Henkilötietojen tietopyyntöjä koskeva käytäntö kaupungeissa

Tämän opinnäytetyön tarkoitus oli tutkia henkilötietojen tietopyyntöjä koskevaa käytäntöä kaupungeissa. Henkilötietojen tietopyyntöjen taustalla on EU:n tietosuoja-asetuksen 15. artikla, jonka mukaan rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa. Tutkimuksessa kiinnitettiin huomiota siihen, millä tavalla tietopyynnön voi tehdä, millä tavoin tietopyynnön esittäjän henkilöllisyys varmennetaan, miten tietopyyntö kulkee kaupunkiorganisaatiossa, miten tiedot toimitetaan rekisteröidylle sekä mitä lomakkeita kaupungeilla on käytössään tietopyyntöprosessiin liittyen. Tässä opinnäytetyössä käytettiin kvalitatiivista eli laadullista tutkimusotetta, sillä toimeksiantajalle oli tärkeää saada mahdollisimman kuvailevaa tietoa siitä, minkälaisia käytäntöjä eri kaupungeilla on prosessiin liittyen. Aineistonkeruumenetelminä käytettiin kaupunkien verkkosivuilta löytyviä dokumentteja sekä sähköpostikyselyä, johon vastasi kymmenen eri kaupungin tietosuojavastaavaa. Tutkittavat kaupungit olivat kolmenkymmenen suurimman suomalaisen kaupungin joukosta, sillä heillä ajateltiin olevan kaikista pidemmälle suunniteltuja toimintatapoja. Tutkimuksessa saatiin selville muun muassa se, että kaupunkien välillä on paljon vaihtelua siinä, millä tavoin tietopyynnön voi tehdä ja kuinka rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan. Esimerkiksi postitse tehdyn tietopyynnön kohdalla kaupungeilla on erilaisia tapoja henkilöllisyyden varmistamiseksi. Monessa kaupungissa suunnitellaan otettavan tulevaisuudessa käyttöön sähköisen palvelun kautta tehtävän tietopyynnön mahdollisuus. Tuloksista ilmeni myös vaihtelevuutta siinä, miten tietopyyntö kaupunkiorganisaatiossa kulkee. Joissakin kaupungeissa tietosuojavastaava osallistuu prosessin kulkuun, kun taas joissakin kaupungeissa sen hoitaa kokonaisuudessaan rekisterinpitäjä. Monessa kaupungissa tietopyyntöprosessia kehitetään edelleen paremmaksi. Toimeksiantajalle koottiin tutkimuksen tuloksista kirjallinen raportti. Lisäksi toimeksiantajan pyynnöstä koottiin tulosten perusteella ehdotus, jota toimeksiantaja voi hyödyntää kehittäessään henkilötietojen tietopyyntöihin liittyvää käytäntöä