa ja henkilöstön riittävyyden varmistuessa.The number of Finnish home care customers will increase significantly in the forthcoming years not only because of population aging, but also due to the reduction of institutional care. Public home care units are already experiencing the pressure of insufficient personnel levels. Nevertheless, an objective examination of home care operations reveals that the personnel’s capacity is being used ineffectively: more than a half of nurses’ working hours have been assigned to other tasks than physically caring for customers. This study proposes that one of the key problems in home care is matching supply with demand, which has several unintended consequences in the daily operations. Due to the insufficient matching of customer needs and available personnel, the wrong number of nurses are often at the wrong place at the wrong time. The variation of supply and demand may be controlled in many ways, but the phenomenon can never be entirely excluded. Consequently, the current operation models should be restructured as a means of dealing with this existing phenomenon. To this end, the solution promoted in this study is a demand-based resourcing model. The model is based on the Theory of Constraints, which was originally developed for the process-centric environment of manufacturing and distribution, but which has also been applied to services. The proposed model can be implemented as a resource pool or as a model of ambulatory nurses. The resource pool exists as an independent unit that remains also responsible for the overall recruitment of home care personnel. It also functions as a gatekeeper by not sending personnel to other local home care units when no such demand objectively exists. In this model of ambulatory nurses, the personnel are situated at their own local units, or with no local unit at all. If the organization is medium- or large-sized, the resource pool would probably offer a satisfactory solution. This study outlined six interdependent stages for the introduction of the proposed model. These stages are 1) data gathering, 2) data interpretation and validation, 3) analysis of the present, 4) goal setting and rulemaking, 5) personnel calculations, and 6) follow-up. These stages focus on staff calculation and follow-up, since the usage of staff has a major effect on home care effectiveness, productivity, and quality. The resourcing model can be regarded as an investment whose benefits will be realized in the mid-term as the personnel’s capacity is used more effectively, and the sufficiency of personnel is guaranteed