Uso estratégico da tecnologia de informação no agribusiness: modelo conceitual para a gestão de estoques e custos de café por qualidade

The traditional problem of decision on as to determine the best moment to sell the coffee was aggravated by the economic globalisation and for the advent of the Infonnation Technology (lT). For evaluate chances and realities of the strategical use of IT for the management of the coffee producer's cooperatives has been considered in this work a specific problem: the question of the control of coffee supplies and the verification of the costs for quality. The traditionally used managemental models involve conventional systems of control of supply and analysis of costs, but they control only the amounts storaged for type of coffee, not controlling its costs. Nonnally they consider as cost the average of the prices of purchase of coffee, in one detennined period. Thus they disable the knowledge of the true cost of the sold product in accordance with its quality, compromising the verification of its real margin of profit in each operation of sale. Soon, the real result of the purchases and sales of coffee alone are known when analysed a long period, because it suffers influence from the fluctuations from the some types of coffee that are commercialised. A conceptual model was developed to assist the control and the knowledge of the real cost ofthe coffee for quality, making possible the correct verification ofthe economic result, contributing to improve the strategical control of the coffee supplies and the operational planning ofthe housekeeping ofblends. This model integrates the management of supplies with the management of costs of coffee for quality. This study have an extended vision of the management in one cooperative company, considering the work inside and out of the company, relating controls of supplies of the cooperated, physical and 'virtual' (supply of the cooperated that was used) and the consuming market, making possible a more efficient control to the reduction of the risk of the cooperative. The knowledge of the features of the types of coffee for quality, that compose the control of physical supply and that they make to float the account option, brings greater life and security for the cooperative. When considering a new model, integrating the analysis costs and quality, the work provoked the examination of some procedures currently in use, preparing the environrnent ofthe company for a new managemental mentality. It made with that procedures related to the quality of the coffee were structuralized in the model of operation of the company, serving of reference for the works to the managemental integration and ISO 9002 certification. In this way, the cooperative initiated a process of continuous improvement, with the constant identification of chances, inspecting and bringing up to date indices, raising problems and considering solutions. The work brings a contribution to the studies of management integrated in agribusiness of the coffee. The innovation occurs through the development of a conceptual model of management of supplies and costs for quality, ally to the model of economic management, contributing for the improvement of the management and the performance of the sector. It points a chance of if in accordance with giving to an advance with respect to the management of costs and risks, becoming the sector most competitive and the new enterprise culture and with the standards of market competition.Os produtores e as Cooperativas de Produtores de Café atuam em um ambiente incerto e competitivo, e estão enfrentando dificuldades de adaptação ao novo cenário econômico e tecnológico mundial. Para ter sucesso no empreendimento é necessário não apenas saber produzir, mas principalmente saber comercializar o café. O tradicional problema de decisão sobre como determinar o melhor momento de vender o café foi agravado pela globalização econômica (aumento da concorrência e crescente exigência em qualidade) e pelo advento da Tecnologia da Informação - TI - (grande quantidade de informações sobre o mercado de café, obtidas de modo desestruturado e às vezes de idoneidade duvidosa). Para avaliar oportunidades e realidades do uso estratégico da TI para a gestão das cooperativas de cafeicultores, considerou-se neste trabalho um problema específico: a questão do controle de estoques de café e a apuração de seus custos por qualidade. Os modelos gerenciais tradicionalmente utilizados envolvem sistemas convencionais de controle de estoque e análise de custos, mas controlam apenas as quantidades estocadas por tipo de café, não controlando seus custos. Normalmente consideram como custo a média dos preços de compra de café, em um determinado período. Assim impossibilitam o conhecimento do verdadeiro custo do produto vendido de acordo com sua qualidade, comprometendo a apuração de sua real margem de lucro em cada operação de venda. Logo, o resultado real das compras e vendas de café só é conhecido quando analisado um longo período, porque sofre influência das flutuações dos vários tipos de café que são comercializados. Partiu-se da hipótese de que o conhecimento da dinâmica da informação no complexo agroindustrial do café e o uso da Tecnologia de Informação como estratégia para instrumentalizar as decisões e melhorar o desempenho na comercialização de café pelas cooperativas de produtores possibilitam uma melhor organização e avaliação das informações necessárias para o planejamento da comercialização por essas cooperativas, aumentando a rentabilidade e contribuindo para a profissionalização do setor. Utilizando a TI para a integração do sistema de controle de estoques, comercialização e custos, foi desenvolvido um modelo conceitual para o gerenciamento dos estoques e custos de café por qualidade, visando a contribuir para a melhoria dos resultados obtidos pelas cooperativas. O estudo partiu da determinação das variáveis envolvidas no processo de comercialização do café. Desenvolveu-se um modelo conceitual para auxiliar o controle e o conhecimento do real custo do café por qualidade, possibilitando a correta apuração do resultado econômico, contribuindo para melhorar o controle estratégico dos estoques de café e o planejamento operacional do preparo dos blends. Em anexo, apresentam-se planilhas simulando a operação do modelo. O uso deste modelo permite que os administradores se antecipem aos problemas, reduzindo riscos e descobrindo oportunidades através de um melhor uso do recurso informação, gerando ganhos em competitividade. O modelo conceitual apresentado integra a gestão de estoques com o gerenciamento de custos de café por qualidade. Parte de uma visão ampliada da administração da cooperativa, considerando o trabalho dentro e fora da empresa, relacionando os controles de estoques da cooperativa e do cooperado, fisico e 'virtual' (estoque do cooperado que EAESP/FGV - COA - Luciel Henrique de Oliveira - 1998 6 foi utilizado) e o mercado consumidor, possibilitando um controle mais eficiente para a redução do risco da cooperativa. O conhecimento das caracteristicas dos tipos de café por qualidade, que compõem o controle de estoque fisico e que fazem flutuar a conta opção, traz maior autonomia e segurança. O modelo atende ao desafio da melhoria contínua da qualidade da gestão, através da visão integrada da empresa, possibilitando o conhecimento real dos custos envolvidos e da margem de lucro, por qualidade, em cada operação. Busca-se um melhor controle das operações, dos custos dos produtos vendidos, de acordo com sua qualidade e sua margem de lucro em cada operação de venda, possibilitando um melhor planejamento da comercialização pelas cooperativas. Ao propor um novo modelo, integrando a análise custos e qualidade, o trabalho provocou o exame de vários procedimentos atualmente em uso, preparando o ambiente da empresa para uma nova mentalidade gerencial. Fez com que procedimentos relacionados à qualidade do café fossem devidamente estruturados no modelo de operação da empresa, servindo de referência para os trabalhos rumo à integração gerencial e à certificação ISO 9002, exigência do mercado externo e tendência no mercado interno. Deste modo, a cooperativa iniciou um processo de melhoria contínua, com a constante identificação de oportunidades, inspecionando e atualizando índices, levantando problemas e propondo soluções. O trabalho traz uma colaboração aos estudos de gestão integrada no agribusiness do café. A inovação ocorre através do desenvolvimento de um modelo conceitual de gestão de estoques e custos por qualidade, aliado ao modelo de gestão econômica, contribuindo para a melhoria da administração e do desempenho do setor. Aponta uma oportunidade de se dar um avanço para a gerência de custos e riscos, tornando o setor mais competitivo e de acordo com a nova cultura empresarial e com os padrões de competição de mercado