Modelo para el fortalecimiento de las competencias personales del Director de Proyecto mediante herramientas de coaching

El Director de Proyecto es una figura estratégica para el desarrollo de las organizaciones en un entorno cada vez más complejo, competitivo y cambiante. Su rol es uno de los más críticos, requiriendo una amplia comprensión de las diferentes áreas que deben estar coordinadas y una mezcla de habilidades interpersonales, técnicas, cognitivas y de liderazgo. El rol del Director de Proyecto está evolucionando, debiendo ser reforzado con un espectro de conocimientos y habilidades complementarias a las funciones tradicionales de administración del proyecto, fortaleciendo otras competencias de gestión y liderazgo, con el fin de contribuir a las necesidades estratégicas de la organización. El interés creciente hacia este tipo de profesionales ha hecho emerger en las últimas décadas el desarrollo de marcos de competencias propuestos por las principales asociaciones profesionales en el ámbito de la dirección de proyectos. Asimismo, en el campo académico y de la investigación se ha dirigido la atención a la definición y comprensión de aquellas habilidades consideradas clave para la dirección efectiva de proyectos. Para que un Director de Proyecto sea efectivo, éste debe disponer de un conjunto de competencias técnicas, de procesos en dirección de proyectos, contextuales y personales. Es precisamente el área de las competencias personales, relacionadas con la dimensión del comportamiento donde el reto es si cabe aún mayor. Esto es así por varios motivos. En primer lugar, las causas que se atribuyen a los fracasos de los proyectos están dominadas en la actualidad por fallos al nivel del comportamiento humano. En segundo lugar, esta dimensión parece haberse dejado tradicionalmente en un segundo plano, existiendo sin embargo evidencias que señalan que un gerente no podrá ser extraordinario si no dispone de una serie de habilidades personales como el liderazgo, la comunicación o el desarrollo de equipos. Más escasos han sido los esfuerzos encaminados a evaluar la efectividad de determinadas metodologías o herramientas para el fortalecimiento de este tipo de competencias. Para el fortalecimiento de competencias personales o de comportamiento, está ganando popularidad el uso del coaching ejecutivo, suponiendo no sólo un medio de fortalecimiento de las capacidades estratégicas y de gestión de los ejecutivos, sino una intervención clave para el desarrollo de las organizaciones. En este contexto nace esta Tesis Doctoral, con el objetivo de crear un modelo para el fortalecimiento de las competencias personales del Director de Proyecto mediante herramientas de coaching. Para ello en primer lugar mediante la revisión de la literatura se pone el foco en el estudio del conjunto de competencias relevantes para la dirección de proyectos, profundizando en las competencias personales. A continuación se desarrolla en detalle un modelo específico para el fortalecimiento de este tipo de competencias basado en herramientas de coaching. Dicho modelo incluye una serie de principios, métodos, herramientas y actividades validadas para enmarcar con éxito el coaching en dirección de proyectos en un contexto organizativo. Dentro del modelo se ha desarrollado como parte de la gestión del proceso de coaching el conjunto de actividades relacionadas con la gestión de los grupos de interés, la planificación y gestión del alcance, la gestión de riesgos y oportunidades, y la gestión de la calidad. Finalmente, se pone a prueba dicho modelo mediante la metodología experimental con 15 Directores de Proyecto ejerciendo actualmente en 11 organizaciones diferentes, llevando a cabo una recopilación de datos mediante el uso de entrevistas, encuestas y observación participante para su posterior análisis. Los resultados obtenidos han permitido definir un conjunto de competencias personales relevantes para la dirección de proyectos de ingeniería, a saber: Autocontrol y gestión del estrés; Auto‐creencia; Compromiso y auto‐motivación; Comunicación efectiva; Gestión de conflictos, crisis y problemas; Gestión de recursos personales y efectividad; Liderazgo de equipo; y Profesionalidad y Ética. Adicionalmente, ha sido posible explorar cómo las herramientas de coaching ejecutivo dirigidas a entornos profesionales para la dirección de proyectos pueden fortalecer dichas competencias, con resultados muy satisfactorios. El coaching se ha presentado como un medio realmente efectivo para ayudar a los Directores de Proyecto a favorecer cambios que repercutan en un mejor desempeño profesional. Los mayores cambios e impactos percibidos tras la aplicación del coaching se dan a diferentes niveles. Al nivel de la propia persona, experimentando mayor autocontrol, cubriendo mejor el trabajo diario y el cambio de exigencias, afrontando retos y situaciones estresantes, y elevando su bienestar y la satisfacción personal. Al nivel del equipo de proyecto, favoreciendo especialmente la actitud del Director de Proyecto hacia el equipo, expresando en mayor grado expectativas positivas, difundiendo la información eficazmente, promoviendo su aprendizaje y desarrollo, y asegurando que las expectativas y responsabilidades están claras. A nivel de individuos y partes interesadas los mayores efectos se manifiestan en mayor capacidad para influir y obtener el apoyo de las partes interesadas, y el manejo de las situaciones de conflictos y crisis que pueden aparecer. A nivel de la organización, el mayor efecto parece referirse a la habilidad de consolidar oportunidades y transferirlas a la organización. Finalmente, esta Tesis ha contribuido a identificar algunos de los aspectos más valorados por las personas sujetas a los procesos de coaching, destacando especialmente la necesidad de que el coach disponga de una personalidad, cualidades y habilidades apropiadas, siendo