In-patient drug dispensing systems in the Finnish hospital districts

The everyday pace of healthcare organizations has increased during the last decades. Hospitals have invested in processes and made them more efficient. This study focuses on the medication process and drug dispensing techniques that are used to gain benefits by automating some of the phases in the process. This thesis focuses on three main technologies used on in-patient medication processes, which are storage robot systems, unit-dose dispensing systems, and electronic medicine cabinets. This thesis studies also the current situation of these technologies in the Finnish hospital districts. The survey was sent via email to the districts. The total of 10 districts responded in the survey. Most of the respondent were pharmacists working in a hospital pharmacy. Almost all of the districts that responded had a storage robot system in use. Only three out of ten districts had electronic medicine cabinets or unit-dose systems. The benefits were found out to be very similar to previous studies, including the improved drug and patient safety, improved inventory management, decreased workload and more time for other tasks. Also, the challenges were similar to previous studies, including most prominently technical problems, system integration problems, and issues with the pieces of staff trainings. The overall system integration level in Finland is relatively low, but many of the benefits depending on the system integrations were reported at some level even without advanced system integrations. Also, the financial effects of these systems were poorly studied and no formal studies were reported. These aspects should be stressed in the future while introducing new systems to new sites. In general, the situation hasn’t changed drastically compared with previous studies about the dispensing techniques in Finland. The results were in line with the studies conducted in Finland and abroad.Tiivistelmä Arjen tahti on kiihtynyt terveydenhuollon organisaatioissa viimeisten vuosikymmenten aikana. Sairaalat kehittäneet prosesseistaan tehokkaampia. Tämä tutkielma keskittyy lääkitysprosessiin ja lääkejakelutekniikkoihin, joiden avulla voidaan automatisoida joitakin lääkitysprosessin vaiheita ja näin saavuttaa hyötyjä. Tutkielmassa keskitytään kolmeen yleisimpään sairaaloissa käytettävään tekniikkaan, jotka ovat varastorobotit, annosjakelujärjestelmät sekä älylääkekaapit. Tutkielma syventyy myös näiden teknologioiden tämän hetkiseen tilanteeseen Suomen sairaanhoitopiireissä. Kyselytutkimus lähetettiin sairaanhoitopiireille sähköpostitse. Yhteensä kymmenen sairaanhoitopiiriä vastasi kyselytutkimukseen. Suurin osa vastaajista oli farmaseutteja, jotka työskentelivät sairaala-apteekissa. Neljällä vastanneista sairaanhoitopiireistä oli käytössään varastorobotti. Vain kolmella kymmenestä sen sijaan oli älylääkekaappeja tai annosjakelujärjestelmä. Näillä järjestelmillä saatavien hyötyjen havaittiin olevan hyvin samalaisia kuin aikaisemmissa tutkimuksissa. Näihin kuuluivat muun muassa parantunut lääke- ja potilasturvallisuus, parantunut varaston hallinta, vähentynyt työmäärä sekä enemmän muille työtehtäville jäävää aikaa. Myös tekniikkoihin liittyvät haasteet vastasivat aikaisempien tutkimusten tuloksia. Näihin kuuluivat pääasiassa tekniset ongelmat, järjestelmäintegraatioiden ongelmat sekä käyttäjäkoulutuksien haasteet. Kaiken kaikkiaan järjestelmäintegraatioiden taso Suomessa on melko matala, mutta monet niihin liittyvistä eduista oli silti saavutettu sairaanhoitopiireissä myös ilman edistyneitä järjestelmäintegraatioita. Näiden tekniikoiden taloudellisia vaikutuksia on tutkittu heikosti, eikä yhtään virallista tutkimusta raportoitu kyselytutkimuksessa. Näitä kahta seikkaa pitäisi painottaa tulevaisuudessa uusien järjestelmien suunnittelemisen ja hankintojen yhteydessä. Lääkejakelutekniikoiden tilanne Suomessa ei ole muuttunut merkittävästi edellisistä tutkimuksista. Tulokset olivat linjassa sekä suomalaisten että ulkomaalaisten tutkimusten kanssa. Avainsanat: lääkkeiden jakelu, automaattinen lääkejakelu, lääkkeiden jakelu sairaaloissa, lääketurvallisuus, lääkevirhe, terveydenhuollon prosessi