Agil projektledning i projekteringen – Byggprojekts möjligheter att tillämpa agila metoder

The construction industry has a clear process it follows therefore the working method within it also has become rigid. Through long time the stage-gate model has been used by the project management. Construction projects are often complex, have long stages and long decisions routes. When a stage is completed questions have been raised and lead to that change is needed to be made before moving on to next stage. This takes time, costs more than calculated and the function gets compromised. The purpose with this thesis is to investigate if the current project management approach can be performed more efficiently by applying agile project management to the design stage. This thesis is performed with a qualitative research approach. It started with a thoroughly literature review of relevant topics such as agile project management, the construction process and change management. When a solid base of knowledge was gathered about the research area an interview study was conducted and a survey was sent out. The findings are a result from the interview study and the survey. The interview questions and findings are divided into four focus areas of agile project management which are project planning, meeting structure, group collaboration and communication. The discussion connects the literature with the information from the interviews and the discussion is presented with the reflections from the authors. The conclusions present the answers on the research questions. The final chapter about further research is presenting perspectives that have not been answered in this thesis. The thesis concludes that project management methods within construction projects are not as rigid as it is described in the literature. The lack of knowledge and awareness of other working methods creates a culture of "this is how it always has been done" within the four focus areas of agile project management. All of the reference projects were time pressured and it was in those situations where ii most tendencies to adjust management method was shown. The studied projects had fixed meeting structures and when emergency occurred, extra meetings were held. The project management teams had good collaboration due to that they were co-located and not too big groups. The co-location also facilitated the communication which was compared to team members that were not co-located and struggled with the communication. The communication generally worked well vertically and was struggling horizontally. Agile project management cannot be achieved to 100% and it is difficult to apply all of its characteristics on the construction industry since it was developed from the software industry which has other traits than construction. On the other hand, agile project management is a mindset of continuously improvement and flexibility of the used working methods which can be used by the construction industry. The construction industry has to follow some specific processes such as applying for building permits and is affected by political decisions. Therefore the current project management methods are restricted to follow certain frameworks. The framework is hard to change though it leaves space for changed methods and attitudes within the framework and the design stage. All types of construction projects can use the agile mindset and it is important that the whole organization relates to the agile mindset to achieve greatest outcome. Steps towards agile can be done in current projects by emphasis more on reconciliations and let the projects progression decide the meeting structure.Byggprocessen är en väletablerad process inom byggindustrin som byggprojekt genomgår. Genom de tydliga och historiska riktlinjerna som processen följer har byggindustrin fått anseendet att vara stel och konservativ. För att hantera byggprocessen har projektledningen följt Stage-gate modellen med tydliga delmål och beslutsgrindar. Byggprojekt är ofta komplicerade och stora vilket leder till långa beslutsvägar. När ett projekt når en grind vid ett avslut av ett delmål uppstår ofta frågor som leder till förändringar av delmålet. För att behandla förändringarna så behöver processen genomgå ett omtag, att göra om delmålet innan processen kan gå vidare till nästa delmål. Omtagen tar tid, kostar pengar och det kompromissas med funktionen. Denna uppsats har som mål att undersöka om den aktuella projektledningsmetoden kan effektiviseras genom att introducera agil projektledning i projekteringen. Uppsatsen genomförs med en kvalitativ metod. Det första steget är att finna relevant litteratur om berörda ämnen som agil projektledning, byggprocessen och förändringsledning. Med fördjupad kunskap och förståelse inom ämnena genomfördes en intervjustudie och en enkät sändes ut. Resultaten identifierades från intervjuerna och svaren från enkäten. Intervjufrågorna och resultatet är uppdelat i fyra olika agila kategorier som anses gå att applicera på byggindustrin. Kategorierna är projektplanering, mötesstruktur, gruppsamarbete och kommunikation. Resultatet följs utav diskussionen som binder samman litteraturen med resultatet och författarnas reflektioner. Därefter presenteras slutsatsen och avslutningsvis rekommenderas frågeställningar till fortsatta undersökningar. Projektledningsmetoderna som används inom byggprojekt upplevdes inte lika stela som litteraturen beskriver dock fanns det lite kunskap och medvetenhet om andra typer av projektledningsmetoder. Avsaknaden är en bidragande faktor till att den upplevda kulturen anses vara konservativ. Inom de fyra kategorierna fanns det möjligheter till att arbeta mer agilt. När projekten är tidspressade visades mest benägenhet på att förändra projektledningsmetoden. Detta kunde ses tydligt på mötesstrukturen i projekten där den var fast ifrån början men blev mer rörlig då kritiska situationer uppstod. Gruppsamarbetet fungerade bra inom projektledningen för att de var samlokaliserade och inte för stora grupper. Detta underlättade även för en fungerande kommunikation då det märktes att de som inte var samlokaliserade hade svårigheter med kommunikationen. De horisontella kommunikationsvägarna hade generellt sett svårare att fungera än de vertikala kommunikationsvägarna. Eftersom agilt inte är en standard utan är ett arbetssätt som alltid strävar efter att förbättras är det svårt att uppnå ett 100 % agilt arbetssätt. Inom byggindustrin finns vissa ramverk som ska följas vilket gör att projektledningen begränsas. Med fasta ramverk finns lite utrymme för förändring men det finns möjlighet till att förändra processen och tankesättet inom ramverket. Alla typer av byggprojekt kan därför anamma delar av agil projektledning och för att uppnå största möjliga effekt gäller det att hela organisationen är engagerad. Andra enkla steg för att arbeta mer agilt inom projektledningen är att lägga mer vikt vid avstämningsmöten och låta projektets utveckling bestämma mötesstrukturen