Offentlig upphandling och lokala företag : Hinder och möjligheter i upphandlingsprocessen för små lokala företag

Syfte: Trots att offentliga inköp är en potentiellt stor affärsmöjlighet för många företag är det få små- och medelstora företag som faktiskt deltar i offentlig upphandling. Studiens syfte är därför att undersöka vilka hinder och möjligheter som småföretagare respektive upphandlare upplever med offentlig upphandling. Utifrån detta formuleras en handlingsplan för hur lokala småföretag och upphandlande enheter gemensamt kan bidra till att öka småföretagares deltagande i offentliga upphandlingar. Metod: För att svara på forskningsfrågan hur lokala småföretagare och upphandlande enheter gemensamt kan arbeta för att öka småföretagares deltagande i offentliga upphandlingar har kvalitativa intervjuer genomförts med upphandlare och representanter för lokala småföretag. Resultat: Resultatet presenteras upphandlare och företagare var för sig, men bilden de ger av offentlig upphandling är samstämmig. Både upphandlare och företagare upplever att upphandlingsprocessen är krånglig och resurskrävande. Upphandlarna anger flertalet upplevda fördelar med att handla från lokala småföretag, medan företagarna upplever att det sällan tas hänsyn till exempelvis service och kvalitet i offentliga upphandlingar. Generellt upplever de en dålig kvalitet på upphandlingsarbetet, där upphandlarna uppger att de saknar de resurser som krävs och företagen vittnar om knapphändiga förfrågningsunderlag och brist på kunskap kring varan eller tjänsten som upphandlas. Slutsats: I tidigare studier har påpekats att de problem små- och medelstora företag upplever med offentlig upphandling uppmärksammades redan för tjugo år sedan, men att problemen trots det fortfarande är desamma. Resultatet från denna studie stödjer detta påstående, då många av de upplevda hindren och möjligheterna som anges är samstämmiga med tidigare forskning. Det praktiska bidraget i denna studie består i en handlingsplan för att öka samverkan mellan kommuner och småföretagare i syfte att öka de små, lokala företagens deltagande i offentliga upphandlingar. Handlingsplanen består av tre delar; att initiera en lokal samverkan, uppdatera upphandlingspolicyn samt utvärdera upphandlingsorganisationen. Begränsningar: Studien har genomförts inom ett geografiskt begränsat område och endast behandlat en del av offentlig sektor i och med sin inriktning på svenska kommuner. Eftersom en ny lagstiftning om offentlig upphandling trädde i kraft vid årsskiftet 2016/2017 har dess effekt inte kunnat beaktas i denna studie, då de erfarenheter respondenterna redogör för bygger på upphandlingar då äldre lagstiftning gällde. Purpose: Public purchasing is a potentially large business opportunity for many businesses, but the participation of small and medium-sized firms (SMEs) is low. The purpose of this study is to explore the barriers and opportunities of public procurement that SMEs and public purchasers experience. A plan of action for public purchasers and SMEs to commonly increase SMEs participation in public procurement is formulated based on the findings. Method: Qualitative interviews with both public purchasers and representatives for local SMEs are performed to answer the research question of how local SMEs and public procurement divisions jointly can increase SMEs participation in public procurement. Findings: The results are presented separately for public purchasers and SMEs, but the picture they are painting are coherent. Both procurers and SMEs testify to a difficult regulatory framework that is very resource intensive. The procurers perceive multiple benefits when sourcing from local SMEs, but the SMEs experience is that factors such as service and quality seldom is taken into consideration in public procurements. Procurers and SMEs both declare that procurement processes are of poor quality, where the procurers stresses the lack of resources needed and SMEs testify to poorly written tender documentations and a lack of knowledge about the good or the service that is the subject to the procurement. Conclusions: Previous studies have stated that the problems in public procurement experienced by SMEs that were brought to attention twenty years ago are still present. The findings of this study are coherent with that statement, since many of the experienced barriers and opportunities that are articulated by procurers and SMEs are consistent with previous research. The practical contribution of this study consists of a plan of action to enhance cooperation between municipalities and SMEs with the aim to increase local SMEs participation in public procurement. The plan of action is divided in three parts; to initiate a local cooperation, to update the local policy of public procurement and to evaluate the way public procurement is organized. Limitations: The study has been executed in a geographical limited area and only covered parts of the public sector, given the orientation towards Swedish municipalities