Digitalisering och effektivisering av inköpsprocesser för små- och medelstora företag.

Digitalisering är ett växande begrepp som principiellt innebär omvandling från manuellt till digitalt. Nu har även tillverkningsindustrin börjat angripa denna teknologiska utveckling för att förbättra organisationens processer vilket ska öka mervärdet till kunden. De flesta små- och medelstora företag (SMF) vet att de bör arbeta med att digitalisera deras verksamhet men de vet inte var de ska börja eller vad det är som ska göras. SMF har vanligtvis också begränsat med resurser både materiella och personella samt att dessa företag är flexibla vilket gör att de kan hantera speciella situationer effektivt. Att bruka ett processorienterat arbetssätt är viktigt för företag om de ska åstadkomma högre kundnöjdhet och lönsamhet. Inköp är en betydelsefull process eftersom de största utgifterna i ett företag vanligtvis är inköpta varor och tjänster, därför är det viktigt att utveckla dessa om SMFs vinst samt konkurrenskraftighet skall öka. I många fall ses dock inköpsprocessen enbart som en stödroll och potentialen i inköp används inte. Det finns fler fördelar än det prismässiga genom att utveckla sitt inköp, exempelvis kvalitet, minskad tid till kund eller minskad miljöpåverkan, men hur kan då digitalisering hjälpa till för att åstadkomma dessa. Av denna anledning har vi valt att undersöka hur inköpsprocesser kan effektiviseras med hjälp av digitala verktyg samt hur flexibiliteten påverkas ifall digitala verktyg används. För att lösa problemet har ett kvalitativt angreppssätt använts där studien har utförts på ett fallföretag som ligger beläget i Gävle. På detta fallföretag har empirisk data samlats in genom av observationer och intervjuer vilket senare sammanställdes i kartläggningar av deras inköpsprocesser. Med hjälp av tidigare forskning och våra egna kunskaper har vi analyserat kartläggningarna för att eftersträva förbättringar till fallföretaget och SMF överlag. Resultatet från kartläggningarna tyder på att det finns en viss differens hur personalen på fallföretaget köper in produkter. Detta beror till stor del av vilken produkt som skall anskaffas, där många av personalens erfarenhet är avgörande. Det uppmärksammades även att de anställda vet att de bör använda sig av digitala verktyg mer men de har ingen aning om var och hur de ska påbörja sin digitala resa, vilket andra studier också har visat. Slutsatsen vi drar av denna studie är att vid användning av digitala verktyg kan det bli en tidsbesparing framför allt i det administrativa arbetet. SMF behöver mer kompetens och utbildning om de ska kunna utnyttja digitaliseringens fulla potential. Att digitalisera sina inköpsprocesser såg vi inte hade en direkt påverkan på flexibiliteten gentemot kunderna.Digitalization is a growing concept that principally means transforming from manual to digital. Now has the industrial sector also started to attack this technological development to improve the organizational processes which should increase the costumer value. Most small and medium-sized enterprises (SME) knows that they should work with digitalizing their business but they do not know where to begin or what to do. Usually SME has a limited amount of resources that are both material and personnel and these types of companies are flexible which enables them to effectively handle specific situations. To use a process oriented way of working is important for companies if they are going to accomplish an increase in costumer value and profitability. Purchasing is a meaningful process because the biggest expenses in a company are usually purchased goods and services, therefore it is important to develop these to increase SMEs profit and competitive advantage. In many cases is the purchasing process often seen as a support role and the potential is not used. There are more advantages than the price paid through developing purchasing, e.g. quality, decrease in time to customer or reduction on the environmental effects, but how can digitalization help to accomplish this. For this specific reason we chose to investigate on how purchasing processes can be more effective by using the digital tools and also how flexibility is affected with the use of digital tools. To solve the problem has a qualitative approach been used where the study has been conducted on a case company located in Gävle. On this case company has empirical data been collected through observations and interviews, which were later compiled in mapping of their purchasing process. With the help of previous research and our own knowledge, we have analyzed the mapping to seek improvements to the case company and SME in general. The result from the mapping implies that there is a difference on how the staff at the case company is purchasing their products. This depends on which product they are going to purchase, where many of the staffs experience is crucial. It was also noted that the employees know that they should use digital tools more, but they have no idea where and how to begin their digital journey, as other studies also have shown. The conclusion we draw from this study is that using digital tools can save time, especially in the administrative work. SMEs need more qualifications and education to take advantage of the full potential of digitization. To digitize their purchasing processes did not have a direct impact on the flexibility towards customers according to us