The impact of management accounting on construction project productivity

The construction industry in Sweden has long been important both for the national economy and the community as a whole. The industry is very sensitive to economic fluctuations. In a downturn, it is important to limit increases in costs, but this also applies during a period of prosperity. Costs can be reduced by increasing productivity on site. Yet, research shows that it is unusual to measure productivity in construction. It is more common to measure variations against the project budget in order to maintain control over the project and its costs. When the actual costs are compared to the budget, it does not only show how much money there is left but also the estimated final cost of the project. This means that the project budget is one of the most important control tools in the construction industry. The main purpose of this thesis is to contribute to the development of theory within the area of the design and use of management accounting and its impact on construction productivity. The research was based on three studies. The first was a literature review which forms the theoretical framework. The second study was a web-based questionnaire survey which was sent to 150 construction site managers in Sweden with the objective of finding out if and how management accounting was used on their construction projects. 49 percent completed and returned the questionnaire. The third study included an interview-based survey. In this study, there were 10 recently finished construction projects. The financial data from each project were examined and then the site manager from each project was interviewed. The purpose was to find out if they had experience of working with management accounting in their projects and, if so, to see if there were any correlation between their management accounting and productivity on the project. A detailed plan in the early stages can form the basis for achieving the project's goals as well as utilizing resources in an optimal way. The findings show that site managers spend a lot of time in planning and follow up actions; however, the lack of human resources in the project organization means there is not enough time to deal with all necessary matters. In this research project, the focus has been on formal management accounting control tools such as budgeting and estimating. Even though these tools are important, the findings from the studies show that other factors are important for increasing construction productivity and improving overall financial results.Byggsektorn i Sverige har under lång tid varit betydelsefull både för samhällsekonomin och för samhället i stort eftersom sektorn sysselsätter ett stort antal personer och svarar för en stor del av Sveriges bruttonationalprodukt, BNP. Byggbranschen är dock mycket konjunkturkänslig. Likaväl som vid lågkonjunktur är det vid högkonjunktur viktigt att kunna begränsa kostnadsökningarna på byggprojekten. Ett sätt att arbeta för att sänka kostnaderna är att öka produktiviteten ute på byggarbetsplatserna. Forskning visar dock att det inte är så vanligt att mäta produktiviteten på byggprojekt. För att ha kontroll över projekten och deras ekonomi mäts istället avvikelser mot projektbudgeten. Regelbundna avstämningar av de verkliga kostnaderna mot projektets budget visar inte bara vilka pengar som finns kvar i projektet utan även vilken slutkostnad projektet väntas få. Det medför att projektets budget är ett av de viktigaste styrverktygen som byggbranschen har. Det övergripande syftet med studien är att bidra till den teoretiska utvecklingen inom området för utformning och användning av ekonomistyrning och dess påverkan på produktivitet i byggprojekt. Forskningsprojektet har baserats på tre studier. Inledningsvis utfördes en litteraturstudie som utgjorde den teoretiska basen. Den andra studien som gjordes var en enkätstudie där en webbaserad enkät skickades ut till 150 platschefer runt om i Sverige med syfte att undersöka om och i vilken omfattning ekonomisk styrning används. Svarsfrekvensen blev 49 %. Den tredje studien omfattade en intervjustudie där 10 avslutade byggprojekt studerades och de ansvariga platscheferna för respektive projekt intervjuades. Syftet var att dels ta reda på om och hur de arbetat med ekonomisk styrning i sina projekt och dels undersöka om det finns någon koppling mellan ekonomistyrning och produktivitet på byggprojekt. En noggrann planering i tidigt skede ligger till grund för att nå de uppsatta målen och bidrar till att kunna utnyttja resurserna optimalt. Resultatet visar att platschefer ägnar mycket tid till planering och uppföljning av sina projekt, men att tiden ofta inte räcker till på grund av att det inte finns tillräckligt med resurser. I det här forskningsprojektet har fokus legat på formella ekonomistyrningsverktyg såsom budget och kalkyler. Studiens resultat pekar dock på att ytterligare faktorer spelar in för att kunna öka produktiviteten på projekten och få bättre resultat.Godkänd; 2009; 20091022 (annkar); LICENTIATSEMINARIUM Ämnesområde: Produktionsledning / Construction Management Examinator: Professor Thomas Olofsson, Luleå tekniska universitet Tid: Fredag den 20 november 2009 kl 10.00 Plats: F 1031, Luleå tekniska universite