Kokonaisvaltaisen riskienhallinnan käyttöönotto- ja toteutusvaihtoehtoja pienille sekä keskisuurille kunnille

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tuottaa pienille ja keskisuurille kunnille käytännön toimintavaihtoehtoja ja –malleja, joilla kunnat voivat ottaa käyttöön ja toteuttaa kokonaisvaltaista riskienhallintaa toiminnassaan. Tutkimuksen lähestymistavaksi valikoitui konstruktiivinen tutkimus, jonka tulosten soveltuvuutta käytäntöön arvioi Pudasjärven kaupungin johtoryhmä. Arviointi toteutettiin ryhmähaastatteluna ja se tuotti kehitettyjen mallien lisäksi muutamia uusia käytännön sovelluksia. Kokonaisvaltaisen riskienhallintaa lähestyttiin Ilmosen, Kallion, Koskisen ja Rajamäen (2010, 77-82) käyttöönottoprosessin mukaisesti, jonka vaiheita ovat tavoitetilan määrittely, organisaatiotasosta ja osallistujista päättäminen, aikataulutus ja kytkeytyminen suunnitteluprosessiin, työskentelyn vaiheistaminen sekä kytkentä keskeisiin johtamisen prosesseihin. Jokaiseen prosessin vaiheeseen tuotettiin tutkimuksessa useita vaihtoehtoja, joiden toteutuskelpoisuutta arviointiryhmä arvioi. Arviointiryhmänä toiminut johtoryhmä löysi vaihtoehdoista itselleen toteutuskelpoiset mallit. Kokonaisvaltaisen riskienhallinnan tavoitteeksi he asettivat riskienhallinnan tulosten soveltamisen päätöksenteossa ja tulevaisuuden suunnittelussa. Riskienhallinnan koordinoivaksi ryhmäksi valikoitui johtoryhmä asemansa vuoksi vahvennettuna muutamalla sisäisellä asiantuntijalla. Riskienhallinnan tulee kattaa koko kuntakonserni sekä keskeisiin riskeihin liittyvät toimittajat. Riskienhallinnan aikataulu kytkeytyy Suomen Kuntaliiton suosituksen mukaisiin aikatauluihin, eli raportointi toteutetaan osavuosikatsauksissa ja toimintakertomuksissa. Riskienkartoitus ja arviointi toteutetaan kerran vuodessa talousarvion valmistelun yhteydessä. Tämän lisäksi johtoryhmä seuraa riskien tilannetta neljännesvuosittain ja kerran vuodessa laatii itsearvioinnin riskienhallinnan toteutumisesta. Kokonaisvaltaisen riskienhallinnan prosessin vaiheiksi valikoituivat riskien kartoitus ja analyysi, yhteisen näkemyksen muodostaminen keskeisistä riskeistä, toimenpiteiden laatiminen keskeisimmille riskeille, raportointi ja seuranta sekä itsearviointi ja kehittäminen. Riskienhallinnan liittämisestä päätöksentekoprosessiin sekä strategiseen suunnitteluun arviointiryhmä totesi, että kokonaisvaltaisuus toteutuu parhaiten siten, että riskienhallinta on osa johtamista ja toimintaa näiden prosessien taustalla eikä siitä tehdä erillistä toimintoa kyseisiin prosesseihin.The aim of this thesis is to produce alternative ways to implement risk management in small and medium –sized municipalities. The thesis applies a constructive research approach involving evaluation of results. The evaluation was conducted as a group interview for the management team of the Town of Pudasjärvi and it produced some further implementation of risk management procedures. Risk management was approached through the process of risk management implementation by Ilmonen, Kallio, Koskinen and Rajamäki (2010, 77-82). Process phases are defining the target, deciding of organization levels and other participants, defining timetables and linkage to planning procedures, phasing risk management procedures and defining linkages to common management processes. 3-5 variations on how to implement risk management were developed for every phase of the risk management implementation process. The task of the evaluation group was to estimate how well these variations are compatible with real-life municipality work. The management team as evaluation group found suitable variations for themselves as follows. The target of risk management was set to implementing the results of risk management in decision-making and future-planning. The management team with a few internal experts was established as a coordinating group of risk management due to their leading position in the organization. Risk management covers not only the municipality concern but also the suppliers linked to crucial risks. The timetable of risk management is similar to the guidelines of the Association of Finnish Local and Regional Authorities. According to these recommendations the reporting of risk management is performed in quarterly and annual reports. The identification and assessment of risks is executed at the same time as preparing the budget. Furthermore, the management team monitors risks quarterly and carries out self-assessment procedures once a year. The process of risk management is formed from the identification and analysis of risks, forming mutual understanding of crucial risks, controlling, reporting and monitoring risks as well as self-assessment procedures and continuous improvement. Lastly the evaluation group stated that risk management procedures are best implemented in decision-making and strategic planning, if risk management is part of every-day management and not a separate phase of those processes