Developing and implementation of an acute stroke dashboard to meet reporting requirements for status as a tertiary care stroke center

Background: Best-practice guidelines for acute stroke recommend a care pathway, despite limited evidence of impact on functional outcomes. Existing pathways lack elements directly targeting improvement in function; this content might better orient care towards functional outcomes. Objective: The aim was to develop and test the feasibility and impact of a patient-centered Acute Stroke Dashboard to track the functional recovery indicators of patients post-stroke. Methods: Three Knowledge Translation (KT) theories were used to inform development of the Dashboard. The methods involved a gap analysis of documentation practices for 240 historical patients. A model was built reflecting current and new outcome-focused content, tested prospectively on 25 patients. An electronic version was developed iteratively, implemented and tested prospectively. Results: For Phase A, documentation over three time periods, revealed consistent documentation of only three functional areas: bladder control, swallowing, and ability to eat independently. Capacity for independent mobility and activities of daily living were rarely documented except for walking capacity when the Stroke Unit was operational which increased from 18% to 59%. For Phase B, the content for the Dashboard was established from information discussed at weekly Stroke Rounds, the items were worded, and ordering and response options selected. Algorithms were created to calculate total scores from the functional recovery indicators. Twelve iterations were carried out over 3 months. For Phase C, during the deployment of the paper-based Dashboard, it was evident that this format could not be adopted by the Stroke Team as it was inflexible and resided on the medical chart duplicating existing required reporting. The Research Team had to complete almost all content. An electronic APP version was developed on mobile devices distributed to each of the nursing stations. The research team facilitated transfer of the electronic charting to the clinical team. For Step D, the APP version deployed by the Stroke Unit staff. Two Nurse Champions self-identified and took on the daily use of the APP Dashboard during daily huddles. Over a 6 month period, 20 iterations of the Dashboard occurred to cover emerging needs. Data from 117 patients revealed that nursing content, some 50 data fields, were completed in more than 90% of patients. Content for other team members was less often completed: PT (10 fields) range of completion ~23%; OT/SLP range 5% to 13%. Conclusions: This Dashboard provided better systematic data on function than routine charting. The Knowledge Translation process was effective to engage Nursing Managers and assistant Nurse Managers in the process of creating a viable electronic charting system to meet the requirements set out by the Ministry of Health in Quebec for designation as a Tertiary Stroke Center.Contexte: Les directives de meilleures pratiques pour l'AVC aigu recommandent un parcours de soins, en dépit des preuves limitées de l'impact sur les indicateurs de la fonction. Les parcours de soins existants manquent d'éléments visant directement l'amélioration de la fonction; ces éléments pourraient mieux orienter les soins vers des résultats fonctionnels. Objectif: L'objectif était de développer et de tester la faisabilité et l'impact d'un tableau de bord, centré sur le patient, suite à un AVC en phase aigue pour suivre les indicateurs de récupération fonctionnelle des patients post-AVC. Méthodes : Trois théories du transfert des connaissances ont été utilisées pour informer l'élaboration du tableau de bord. Les méthodes ont consisté d'une analyse des lacunes des pratiques de documentation pour 240 patients historiques. Un modèle a été construit reflétant le contenu axé sur les résultats actuels et nouveaux, testé de façon prospective sur 25 patients. Une version électronique a été développée de manière itérative, mise en œuvre et testée de manière prospective. Résultats :Pour l'étape A, la documentation collectée sur trois périodes de temps révèle une documentation cohérente pour seulement trois domaines fonctionnels : le contrôle de la vessie, la déglutition et la capacité de manger indépendamment. La capacité indépendante de mobilité et les activités de la vie quotidienne étaient rarement documentées, à l'exception de la capacité à marcher lorsque l'unité des soins suite à un AVC était en opération, ce qui augmente de 18% à 59%. Pour l'étape B, le contenu du tableau de bord a été établi à partir de l'information discutée lors des rencontres hebdomadaires avec l'unité des AVC. Les items ont été rédigés, classés et les choix de réponses sélectionnés. Des algorithmes ont été créés afin de calculer les scores totaux des indicateurs de récupération fonctionnelle. Douze itérations ont été effectuées sur une période de 3 mois. Pour l'étape C, pendant le déploiement de la phase papier du tableau de bord, il était clair que ce format ne serait pas adopté par l'équipe, car il était inflexible et restait sur le dossier médical, dupliquant les rapports déjà requis. L'équipe de recherche a dû terminer la quasi-totalité du contenu. Une version électronique via une application a dû être développée sur des appareils mobiles distribués à chaque station d'infirmières. L'équipe de recherche a facilité la transition vers les dossiers électroniques auprès de l'équipe clinique. Pour l'étape D, l'application électronique a été déployée par le personnel de l'unité de soins suite à un AVC. Deux infirmières se sont portées volontaires afin de prendre en charge l'utilisation quotidienne du tableau de bord. Sur une période de 6 mois, 20 itérations du tableau de bord se sont produites pour combler les besoins émergents. Les données de 117 patients ont révélé que le contenu infirmier, environ 50 champs de données, a été complété auprès de plus de 90% des patients. Le contenu des autres membres de l'équipe était moins fréquemment complété : physiothérapeutes (10 champs) ont complété ~ 23%; ergothérapeutes et orthophonistes varient entre 5% et 13%.Conclusion :Ce tableau de bord a procuré de meilleures données systématiques sur la fonction que la tenue de dossier habituelle. Le processus de transmission des connaissances a été efficace pour engager les infirmières en chef et leurs assistantes dans le processus de créer un système de tenu de dossier électronique rencontrant les exigences énoncées par le Ministère de la santé du Québec pour les centres tertiaires suite à un AVC