Alueellisen ja kulttuurihistoriallisen kuva- ja kartta-aineiston digitointiprosessi

Opinnäytetyöni toimeksiantajana toimii Rovaniemen kaupunginkirjasto, joka on myös Lapin maakuntakirjasto. Lapin kulttuuri kuvina -verkkosivuston kaltaisten virtuaalisten kotiseutukokoelmien koostaminen täydentää Rovaniemen kirjaston maakuntakirjastotehtävää. Toimeksiantaja selvittää vuoden 2017 lopussa Lapin kirjastojen digitointikenttää Lapin kirjastojen digitointiselvitys -hankkeella. Hankkeen tuloksena luodaan digitointipolitiikka ja -suunnitelma Lapin yleisille kirjastoille. Työn tavoitteena on selvittää digitointityöhön liittyviä kysymyksiä, kartoittaa suomalaisia digitointityötä tekeviä toimijoita sekä koostaa digitointityöhön vaikuttavat ohjeistukset ja laatia näiden pohjalta kattava ohjeistus kuva- ja kartta-aineistojen digitointiprosesseihin. Yleisissä kirjastoissa digitointityötä tehdään eri hankkeiden ja projektien tiimoilta ja digitoidut aineistot ovat yleensä kotiseutukokoelmia. Vaikka yleiset kirjastot tekevät digitointityötään laadukkaasti ja kansallisia kokoelmia täydentävästi, tehtävältä digitointityöltä puuttuu yhtenäinen näkemys ja toimintaperiaatteet. Selvitykseni tärkeimpänä tiedonlähteenä toimii Digitointiselvitys yleisille kirjastoille -opas, joka on tällä hetkellä tärkein yleisten kirjastojen digitointityön kattava ohjeistus. Muutoin yleisten kirjastojen digitointityön täytyy noudattaa Kansallisen digitaalisen kirjaston kokonaisarkkitehtuuria ja työssä täytyy huomioida digitoitavien aineistojen kohdetietokannan ohjeistukset. Yleisten kirjastojen suositellaan asettavan digitoimansa aineistot esille Digi-palveluun. Yleisten kirjastojen on tärkeää huomioida kuva- ja kartta-aineiston digitointityössä laadukkaan kuvailevan -, hallinnollisen- ja rakenteellisen metadatan tuottaminen ja kirjaaminen. Hallinnollisesta metadatasta tulisi käydä esiin muun muassa aineiston tekijänoikeudet, tarvittaessa yksityisyydensuojaan liittyvät seikat ja aineiston käyttöoikeudet. Peilaan opinnäytetyöni tutkimustuloksia työni esimerkkiaineistona toimineeseen Lapin kulttuuri kuvina -verkkosivuston kuva- ja kartta-aineistoon ja esitän mitä tulisi huomioida ennen aineiston siirtämistä kansalliseen tietokantaan. Opinnäytetyöni tärkein tulos on vesiputousmallia hyödyntävä kuusivaiheinen digitointiprosessin kuvaus. Malli on laadittu kuva- ja kartta-aineiston erityispiirteet huomioiden, mutta on erittäin käyttökelpoinen kaikissa digitointiprosesseissa. Yleisten kirjastojen olisi hyvä hahmottaa digitointiprosessinsa dokumentin digitoinnin jälkeenkin jatkuvina kokonaisuuksina.The commissioner of my thesis is the city library of Rovaniemi which is also the provincial library of Lapland. One of the main tasks of provincial libraries is to assemble local collections. “Lapin kulttuuri kuvina” website can be seen as a virtual local collection. The commissioner scans the digitizing work done in Lapland in a separate project called “Lapin kirjastojen digitointiselvitys”. The main aim of the project is to produce a digitizing policy and plan for Lapland’s public libraries. The aim of the thesis is to solve questions around digitizing work, scan Finnish operators in digitizing field, compile instructions that affect digitizing work and based on these draw up comprehensive instructions for digitizing processes of photos and maps. In public libraries digitizing is mostly done under projects and the materials are from local collections. Although public libraries do their digitizing projects with quality the digitizing field lacks cohesive outlook and principles. The main source of information in my thesis is “Digitointiselvitys yleisille kirjastoille” guide which presently contains the most extensive instructions for public libraries concerning digitizing work. Otherwise public libraries must follow the principles of National digital library and also follow the instructions of the target database. Public libraries are instructed to set their materials into Digi-palvelu. While digitizing photos and maps public libraries must produce and record descriptive, administrative and structural metadata of great quality. Among other things administrative metadata should bring forward the copyrights of the material, matters around privacy protection and materials rights of use. The findings will be reflected against the example material of the thesis, “Lapin kulttuuri kuvina” website and its photos and maps and present what should be taken under consideration before moving the material into a national database. The most important outcome of my thesis is the six steps model for digitizing processes which utilizes waterfall model. The model is drawn up considering the special features of photos and maps but it can be used in all digitizing processes. Public libraries should conceive their digitizing work as whole processes stretching beyond just digitizing a document