Implementation of a product data management system

Abstract. This thesis is made for Haltian Oy with an aim to study what needs to be taken into consideration when implementing a product data management (PDM) system. The goal of the thesis is to provide Haltian the knowledge needed for implementing the system as well as to form recommendations to improve the data flows of the order-delivery process. The research is qualitative by nature, and inductive research methods are used. This is a single case study where multiple ways of data collection are used to form a comprehensive analysis on the current state of product data management and data flows in order-delivery process of Haltian. The research is mainly based on interviews of relevant stakeholders, arranged together with consultants. Currently, there is a lot to improve in terms of product data management. The data is fragmented and managed mainly manually. Also, changes are performed manually, which is time-consuming and exposes the organization to errors. Currently the precious working hours of engineers must be used for detecting the information to ensure the data are up to date, because the availability and traceability of the data are weak. This thesis recommends Haltian to implement a PDM system called Teamcenter. It can fulfil all the requirements the organization has set for a PDM system and helps to clarify the product data management process and related responsibilities. In addition to system implementation, some adjustments to order-delivery process are recommended to be made to ensure more efficient ways of working and effortless product data flows. The recommendations of this thesis can be taken into use by implementing the system and performing the proposed process changes. The generalizability is limited, as the results are accurate only for the case company. However, product data management is a general issue in companies of similar stage, and therefore the results can be generalized to some extent to learn about product data management and PDM system’s implementation project.Tiivistelmä. Tämä diplomityö on tehty Haltian Oy:n pyynnöstä ja se pyrkii selvittämään, mitä asioita on otettava huomioon tuotetiedon hallintajärjestelmän implementoimisessa. Työn tavoite on tarjota Haltianille tarvittavat tiedot implementoinnin toteuttamiseksi sekä muodostaa kehitysehdotuksia tilaus-toimitusketjun tuotetiedon luomiseen ja hallintaan. Tutkimus on laadullinen ja käyttää induktiivisia tuktimusmetodeja. Diplomityö on toteutettu yhden yrityksen tapaustutkimuksena, jossa käytetään erilaisia tiedonkeruun menetelmiä. Tällä tavoin muodostetaan laaja käsitys tuotetiedon hallinnan nykytilasta ja siitä, miten tuotetieto tilaus-toimitusketjussa liikkuu. Tärkein tutkimuksessa käytetty tiedon keräystapa on konsulttien avulla järjestetyt haastattelut, joissa tuotetiedon kannalta keskeisimpiä työntekijöitä haastateltiin. Tällä hetkellä yrityksen tuotetiedon hallinnassa löytyy paljon kehityskohteita. Tuotetieto on hajallaan ja sitä hallitaan pääasiassa manuaalisesti. Myös datan muutokset tehdään käsin, mikä on aikaavievää ja virhealtista. Tuotetiedon saatavuus ja jäljitettävyys on heikkoa, mikä haaskaa työntekijöiden työaikaa turhaan tiedonetsintään. Tiedon löydyttyä lisää aikaa menee löydetyn tiedon paikkaansapitävyyden selvittämiseen. Tämän diplomityön tuloksena ehdotetaan Teamcenter-nimisen tuotetiedon hallintajärjestelmän implementointia, sillä se pystyy täyttämään Haltianin asettamat vaatimukset tarvittavalle järjestelmälle ja auttaa selkiyttämään tuotetiedon hallintaa ja siihen liittyviä vastuualueita. Järjestelmän implementoinnin lisäksi tämä tutkimus tarjoaa tilaus-toimitusprosessin parannusehdotuksia, jotka mahdollistavat tehokkaammat toimintatavat ja vaivattoman tuotetiedon kulun läpi prosessin. Ehdotukset voidaan tuoda käytäntöön implementoimalla tuotetiedon hallintajärjestelmä ja toteuttamalla ehdotetut muutokset tilaus-toimitusprosessiin. Tutkimuksen tulosten yleistettävyys on rajallista, koska tutkimus on toteutettu vain kyseessä olevalle yritykselle ja täten ongelmat ja niiden ratkaisuehdotukset pätevät vain tälle yritykselle. Tuotetiedon hallinta on kuitenkin yleinen ongelma monessa vastaavanlaisessa yrityksessä, joten tutkimusta ja sen tuloksia voi käyttää tietyin varauksin hyväksi myös muiden organisaatioiden tuotetiedon hallinnan ongelmiin