Päivärahakäytännöt kansainvälisessä yrityksessä : Case Yritys X

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, miten kohdeyrityksen tytäryhtiöt korvaavat työntekijöilleen työmatkustamisesta aiheutuneet elinkustannusten lisäykset ja mihin nämä käytännöt perustuvat. Kohdeyrityksen pitkän tähtäimen tavoitteena on kehittää matkakustannusten kirjanpitoprosessia harmonisoimalla erilaisia käytäntöjä. Käytäntöjen yhtenäistäminen helpottaisi kustannusten seurantaa ja kontrollointia sekä lisäisi työntekijöiden välistä tasa-arvoa. Opinnäytetyön teoriaosuus muodostuu kahdesta pääluvusta. Ensimmäisessä teorialuvussa pyritään luomaan kattava kuva liikematkustamisesta ja siitä aiheutuvista kustannuksista sekä selvittämään miten verotus ja laki vaikuttavat päivärahakäytäntöihin Suomessa. Toisessa teorialuvussa tutkitaan liikematkustamista yrityksen näkökulmasta ja kerrotaan millaisia sääntöjä yritykset voivat asettaa matkustamiselle, millaisia liikematkustamisen muotoja on sekä vaihtoehtoja matkustamiselle. Tutkimuksen neljännessä luvussa esitellään tutkimusteoreettiset valinnat. Tutkimusstrategiaksi valittiin kehittämistutkimus, joka toteutettiin kvalitatiivisen tutkimusotteen keinoin. Aineistonkeruumenetelminä käytettiin teemahaastattelua ja puolistrukturoitua sähköpostihaastattelua. Tämän opinnäytetyön keskeisimmät havainnot liittyvät teemahaastatteluista saatuihin tuloksiin. Tutkimuksen perusteella suurimmat eroavaisuudet käytäntöjen välillä liittyvät ruokakustannusten korvaamistapaan. Tytäryhtiöistä riippuen ruokakustannukset voidaan korvata joko päivärahalla tai maksutositteita vastaan. Maksutositteita vastaan korvaaminen aiheuttaa kirjanpitäjille päivärahoja enemmän haasteita. Lisäksi huomattiin, että sääntömuutokset aiheuttavat usein muutosvastarintaa. Tutkimuksesta selvisi, että käytäntöjen yhtenäistämiselle on tarvetta. Tutkimuksen perusteella yhtenäistämisen mahdollisuutta kannattaa selvittää lisää. Eri maiden käytännöt eivät välttämättä ole täysin lainsäädännön ja verottajan sanelemia, joten käytäntöjen yhtenäistäminen voisi olla mahdollista.The goal of this thesis was to find out how the subsidiaries of the target company compensate the costs caused to their employees by business trips and what these policies are based on. Developing the travel expense handling process by standardizing the different policies is a long-term goal of the target company. Standardizing would not only ease the monitoring and controlling of travel expenses, but it would also improve equality between employees. The theoretical section of this thesis consists of two main chapters. The first main chapter includes the definition of business travel and the costs caused by travelling. The first chapter also introduces how taxation and the law affect daily allowance policies in Finland. The second main chapter examines business travel from the perspective of companies. This chapter defines the rules companies may set to business travelling, the forms of business travel, and the options for business travel. The fourth chapter introduces the theoretical research choices. Design research was chosen as a research strategy and it was implemented as a qualitative research method. Research material was gathered through thematic interviews and semistructured e-mail interviews. The essential observations were collected through thematic interviews. Based on this research the biggest differences between the practices are in the compensation methods of meal expenses. Depending on the subsidiary meal expenses can be compensated either with daily allowance or with receipts. Compensating with receipts causes more challenges to accountants than the daily allowance. It was also noticed that employees often resist changes in the rules. It was found that there is a demand for standardizing. Based on this research the possibility of standardizing should be looked into in further detail. The practices in the different countries may not be completely dictated by law or taxation, so the standardizing of the practices could be possible