Uuden palkanlaskentaohjelman valinta ja käyttöönottoprosessi

Palkanlaskenta luetaan osaksi palkka- ja henkilöstöhallintoa, jotka puolestaan kattavat suuren osan yrityksen taloushallinnosta. Nykypäivänä ja tulevaisuudessa lähes kaikki taloushallinnollinen toiminta tulee muuttumaan sähköiseksi, sillä se on nopeampi ja tehokkaampi tapa hoitaa asioita. Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli helpottaa ja nopeuttaa toimeksiantajan palkanlaskentaa ottamalla käyttöön uusi, sähköinen palkanlaskentaohjelma. Tutkimusongelmana oli löytää toimeksiantajalle parhaiten sopiva palkanlaskentaohjelma. Alaongelmina olivat palkanlaskennan perussäännösten selvittäminen sekä palkanlaskentaohjelmien vertailu. Opinnäytetyön teoriaosuudessa käsitellään palkanlaskennan perussäännöksiä, kuten palkanlaskentaan ja työaikaan liittyviä sopimuksia ja lakeja, palkasta tehtäviä vähennyksiä sekä palkkakirjanpidon vaatimuksia. Palkanlaskennan perussäännösten lisäksi teoriaosuudessa vertaillaan kolmea, toimeksiantoyrityksen pohjatietojen ja haastattelujen perusteella valittua, palkanlaskentaohjelmaa; niiden käyttöominaisuuksia sekä hintoja. Lähteinä käytettiin kirjallisuutta, internet-lähteitä, haastatteluja sekä sähköpostiviestejä. Työn empiirisessä osassa toteutettiin uuden palkanlaskentaohjelman käyttöönotto toimeksiantoyrityksessä. Prosessiin sisältyi myös perehdytys ja ohjeistus ohjelman käyttöön. Uudeksi palkanlaskentaohjelmaksi valikoitui Palkka.fi. Valinta perustui pitkälti ohjelman helppokäyttöisyyteen, hintaan sekä muihin ominaisuuksiin, jotka vastasivat parhaiten toimeksiantajan toiveita. Käyttöönottoprosessi sisälsi neljä vaihetta: aloitusvaihe, ohjelman valinta ja esittely, katso-tunnisteet ja yrityksen perustaminen ohjelmaan sekä viimeisenä palkanlaskenta. Toimeksiantajan tukeminen ja ohjeistaminen oli tärkeää koko prosessin aikana. Kokonaisuudessaan prosessi onnistui hyvin ja toimeksiantaja oli tyytyväinen lopputulokseen. Vaikka toimeksiantajalla ei tällä hetkellä ole tarkoitus sähköistää toimintaansa enempää, sai toimeksiantaja kuitenkin tietoa sähköistämisestä. Tulevaisuus näyttää, mitä ja miten toimeksiantoyrityksessä sähköistetään seuraavaksi.Calculation of pay is part of the payroll administration and human resource management. Those are huge portion of company’s financial management. Nowadays and in the future there will be electrified almost all the activity of the financial management because it is so much faster and effective way to work. The objective of this thesis was to speed up and to ease calculation of pay for the mandatory by putting into operation a new, electronic pay calculation program. The main problem for research was to find the most suitable program for the mandatory. The lower problems were to find out the basic regulations of the pay calculating and also comparing pay calculation programs. Theory section of this thesis handles about the basic regulations of payroll, like agreements and laws which handle about calculation of pay and working hours, cutbacks from the pay and demands of payroll accounting. In addition to the basic regulations of calculate of pay, there were compared three payroll programs in the theory section. The programs were chosen by using mandatory’s background information and interviewing the mandatory. There were compared about the features and prices of the programs. As sources for the thesis were used literature, internet sources, interviews and e-mails. The empirical section of the thesis was carried out the implementation of the new pay calculation program for the mandatory. There belonged introduction and instructions to the program in process. The study revealed that Palkka.fi was the best choice of programs for the mandatory. The choice based on mostly the handy, price and other features that answered best for the mandatory’s wishes. The implementation process contained four steps: starting stage, choosing and demonstration the program, katso-identifier and setting up the company to the program and also calculation of pay. Supporting and instructing the mandatory was very important during the whole process. Altogether the process was successful and the mandatory was very pleased with the results. Otherwise the mandatory hasn’t planned to electrify its activity more, now it has the knowledge about the electrification. The future will show us, what and how there will be electrified next in mandatory’s company