Tietojärjestelmä henkilöstöraportoinnin tukena

Henkilöstöstä kerätään jatkuvasti erilaista tietoa, jotta pysytään ajan tasalla työyhteisön tilasta ja osataan reagoida ajoissa mahdollisiin epäkohtiin. Tämä on välttämätöntä henkilöstön tuottavuuden ja riskien minimoinnin kannalta. Näiden tietojen raportointi ja vertaaminen aikaisemmin muodostettuihin raportteihin tietyin väliajoin on suositeltavaa, jotta pysytään tilanteen tasalla. Eri kokoisten yritysten tarpeet henkilöstöstä kerättävien tietojen raportointiin kuitenkin vaihtelevat suuresti. Luonnollisesti isommilla yrityksillä myös tarpeet raportointiin kasvavat, sillä henkilöstöä on enemmän. Tietojen tallentaminen ja niiden raportointi tapahtuvat yhä useammin keskitetyissä tietojärjestelmissä. Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, minkälaista henkilöstöraportointia hyödyttävää informaatiota toimeksiantajan käyttämä tietojärjestelmä pystyy parhaimmillaan tuottamaan toimeksiantajan asiakasyritysten käyttöön. Tilitoimistoympäristössä kirjanpitäjien ja palkanlaskijoiden työkuva muuttuu alati enemmän asiakaspalvelualttiiksi ja tietojärjestelmäosaamisen kautta myös yrittäjät pystytään kouluttamaan käyttämään järjestelmää monipuolisemmin. Tavoite on rajattu tutkimaan tietojärjestelmän HR-puolta. Työn viitekehyksessä tarkasteltiin ensin henkilöstövoimavaroja ja niiden mittaamista ja raportointia. Lisäksi annettiin esimerkkejä lainsäädännön vaikutuksista henkilöstöraportointiin, verrattiin kahden olemassa olevan henkilöstöraportin teemojen luokittelua sekä kuvattiin henkilöstövoimavaroja tunnuslukujen kautta. Henkilöstövoimavaroja kuvaaviksi tunnusluvuiksi valittiin opinnäytetyöhön työhyvinvointi, henkilöstön määrä ja ikärakenne, henkilöstön poissaolot, henkilöstövaihtuvuus, työvoimakulut, henkilöstön koulutus ja osaaminen, sekä henkilöstön suorituskyvyn arviointi. Viimeisenä viitekehyksessä tarkisteltiin tietojärjestelmiä raportoinnin tukena. Lähteinä viitekehyksessä on käytetty pääosin alan kotimaista kirjallisuutta. Toteutettava tutkimus oli laadullinen eli kvalitatiivinen ja se toteutettiin puolistrukturoidulla teemahaastattelulla lokakuussa 2016. Tutkimukseen haastateltiin kahta tietojärjestelmän kouluttajaa. Haastattelusta saatavaa aineistoa analysoitiin käyttäjätestauksen ja käytännön kokemukseen pohjautuvien kommenttien muodossa. Tutkimuksen perusteella Netvisorilla on selkeästi omat vahvuutensa henkilöstöraportoinnin tukemiseen, mutta myös heikkoutensa. Kokonaisuudessaan, se kuitenkin tarjoaa pienille ja keskisuurille yrityksille riittävät HR-tietojärjestelmän ominaisuudet henkilöstöraportointiin. Työ aloitettiin alkusyksystä 2016 ja se valmistui marraskuussa 2016