capaz de generar un entorno de confianza, respeto, honestidad y compromiso mutuo, con capacidades de comunicación, empatía, proximidad y profesionalidad, entre otras. Asimismo parece ser muy valorado el uso de preguntas para la toma de conciencia y el feedback ofrecido por el coach durante las sesiones. ABSTRACT The Project Manager is a key agent in the development of business in an ever changing, complex and challenging environment. His or her role is one of the most critical, requiring a broad understanding of the different areas that needs to be coordinated with a mix of interpersonal, technical, cognitive, and leadership skills. Project Manager role is evolving and should be strengthened with a variety of knowledge and skills complementary to traditional functions of project administration, to acquire other competencies necessary for modern projects management. This included management and leadership competencies that contribute to strategic needs of the organization. The growing interest in this type of profession over the last decades has led to the development of competencies frameworks proposed by the main professional associations in the field of project management. As well as, in the academic and research fields, attention has focused on the definition and understanding of those skills considered key to effective project management. In order for a Project Manager to be effective, he or she must have a set of technical, project management processes, contextual, and personal skills. It is precisely the area of personal competencies, related to the behavior dimension where the challenge is even greater. This is so for several reasons. First, the causes attributed to project failures are currently dominated by failures at the level of human behavior. Secondly, this dimension seems to have traditionally been left in the background, although there is evidence that a manager cannot be outstanding if he or she does not have a series of personal skills such as leadership, communication or team development. More limited efforts had been made to assess the effectiveness of certain methodologies or tools to strengthen this type of competencies. For the strengthening of personal or behavioral competencies, the use of executive coaching is gaining popularity, supporting not only a means of strengthening the strategic and managerial capabilities of the executives but a key intervention for the development of the organizations. In this context, this Thesis was born, with the objective of developing a model for strengthening the personal competencies of the Project Manager through coaching tools. To do this in the first place by reviewing the literature, the focus is put on the study of the set of skills relevant to project management, depending on personal competencies. Next, a specific model for the strengthening of this type of competencies, based on coaching tools was developed in detail. This model includes a series of principles, methods, tools and activities validated to successfully frame the project management coaching in an organizational context. Within the model, it has been developed as part of the management of the coaching process with a set of activities related to stakeholder management, scope management, risk management, and quality management. Finally, this model had been tested through the experimental methodology with fifteen Project Managers currently working in eleven different organizations, carrying out a data collection through the use of interviews, surveys and participant observation for further analysis. The results obtained allowed for the defining to a set of personal skills relevant to the management of engineering projects, namely: Commitment and Self‐motivation; Conflict, crisis and problems management; Effective Communication; Personal resource management and Effectiveness; Self‐belief; Self‐control and Stress management; Professionalism and Ethics; and Team Leadership. In addition, it has been possible to explore how executive coaching tools aimed at professional project management environments can strengthen these competencies, with satisfactory results. The coaching has been presented as a genuinely effective means to help Project Managers to promote changes that have repercussions in a highly professional manner. The higher changes and impacts perceived after the application of coaching are given at different levels. At a personal level, the person himself, experience greater selfcontrol, better coping techniques with daily work and changing demands, facing challenges and stressful situations and raising well‐being and personal satisfaction. At the level of the project team, especially enhancing the attitude of the Project Managers towards the team, expressing positive expectations, disseminating information effectively, promoting team learning and development, and ensuring that expectations and responsibilities are clear. At the level of individuals and stakeholders, the higher effects are manifested in greater capacity to influence and obtain stakeholder support, and the handling of conflict and crisis situations that may arise between individuals or project stakeholders. At the organizational level, the greatest effect seems to be the ability to consolidate opportunities and passing them onto the organization. Finally, this thesis has contributed towards identifying some aspects more valued by the managers subject to the coaching processes, especially emphasizing the need for the coach to have a personality, qualities and appropriate skills. Hence, being able to generate an environment of trust, respect, honesty and mutual commitment, with communicative skills, empathy, proximity, and professionalism, among other things. Likewise, the use of questions to raise awareness and the feedback offered by the coach during the sessions seems to be highly valued