Tietojärjestelmä asiakastietojen sähköiseen kirjaamiseen

Kehittämistyön idea syntyi SoteYBoost- hankkeen projektipäällikön avulla. Hän kertoi sosiaalialan yksityisyrittäjästä, jolla oli tarve saada yrityksensä käyttöön sähköinen asiakastietojärjestelmä. Otimme yhteyttä yrittäjään ja aloitimme yhteistyön. Kehittämistyön aihe on hyvin ajankohtainen, koska muun muassa pääministeri Juha Sipilän hallituskauden yhtenä kärkihankkeena on sosiaali- ja terveydenhuollon digitalisaatioon kehittäminen ja edistäminen Suomessa. Kehittämistyön tavoitteena oli saada yrityksen tarpeisiin vastaava sähköinen asiakastietojen kirjaamisjärjestelmä, joka ottaa huomioon sosiaali- ja terveydenhuollon lait, säädökset sekä Kansallisen sosiaaliarkiston asettamat vaatimukset palveluntuottajan kirjaamiskäytännöille ja kirjaamisessa käytettäville asiakastietojärjestelmille. Lisäksi tavoitteena oli huomioida toimeksiantajan asettamat muut vaatimukset ja toiveet hankittavalle asiakastietojärjestelmälle. Tämän kehittämistyön tutkimusotteena noudatettiin konstruktiivista menetelmää. Kehittämistyön pääpaino oli 4V-mallin mukaisesti asiakastietojärjestelmän hankinnan suunnittelussa ja tietojärjestelmätoimittajien kilpailutuksessa. Toimeksiantajan tarpeet ja odotukset asiakastietojärjestelmälle selvitettiin palvelumuotoilun keinoin. Tämän jälkeen niitä tarkennettiin järjestelmävaatimuksiksi, joista voitiin muodostaa hankintasuunnitelma. Näiden hankittujen tietojen pohjalta, luotiin tarjouspyyntö, joka lähetettiin palveluntuottajille. Saadut tarjoukset eri asiakastietojärjestelmistä asetettiin vertailutaulukoihin, jotka esitettiin toimeksiantajalle. Saadut tarjoukset vastasivat toimeksiantajan tarpeita asiakastietojärjestelmästä, ja toimeksiantaja valitsee yritykselleen sopivimman tietojärjestelmän ja jatkaa neuvotteluja palveluntarjoajan kanssa. Näin ollen kehittämistyön tavoitteet saavutettiin. Osa kehittämistyön tiedoista on salassa pidettäviä, ja näin ollen kaikkia tietoja ei ole julkaistu raportissa. Sähköisen asiakastietojärjestelmän hankinta on monivaiheinen prosessi. Kehittämistyön teoriaa ja toimintamallia voi hyödyntää jokainen terveys- ja sosiaalialan yrittäjä, joka miettii omalle yritykselleen sähköisen asiakastietojärjestelmän hankintaa. Kehittämistyö toimii myös esimerkkinä siitä, kuinka moniammatillinen yhteistyö ylemmässä ammattikorkeakoulussa voi parhaimmillaan toimia. Aiheesta voi tehdä jatkotutkimuksen liittyen siihen, miten käyttöönotto ja ohjaus tietojärjestelmän hankinnassa toteutuvat.Master Thesis idea was received from SoteYBoost project manager, who told about the private entrepreneur, who had a practical need for Information System, i.e. CRM system. Collaboration was started with the entrepreneur. The subject of Master Thesis was very topical, because developing and advancing digitalization in field of social welfare and health care is one of the major targets for Prime Minister Juha Sipilä and his government. Main goal for Master Thesis was to develop and find CRM system, which corresponds with needs of the entrepreneur and the company. It was noticed that CRM system needs to take social welfare and health care laws into account and requirements set for KanSa (National, social archive used for information recording). Secondary goal for the Master Thesis was to take client requirements and wishes into account, when planning Information System purchase for the company. Master Thesis utilized 4V-model, where the focus was in preparation and selection. Client demands and expectations were investigated with Service Design, analysed and documented. After this, requirements were specified from the needs and purchasing plan was written. Request for quotation was sent to service providers. After the feedback, bids and provided CRM system information was collected to the comparison table and analysed. Bids, comparison table and analysis were introduced to entrepreneur in the final workshop. Received bids were equivalent with the entrepreneur needs for CRM system. Entrepreneur will make the final decision, select the most suitable Information System, and continue discussion with the chosen service provider. Thus, the objectives of Master Thesis were accomplished. Some of the information is secret and cannot be published with in this report. Purchasing of CRM system, i.e. Information System, is a versatile process. Any health care or social welfare entrepreneur, who is thinking about a new CRM system for the company, can utilize the theory of Master Thesis and the operational model. Additionally, Master Thesis is a good example about co-operation between the upper programmes in University of Applied Sciences. It is possible to do the research how well the commissioning and the control were realized in CRM system purchase