Samarbeid i tverrfaglige prosjekter – positive og negative erfaringer fra to prosjekter i GK

Denne masteroppgaven handler om samarbeid i tverrfaglige prosjekter. Bakgrunnen for valg av dette temaet er prosjektorganiseringens sentrale posisjon i dagens arbeidsliv. Det blir stadig viktigere for bedrifter i alle sektorer og bransjer å drive med rask innovasjon og tilpasse produkter og tjenester til kunders behov. Prosjekter gir fordeler ved å være fleksible, effektive, målrettede og tidsavgrensede. I tillegg vil ofte en begrunnelse for å opprette prosjekter være at man trenger ressurser fra ulike faglige grupper for å levere et produkt eller løse oppgaven som prosjektet står ovenfor. Det blir derfor nødvendig å få både ulike personer og kompetanser til å fungere sammen i slike felleskap. Med dette som bakteppe undersøker jeg i denne oppgaven erfaringer fra to utvalgte tverrfaglige prosjekter i GK, med et ønske om å avdekke forhold som har påvirket samarbeidet i dem. Oppgavens problemstilling er som følgende: Hvilke positive og negative erfaringer har ledere og ansatte fra to utvalgte prosjekter i GK med tverrfaglig samarbeid? Studien er en kvalitativ casestudie av to tverrfaglige prosjekter i bedriften GK. GK Gruppen AS (Gunnar Karlsen) er en ledende totalteknisk entreprenør, servicepartner og leverandør av teknologi og tjenester for inneklima og tekniske installasjoner i Norge og Norden. Bedriften spesialiserer seg innen fagområdene ventilasjon, byggautomasjon, kulde, rør/VVS, energi og elektro. Studien undersøker to utvalgte tverrfaglige prosjekter i GK, som blir beskrevet som totaltekniske entrepriser (TTE). Oppgavens empiriske grunnlag er basert på 12 kvalitative intervjuer med personer fordelt på ulike faglige grupper i administrasjonen av de to prosjektene. Utvalget er dermed strategisk for å dekke alle de faglige gruppene og sentrale rollene involvert i prosjektadministrasjonen. Datamaterialet inkluderer også noe informasjon hentet fra interne dokumenter i GK. For å besvare oppgavens problemstilling har jeg hentet inspirasjon fra flere forskningsfelt, herunder prosjektstyring, prosjektledelse, kultur og teambygging og kunnskapsdeling. Formålet med analysen har ikke vært å evaluere de to prosjektene eller å sammenligne dem, men å trekke ut erfaringer for å belyse hva som kan ha påvirket det interne samarbeidet i prosjektadministrasjonen. I første del av analysen presenteres de ulike funnene gjennom en inndeling av positive, negative og motstridende erfaringer. Det skilles mellom funn som er felles for begge prosjektene og spesifikke for hvert av prosjektene. Videre diskuteres funnene opp mot tidligere forskning og teoretiske perspektiver. Gjennom diskusjonen avdekkes noen sentrale faktorer som har påvirket samarbeidet i de to tverrfaglige prosjektteamene. Prosjektenes administrasjon, bestående av prosjektledere og representanter for hvert fag, prosjektsjef, rådgivere og ITB-koordinatorer, oppfyller kravene til et team, og omtales derfor deretter. For det første viser oppgavens analyse viktigheten av planlegging- og organiseringsarbeidet i slike tverrfaglige prosjekter. Funnene viser at mangel på samsvar mellom ressursbehov og ressurstilgang kan være en fallgruve i dette organiseringsarbeidet. I tillegg kan uklarhet rundt ansvarsfordeling og rolleforventninger føre til usikkerhet og merarbeid. Oppgaven argumenterer derfor for klare rollebeskrivelser og ansvarskart i organisering av slike prosjekter. Det andre funnet påpeker at samlokalisering og ansikt-til-ansikt kommunikasjon er en fordel når det kommer til samarbeid i prosjektteam, fordi det bedrer mulighetene for utvikling av tillitt og felles kultur i prosjektet. Når det kommer til prosjektkultur illustrerer analysen hvordan felles normer som skaper felles interesser og forståelse på tvers av fag vil gjøre det lettere å overkomme eventuelle kunnskapsgrenser. Funnene her viser at teambygging blir særlig aktuelt når prosjektmedarbeiderne har begrenset med kjennskap til hverandre i forkant av prosjektet. Videre argumenterer analysen for at lederstil i slike prosjekter bør være situasjonsbetinget, og hvordan lederens relasjonsorienterte lederoppgaver kan miste fokus hvis leder av prosjektet blir for involvert i prosjektet tekniske oppgaver. I tillegg blir styringsgruppens ansvar belyst gjennom at funnene påpeker utfordringer knyttet til mangel på involvering og støttende tiltak når prosjektteamet opplevde det som nødvendig. Når det kommer til verktøy for deling av informasjon og kunnskap, blir ulike erfaringer avdekket med hensyn til prosjektportalen til GK. Det konkluderes derfor med at hvis prosjektportalen er tilgjengelig på tvers av fagene og skaper en felles plattform for alle i prosjektteamet, kan den fungere som et grenseobjekt og bidra til kunnskapsdeling på tvers av faglige grenser. Et annet grep for å overkomme kunnskapsgrenser kan være ved bruk av grensekryssere, og et funn i begge prosjektene er at ITB-koordinator fremstår som en slik grensekrysser og dermed bidragende til kunnskapsdeling og samarbeid i prosjektteamene. Til slutt avdekker analysen noen læringsgrenser som hindrer bedriften å lære av gjennomførte prosjekter. Mangel på rutiner for evaluering og erfaringsutveksling påpekes som negativt for organisasjonens utvikling og forbedring av fremtidige tverrfaglige prosjekter, og oppfordres derfor til å forbedres. Oppsummerende belyser oppgaven noen sentrale faktorer som har påvirket samarbeidet i de to utvalgte tverrfaglige prosjektene og kan dermed bidra med innsikt som kan være nyttig for lignende prosjekter innenfor samme bransje