Tuottavuuden parantamisen mahdollisuuksia hankinta- ja ostotoiminnassa automatisoinnin avulla

Tiivistelmä. Tämä diplomityö käsittelee hankinta- ja ostoprosessin automatisoimista sekä hankinnan ICT -työkaluja. Työn tavoitteena oli hahmottaa mitä automatisointi on ja erityisesti mitä se voi olla hankinta- tai ostotoiminnan näkökulmasta. Julkisuudessa automaatio- termiä käytetään laajasti ja usein tarkemmin määrittelemättä mitä sillä tarkoitetaan. Tämän työn tavoitteena oli lisätä ymmärrystä aiheesta ja hahmotella kokonaiskuvaa siitä, mitä automatisointi on tai mitä se voi olla. Työssä käytetään nimitystä automatisointimenetelmä laajassa merkityksessä ja silloin, kun lähde kuvailee menetelmää automatisoivaksi menetelmäksi. Tässä työssä automatisointimenetelmien vertaamista on lähestytty menetelmän tunnistettavan soveltuvuuden sekä sen edellytysten ja rajoitusten kautta. Aiheen laajuuden vuoksi tämä diplomityö on vain pieni osa suuremmasta kokonaisuudesta ja työn hyödyllisyys on sidottu nykyhetkeen. Työn lähestymistapana oli tarkastella, minkälaista tietoa aiheesta on saatavilla helposti ja maksuttomissa tietolähteissä. Työ toteutettiin keräämällä tietoa siten, kuten aiheesta tarkemmin tietämätön voisi tiedonkeruun toteuttaa: internetistä, Google Scholarista, eri yritysten sivuilta, lehdistä ja kirjoista. Empiirisessä osiossa on tutkittu toteutetun yritys-casen avulla miten eräs ostoprosessin automatisointi on todellisuudessa toteutettu. Pohdintaosuudessa tarkastellaan kirjallisuudessa esitettyjen asioiden ja empiirisen toteutuksen yhteisiä ja erottavia piirteitä. Työn tuloksena on myös tiivistelmä siitä, mitä asioita kirjallisuudessa kutsutaan automatisoiviksi menetelmiksi ja siitä miten näiden menetelmien avulla on mahdollista parantaa tuottavuutta. Useimmiten tuottavuuden parantamisen lähtökohta on se, että työn tekemistä vähennetään tai poistetaan. Usein tällä tarkoitetaan sitä, että tietojärjestelmä toteuttaa automatisoidusti työhön liittyvät toimenpiteen ilman ihmistä. Automatisointi voi toimintaperiaatteeltaan olla hyvin yksinkertainen, kuten yksittäisen tiedon poiminta ja siirto toiseen paikkaan. Varsinainen automatisoinnin toteuttava tekniikka on asia erikseen. Tämä diplomityö ei käsittele automatisointia tietojenkäsittelyn IT- ammattilaisten näkökulmasta erilaisine teknisine toteutuksineen, vaan pyrkii selittämään automatisointia muulla tavoin. Ennemminkin siten, että toimistotyössä voi tunnistaa automaation mahdollisuuksia ja tarpeita. Tämän diplomityön tulokset ovat selittäviä ja aihetta kuvaavia. Tulosten yleistettävyys ja toistettavuus ovat hyvin organisaatiokohtaisia.Possibilities to improve productivity in procurement and purchasing through automation methods. Abstract. This master thesis discusses office automation and common ICT -tools in procurement and purchasing. The purpose of the thesis is to interpret what is automation, in particular how it is used in procurement and purchasing. A wide range of definitions for automation is used in public discussion, often without providing a definition. This thesis aims to discuss the meaning of automation and increase the common understanding. The aim is also to understand overall view about automation. In this thesis the definition automation method is used in a widely broad sense, but mostly when the source describes the used method as an automation method. The different methods are not compared using key performance indicators, but rather by their recognized suitability, requirements and limitations. Accordingly the subject of the thesis is broad; this thesis is a scratch on the surface. The usefulness of the thesis is time dependent. The approach of the thesis is to observe what kind of information is available easily and in free. The information of this thesis is collected from internet, Google Scholar, companies’ webpages, magazines and books. The collection of information has done with hypothesis how a person, who is not familiar with the subject, would do it. The empirical part of the thesis is a study how the purchase process is automated by RPA last spring. There is an analysis between the issues in literature and real-life automation. The result of the thesis is a summary of methods defined as automation methods in literature, and of how these methods may improve productivity. Mostly the approaches to improve productivity involve decreasing or removal of work tasks. In most cases, this means that the information system executes work tasks autonomously. The principle of automation might be very simple, for example picking a piece of information and replace it. The technique behind the automation is different case. This thesis is not a study from an IT-professional’s perspective, but focuses on how to recognize possibilities or needs for automation in office environment. This thesis is interpretative and descriptive. The results’ generalizability and applicability are limited because automation capability and productivity varies between organizations