Cost analysis of pharmaceutical services

Objectives:Aim of the study was to evaluate the average cost of a single expedition, led by a pharmacist in community pharmacy. Additional objectives include a description of the individual expedition, a description of the qualifications of professionals and their involvement in expeditions, the quality of interview with the patient and the quality of patient information provided.Methods:The study was carried out in April and May 2011 r in three Polish community pharmacies that participate in the scientific and training program FONTiC. There was 3 types of questionnaires filled out. In the “pharmacy questionnaire” there was information about employment of pharmacy staff, the number of expeditions, working hours of pharmacies and financial information. Qualifications of professional personnel was described in “stuff questionnaires”, filled individually by employees. Pharmaceutical consultation questionnaires was fulfilled by an independent observer. The observer noticed in the questionnaire the duration of consultation (in seconds), questions asked by the staff, the information provided. Also there were reported all preparations purchased by patients to determinate their prices, margins and to calculate pharmacy revenue afterwards. The study assumed that pharmacies reach their profits solely from the margin of products sold and are not granting discounts on drugs.Results:Observed expeditions was led by seven employees, including 5 pharmacists and 2 pharmacy technicians, they all were full time employed. In the pharmacy 1., there was reported 23 communication situations, in the pharmacy 2. - 68, and pharmacy 3. 54 communication situations. There have been significant differences noticed during expeditions in the pharmacies. Pharmacists asked patients more additional questions, gave more information and the duration of their consultations were longer than technicians. Average labor costs and living costs of pharmacy per one expedition in pharmacies 1., 2. and 3. were respectively 4.9 zł, 6.1 and 5.8 zł, while average profits of a single expedition was respectively 24.2 zł, 6.5 zł and 14.28 zł. The average value of sales during a visit of a single patient in the pharmacy 1. was 76.97 zł, in pharmacy 2. 29.13 zł, and in pharmacy 3. 46.79 zł. Pharmacies whose employees devoted more time to patient, professionally interviewed patients and gave more information were able to achieve greater profits.Conclusion:It was found that in all of the pharmacies observed incomes derived only from the margins are sufficient to make the pharmacy business profitable. Thus owners of pharmacies could allocate some of revenues to provide professional pharmaceutical services as it was noted that the investment in staff training and professional drug counseling may have a significant impact on increasing the profits of pharmacies.Cel pracy:Celem pracy było oszacowanie średnich kosztów pojedynczej ekspedycji prowadzonej przez farmaceutę w aptece ogólnodostępnej. Cele dodatkowe pracy obejmowały opis przebiegu ekspedycji, opis kwalifikacji personelu fachowego aptek ogólnodostępnych i jego zaangażowania w przebieg ekspedycji, jakości przeprowadzonego wywiadu i udzielonych pacjentowi informacji.Metodyka:Badania przeprowadzono w kwietniu i maju 2011 r. w trzech polskich aptekach ogólnodostępnych, które uczestniczyły w programie naukowo-szkoleniowym FONTiC. Wypełniano 3 rodzaje ankiet. W ankiecie dla aptek zebrano informacje dotyczące zatrudnienia personelu, liczby ekspedycji, godziny pracy aptek oraz informacje finansowe. Kwalifikacje personelu fachowego opisano na podstawie ankiet dla personelu, uzupełnianych indywidualnie przez pracowników. Ankiety konsultacji farmaceutycznej wypełniane były przez niezależnego obserwatora. Zaznaczano cel wizyty i pytania pacjenta, pytania zadawane przez personel i udzielone informacje, czas trwania rozmowy. Odnotowywano także wszystkie zakupione przez pacjenta preparaty w celu późniejszego ustalenia ich cen, marży oraz obliczenia przychodów apteki. W badaniu przyjęto, że apteki osiągają swoje zyski wyłącznie z marży ze sprzedawanych produktów, nie uwzględniono udzielania przez nie rabatów na leki.Wyniki:Obserwowano ekspedycje prowadzone przez 7 pracowników, wśród których znajdowało się 5 magistrów farmacji i 2 techników, wszyscy zatrudnieni byli na pełny etat. W aptece 1. odnotowano 23 sytuacje komunikacyjne, w aptece 2. – 68, a w aptece 3. 54 sytuacje komunikacyjne. Odnotowano istotne różnice w przebiegu ekspedycji w badanych aptekach. Magistrowie średnio udzielali pacjentom większej liczby dodatkowych pytań i informacji, a czasy prowadzonej przez nich konsultacji były dłuższe. Średnie koszty pracy personelu i utrzymania apteki przypadające na 1 ekspedycję w aptekach 1., 2. i 3. wynosiły odpowiednio 4,9 zł, 6,1 zł oraz 5,8 zł, a średnie zyski z pojedynczej ekspedycji odpowiednio 24,2 zł, 6,5 zł oraz 14,28 zł. Średnia wartość sprzedaży podczas wizyty pojedynczego pacjenta wyniosła w aptece 1. 76,97 zł, w aptece 2. 29,13 zł, a w aptece 3. 46,79 zł. Apteki, których pracownicy poświęcali pacjentowi więcej czasu, przeprowadzali rzetelny wywiad i udzielali większej ilości informacji, osiągały większe zyski.Dyskusja:Stwierdzono, że we wszystkich badanych aptekach przychody pochodzące jedynie z marży są wystarczające do utrzymania apteki i osiągania zysków. Właściciele aptek mogliby więc zastanowić się nad przeznaczeniem części uzyskanych przychodów na zapewnienie profesjonalnej obsługi i doradztwa pacjentom. Zauważono, że inwestycja w szkolenie personelu oraz fachowe doradztwo farmaceutyczne mogą mieć znaczący wpływ na zwiększenie zysków aptek