Differences between traditional and cloud-based ERP systems in terms of customer need determinants and procurement process

This literature review researches the fundamental differences between traditional and cloud-based ERP systems in terms of customer need determinants and procurement process. Cloud-based ERP systems represent the newest technology in ERP system markets, and they are becoming more suitable for businesses as the trend is to focus on the core competencies. Negative distinctions with cloud-based ERP systems are for example integration, customization and safety issues concerning the business data. On the other hand, cloud-based ERP systems are pay-per-use, implementation is quicker, data is available, and the customer has the latest technology provided by the supplier of the ERP system. The procurement process in this research is divided into three sections: pre-implementation, implementation and post-implementation era. Pre-implementation era is described in the literature as a process that includes the support of top executives, choice of cross functional procurement team, form of business requirements and the choice of the most suitable ERP system. The implementation era is a long-lasting stage especially with traditional ERP systems where the ERP system and the processes are integrated. The post-implementation era is divided into social and quantitate impacts. The experienced net benefits are influenced by the whole ERP system, intention to use, use satisfaction and the use itself. Better economical and operative performance are often the desires for ERP system procurement but what is interesting that during the post-implementation era the indicators such as ROI-percentage are only measured by a few organizations. Tässä tutkimuksessa tutkitaan perinteisten ja pilvipohjaisten ERP-järjestelmien eroja asiakastarpeiden tyydyttämisessä, ERP-järjestelmän hankintaprosessia ja pilvipohjaisten ERP-järjestelmien hankintaprosessin ominaispiirteitä. Pilvipohjaiset ERP-järjestelmät edustavat ERP-järjestelmämarkkinoiden uusinta teknologiaa ja ydinkyvykkyyksiin keskittyvän liiketoimintatrendin ansiosta ne tulevat todennäköisesti yleistymään tulevaisuudessa. Asiakastarpeiden tyydyttämisen kannalta pilvipohjaisten ERP-järjestelmien negatiivisina ominaispiirteinä voidaan pitää hankalampaa integroituvuutta ja kustomoituvuutta sekä datan sijainnin aiheuttamaa epävarmuutta liiketoimintatiedon turvallisuudesta. Toisaalta positiivisina piirteinä voidaan pitää sitä, että pilvipohjaisista ERP-järjestelmistä maksetaan käytön mukaan, implementointi on nopeampaa, data on helposti saatavilla ja käytössä on toimittajan uusin teknologia. Hankintaprosessi jaetaan tutkimuksessa kolmeen suurempaan kokonaisuuteen: implementointia edeltävään aikaan, implementointiin ja implementoinnin jälkeiseen aikaan. Implementointia edeltävä aika on kirjallisuuden mukaan hyvin prosessimainen ja se sisältää muun muassa ylimmän johdon tuen varmistamisen, poikkifunktionaalisen tiimin valinnan, liiketoimintavaatimusten määrittelyn ja sopivan ERP-järjestelmäratkaisun valinnan. Varsinainen implementointi on pitkäkestoinen vaihe varsinkin perinteisten ERP-järjestelmien kohdalla. Tämän vaiheen aikana ERP-järjestelmä ja yrityksen prosessit integroidaan toisiinsa. Implementoinnin jälkeinen aika jaetaan tutkimuksessa uuden ERP-järjestelmän sosiaalisiin ja kvantitatiivisiin vaikutuksiin. ERP-järjestelmästä koettuihin nettohyötyihin yksilötasolla vaikuttavat itse ERP-järjestelmä laajempana kokonaisuutena, käyttötyytyväisyys, aikomus käyttää järjestelmää ja itse järjestelmän käyttö. ERP-järjestelmästä odotetaan pääasiallisesti taloudellisen ja operatiivisen suorituskyvyn parantumista, jota voidaan mitata. ERP-järjestelmähankintaa perustellaankin usein kvantitatiivisten mittaustulosten parantumisen avulla. Mielenkiintoista on, että vain harvat organisaatiot laskevat hankinnan jälkeen esimerkiksi ERP-järjestelmän ROI-prosenttia