Särredovisning av kostnader i kommunal verksamhet : Rapport från sju kommuner med erfarenhet av att rapportera om kostnader för olika kalkylobjekt

Den här rapporten handlar om särredovisning av kostnader i sju svenska kommuner. En rad olika aktörer kan vara intresserade av en verksamhets kostnader, bland annat Konkurrensverket för att avgöra om en organisation gör sig skyldig till över- eller underprissättning. Även myndigheter som Statistiska centralbyrån (SCB), kommunpolitiker och tjänstemän samt media ställer frågor om kostnaden för specifika kalkylobjekt (till exempel processer, brukarkategorier eller produkter). Ofta gäller det något som inte följs upp rutinmässigt. Hur besvaras sådana frågor? Vi har undersökt detta genom en explorativ studie i sju svenska kommuner. Fokus i rapporten ligger på kostnadssammanställningar som görs i tillägg till bokföringens löpande uppföljning. Sådan särredovisning kan både göras ad hoc (för att besvara en unik fråga) och löpande. Studiens syfte är att beskriva hur sju svenska kommuner med stor erfarenhet av uppföljning och analys, hanterar frågor om kostnader för kalkylobjekt som inte redan är föremål för löpande särredovisning samt identifiera resurser och kompetenser som krävs för att lyckas med detta. Vi avgränsar oss alltså till ett antal ”goda exempel”, snarare än att ge en representativ bild av särredovisning i svenska kommuner. Vi fokuserar produktionen av kostnadsinformationen och analyserar inte konsekvenserna av att använda den. Kostnader särredovisas av olika anledningar. För att öka förståelsen av detta beskrivs tre situationer då kostnader för specifika kalkylobjekt efterfrågas: frågor internt från politiker och tjänstemän, frågor externt från myndigheter och andra granskande aktörer samt frågor från medborgare eller massmedia. Dessutom beskriver vi fem viktiga vägval som påverkar vilken precision som kan uppnås i särredovisningen. Dessa är hämtade från en tidigare rapport för Konkurrensverket (Olve och Petri, 2014), och handlar om hur kalkylobjekt definieras, hur data samlas in, vilket urval av kostnader som görs och hur samkostnader fördelas, samt hur kostnadsinformationen används. Resultaten visar att kommunerna kan göra avancerade kostnadskalkyler, men att sådana analyser är förknippade med resursanvändning bland såväl ekonomer som verksamhetspersonal. Om kostnadsinformationen inte är till nytta internt, kan det vara svårt att mobilisera intresse för att upprätta kalkylerna (i konkurrens med annan uppföljning som också efterfrågas). För kalkylobjekt som motsvarar konton i bokföringen, organisatoriska enheter eller leverantörer, kan fackekonomerna själva ta fram kostnadsinformation med hög precision. Men för mer verksamhetsnära kalkylobjekt (som produkter, processer och brukare) krävs ofta engagemang även från experter i verksamheten. Kostnadsinformationen som används internt ligger ofta till grund för styrningen och fokuserar därför ”påverkbara” kostnader snarare än full självkostnad. Utvecklingen mot större inslag av marknadslogik (så kallad New Public Management/NPM) har också påverkat uppföljningen. Gradvis har politikens och beställarnas fokus flyttats från kostnader i verksamheten, till det pris som betalas för den upphandlade verksamheten – oavsett om den levereras av en extern leverantör eller av den interna utförarorganisationen