Digitala attityder och kommunikation i förändringsprocessen : Förändringsledning och utmaningar vid införandet av e-arkiv i små kommuner

Denna studie om utmaningar i införandeprocessen av e-arkiv, visar att digitalisering är komplext och snarast saknar facit. Däremot har studien kunnat visa på viktiga moment och indikationer för hur förändringsprocesser i kommunala verksamheter, speciellt mindre kommuner och verksamheter, kan bedrivas. Studien har visat på hur viktigt det är med förändringledning, framförallt vid införande av ny teknologi, exempelvis e-arkiv. Studien undersöker de utmaningar som föreligger i införandeprocessen av ett e-arkiv och dess kommunikation, och hur dessa kan minimeras, hur de digitala attityderna ser ut bland kommunala medarbetare, samt hur arkivverksamhetens status kan påverka digitalisering och offentlig förvaltning. Studien visar att attityder till digitalisering och ny teknik är positiva och att de flesta anser sig ha allra minst tillräcklig kompetens inom IT, och dessutom visade enkätundersökningen på en avsaknad av påtagliga skillnader mellan olika åldersgrupper, vad gäller teknik och digitalisering. Det har också tydliggjorts att kunskap, information och kommunikation behövs mer av, i form av exempelvis introduktion och utbildning. E-arkiv bidrar med gedigen verksamhetsplan och grund-läggande behov för sammanhållen förvaltning, långsiktighet, effektivisering, öppenhet, bättre arkivvård, tydlig målbild och enhetliga arbetssätt. Förändringsledning är nyckeln till framgång, och inte bara för vinstdrivande företag utan minst lika viktigt för kommunala verksamheter och andra statliga institutioner, då det inte bara underlättar att göra ekonomiska vinster, utan att styra processen och alla dess steg som är viktiga. Utan tillgång till en modell av exempelvis Kotters åttastegstyp, är det allt för lätt att missa delar som egentligen är väldigt viktiga. Kanske speciellt i processer relaterade till ny teknologi, som införandet av e-arkiv är, är Kotters och andra processer för förändringsledning ytterst effektiva för att skapa ett bra och långsiktigt resultat.This study on challenges in the implementation process of digital archives shows that digitalisation is complex, and lacks a definite answer on how to handle it best. However, the study specifies some important steps and indicators for change management processes in municipal organisations and especially in small municipalities and organisations. The study has also shown the importance of change management, especially when it comes to the implementation of new technology, such as digital archives. The study examines the challenges in the implementation process of digital archives and how they can be avoided, what the municipal employees’ attitudes are towards digitalisation as well as how the archive’s operational maturity can affect digitalisation and public administration. The study shows that the attitudes towards digitalisation and new technology are positive, and that most employees consider themselves to have proficient competence in IT. Moreover, the survey shows a lack of prominent differences between different ages when it comes to technology and digitalisation. The survey highlights a lack of knowledge, information and communication, which need to be improved, for example through introduction and education. Digital archives contribute to fund-amental needs such as coherent operations, sustainability, effectivisation, openness, improved archival operations, and a clear vision. Change management is essentially the key to success, not solely for for-profit companies, but it is just as important for municipal operations and state-run institutions, as it facilitates economic profits without steering the process in any direction. Without access to a model like for example Kotter’s eight step model, it is easy to miss the most important aspects