Digital Workplace Platforms and Knowledge Sharing : A Case Study

In today’s knowledge based economy information is a company’s most valuable resource. The technology industry in particular demands vast amounts of knowledge for innovation and development. Software development requires constantcommunication, exchange and collaboration. Although there is a variety of business collaboration and communication tools on the market, from a rather basic social intranet to a full-fledged digital workplace, most organization cannot manage to harvest their full potential and benefits for their business’s performance. By means of a case study carried out at an internationally operating Swedish game development studio this report aims to investigate what technological andcultural factors influence the result of an organization’s communication ecosystem. Based on the findings the goal is to better understand how to implement collaborative tools that add value to employees’ work with a focus on knowledge sharing. A literature study to identify common factors that are intertwined with the success of an organization’s collaboration tools ecosystem was performed. Thereafter a number of selected employees were involved in qualitative research in the form of interviews, focus groups and contextual inquiries at their workplace. The literature revealed 10 recurring factors that are inseparable from the success or failure of an internal communication ecosystem. The main findings include that a well functioning digital workplace initiative by all means can improve overall performance, not only increasing work efficiency but also by positively influencing employees’ relationships. Digital workplace tools have become an essential part of modern business operations and will most likely become even more important in the near future. Businesses must learn much about themselves, their employees and how to make knowledge accessible without hindrances if they want to stay competitive in the world of tomorrow.I dagens kunskapsbaserade ekonomi är information ett företags mest viktigaste resurs. Speciellt teknikindustrin kräver en ofantlig stor mängd kunskap för innovation och utveckling. Mjukvaruutveckling kräver konstant kommunikation, utbyte och samarbete. Även om det på marknaden finns en stor variation av samarbets- och kommunikationsverktyg för företag, från grundläggande sociala intranät till fullfjädrade digitala arbetsplatser, så kan de flesta organisationer inte nå sin fulla potential gällande deras verksamhets prestation.Genom en fallstudie som genomförs vid en internationell spelutvecklingstudio i Sverige ämnar den här rapporten att undersöka vilka tekniska och kulturella faktorer som påverkar resultatet av en organisations kommunikations ekosystem. Målet är, baserat på fallstudiens resultat, att få en bättre förståelse hur samarbetsverktyg ska implementeras för att addera värde till de anställdas jobb, med fokus på delande av kunskap. För att identifiera faktorer som är kopplade till en organisations framgång och deras samarbetsverktyg så genomfördes en litteraturstudie. Därefter var ett flertal av de anställda involverade i en kvalitativ studie med intervjuer, fokusgrupper och kontextuella frågor gällande sin arbetsplats. Litteraturstudien avslöjade tio återkommande faktorer som är oskiljaktiga för framgång eller misslyckande i ett internt kommunikations-ekosystem. Huvudsakliga resultatet inkluderar att ett välfungerande digitalt arbetsplatsinitiativ för all del kan förbättra den övergripande prestationen. Inte bara gällande ökad arbetseffektivitet utan även de anställdas relationer. Digitala arbetsplatsverktyg har blivit en viktig del av modern affärsverksamhet och kommer sannolikt att bli ännu viktigare inom en snar framtid