Taloushallinnon toimintojen kehittäminen : ulkoistamistarpeen kartoitus Siirtolaisuusinstituutissa

Opinnäytetyön tavoitteena on selvittää miten toimeksiantaja voisi tehostaa taloushallintoaan sen perustehtävien osalta ulkoistamisen ja sähköisen taloushallinnon avulla. Toimeksiantajan strategiaan on kirjattu tavoite kohdentaa voimavaroja ydintoimintoihin. Työn teoriaosassa käsitellään kahta teemaa: ulkoistusta ja sähköistä taloushallintoa. Ulkoistamisen osalta käsitellään ulkoistamisen syitä ja tavoitteita, ulkoistamisprosessia ja taloushallintoa ulkoistuskohteena. Sähköisen taloushallinnon kappaleessa käsitellään sähköisen ja digitaalisen taloushallinnon käsitteellistä eroa, sähköisen taloushallinnon kehittämistä ja taloushallinnon osatoimintoja sähköisinä. Työn teoriapohja on saatu aiheita käsittelevästä kirjallisuudesta, julkaisuista ja artikkeleista. Työ on tehty käyttäen kvalitatiivista menetelmää. Empiirisessä osassa aihetta käsitellään toimeksiantajan näkökulmasta; miten työt on järjestetty tällä hetkellä ja miten niitä voisi kehittää ulkoistamisen ja sähköisen taloushallinnon avulla. Tiedot on saatu toimeksiantajan julkisista dokumenteista, verkkosivuilta sekä toimeksiantajan taloushallinnon tehtäviä hoitavalta taloushallinnon assistentilta. Ulkoistamisella tarkoitetaan toimintaa jossa osa tai kaikki tietyistä toiminnoista siirretään palveluntarjoajalle. Taloushallinnon laajamittaisempi ulkoistaminen on alkanut Suomessa 2000-luvulla. Yleisimmin taloushallinnosta ulkoistetaan osatoimintoja kuten kirjanpito tai palkkahallinto. Vuosituhannen vaihteessa verkkolaskutuksen uskottiin mahdollistavan nopean sähköistymisen ja digitalisoitumisen. Odotettua hitaammasta kehityksestä huolimatta uudet käytännöt ovat koko ajan tasaisesti kasvaneet ja halukkuus käyttää pilvipalveluita on kasvanut 2010-luvulla. Sähköinen ja digitaalinen taloushallinto ovat molemmat prosesseja, joissa digitaalisessa muodossa olevan taloushallinnon materiaalin avulla pyritään poistamaan päällekkäiset käsittelykerrat. Johtopäätöksenä voidaan todeta, että toimeksiantajan strategiaan kirjattu tavoite keskittää toimintaa ydintoimintoihin antaa perustellusti aiheen taloushallinnollisten perustöiden ulkoistamiselle. Tällöin vapautuvia resursseja pystyttäisiin kohdentamaan paremmin organisaation erityis-osaamista vaativiin ydintoimintoihin. Kirjanpidon ulkoistamisella saavutettaisiin teknologiaetu, kun palveluntarjoajan käyttämät sähköiset palvelut saataisiin käyttöön. Käytettävä ohjelmisto voitaisiin vaihtaa tilitoimiston tarjoamaan selainpohjaiseen sovellukseen. Tämä lisäisi työn joustavuutta ja taloushallinnon ajantasaisuutta.The aim of the thesis is to determine how the client could streamline its basic financial management tasks through outsourcing and usage of electronic financial management tools. The goal to target organizations resources to the core functions has been outlined in client’s strategy. The theoretical section examines two themes: outsourcing and electronic financial management. The outsourcing section covers the causes and objectives of outsourcing, outsourcing process and financial management as a subject of outsourcing. The electronic financial management section covers the conceptual difference between the electronic and the digital financial management, the development of electronic financial management and financial management sub-functions. The theoretical base is obtained from literature, publications and articles. The thesis has been written using the qualitative method. In the empirical section the themes has been examined from the client’s perspective; How the work is organized at the moment and how it could be developed through outsourcing and an usage of electronic financial tools. Information has been obtained from the client’s public documents and website and from a client’s personnel. The outsourcing refers to the operation in which some or all functions are transferred to service providers. In Finland, the outsourcing of financial management has started on a larger scale in the 2000s. Outsourcing is most commonly executed by outsourcing some of the sub-functions such as accounting or pay management. In the beginning of the millennium e-invoicing was believed to enable the rapid electrification and digitalization. The new practices have become more common and willingness to use cloud services has increased in the 2010s, even though the development has been slower than was expected. The electronic and digital financial management are both processes in which the material is utilized in a digital form to avoid the over-lapping of financial procedures. In conclusion, the client´s aim to focus operations on core functions as outlined in its strategy provides a sound reasoning for the outsourcing of the basic financial management tasks. Thus, all the freeing resources could be directed to more specific functions. With the outsourcing of accounting a technological advantage would be achieved as the electronic services of the service provider could be implemented. The existing software could be replaced with the browser-based tools supplied by the service provider. This would increase work flexibility and financial management’s real-time information accessibility