Endringsledelse i fragmenterte offentlige organisasjoner

Sammendrag Denne masteroppgaven er en kvalitativ studie av to endringsprosesser i Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS). Det tas utgangspunkt i følgende problemstilling: Hvilken rolle spiller ledelse ved endring av fragmenterte organisasjoner? Masteroppgaven forsøker å belyse begrepet ”fragmentert” i et ledelsesperspektiv, og fokuserer på endringsprosesser i fragmenterte, offentlige organisasjoner. Oppgaven ser på hvordan endringer kan ledes i en offentlig organisasjon og belyser kompleksiteten i lederrollen når en organisasjon har fragmenterende trekk. Oppgaven betrakter ledelsens valg av strategier i endringsarbeidet gjennom bl.a. Jacobsens (2012) teorier om toppstyrt og bunnstyrt ledelse. Den ser videre på de ansattes opplevelser av endringsprosessene og hvordan disse har blitt ledet. Organisasjonen som studeres kjennetegnes av at de sammenslåtte enhetene er fysisk adskilt ved at de ansatte sitter i forskjellige kontorbygg. Et annet moment er at enhetene innad i organisasjonen kjennetegnes av andre former for avstand, blant annet en mental avstand, som vil si en følelse av avstand og en mangel på tilhørighet internt i organisasjonen. Det er også flere interne uenigheter knyttet til de pågående endringsprosessene. Summen av dette danner grunnlaget for beskrivelsen ”fragmentert”. Det er flere måter en organisasjon kan fremstå som fragmentert på, og dimensjonene som denne studien lanserer; avstand og uenigheter – er ikke nødvendigvis de samme dimensjonene som preger andre fragmenterte organisasjoner. Studien har kommet frem til følgende hovedfunn: 1. Det er krevende å lede endringsprosesser i fragmenterte organisasjoner Det viktigste funnet ser ut til å være at fragmenterte organisasjoner har trekk som blir viktige momenter å ta hensyn til når man skal lede endringer. Særlig fysisk og mental avstand bidrar til at endring blir en krevende oppgave for ledelsen. Det er en generell oppfatning fra begge studiens case at ansatte med størst nærhet til ledelsen gjennomgående er mer fornøyde. Også konflikter og uenigheter gjør lederoppgaven mer krevende, da uenigheter kan forsinke eller ødelegge gjennomføringen av en endring. Fragmenteringen ser også ut til å bidra til at ledere på ulike nivåer ikke alltid er samstemte og at ledere på lavere nivåer kan bli usikre på hvilken informasjon de skal gi videre til sine ansatte. 2. Det er ikke alltid behov for involvering i endringsprosesser. God informasjon kan i visse tilfeller være tilstrekkelig. Det ser, i følge denne studien, ut som det ikke alltid er behov for involvering av ansatte i endringsprosesser – men at det for noen er tilstrekkelig med god informasjon. Dette ser ut til å gjelde spesielt dersom en endring ikke er veldig kontroversiell. Funnene våre peker også på at opplevelsen av involvering er minst like viktig som reell involvering. Oppgaven viser eksempler på situasjoner der ledelsen har forsøkt å involvere de ansatte, samtidig som enkelte informanter sier at de er uenige og føler seg overkjørte. I mer kontroversielle endringer tyder studien derfor på at involvering bør skje tidlig, helst før beslutninger fattes. Det ser ut til å ha liten betydning for de ansattes opplevelse at ledelsen gjør et forsøk på å involvere dem på et senere stadium av prosessen. 3. Offentlig sektor: på vei mot en mer fragmentert virkelighet Et siste hovedfunn er at terrorangrepet 22.juli 2011 ser ut til å ha bidratt til en fragmentering av deler av statsforvaltningen, ved at DSS og flere departementer ble fysisk adskilt. New Public Management har også satt sine spor på offentlig sektor generelt, og dermed bidratt til en mer fragmentert statsforvaltning. Denne studien kan tyde på at det, som et resultatet av 22.juli og reformene i offentlig sektor, har blitt vanskeligere å drive endringsprosesser i offentlig organisasjoner. Funnet antas å være særlig gjeldende for deler av departementsfellesskapet og tilhørende organisasjoner som DSS