Palkanlaskennan työohjeprojektin käynnistäminen : Lassila & Tikanoja Oyj

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tavoitteena oli käynnistää Lassila & Tikanoja Oyj:n palkanlaskennan työohjeiden kokoaminen. Opinnäytetyön tarkoituksena oli tehdä suunnitelma siitä, miten yritys lähtisi keräämään palkanlaskennan työohjeita ja mihin työkaluun työohjeet kerättäisiin. Lisäksi opinnäytetyön tarkoituksena oli luoda valmis työohje uuden työsuhteen perustamisesta ja päättyneen työsuhteen uudelleen aktivoimisesta palkanlaskennan järjestelmiin. Työohjeiden tarve oli Lassila & Tikanoja Oyj:n palkkahallinnossa suuri, koska yrityksellä ei ollut yleisiä palkanlaskennan työohjeita. Työohjeita oli aikaisemmin kerätty sekalaisesti palkanlaskennan työtilaan, OneNote-sovellukseen ja omiin tiedostoihin. Lisäksi yritykseen oli tulossa kesän 2016 aikana ServiceNow-palvelunhallintajärjestelmä, jonka ominaisuuksiin kuuluu ratkaisutietokanta. Suunnitelma ja yksittäisen työohjeen sisältö syntyi kirjallisen teorian, havaintojen ja haastatteluiden pohjalta. Opinnäytetyön viitekehyksessä käsiteltiin palkanlaskentaa, palkanlaskijan työtehtäviä, palkanlaskentaan vaikuttavia lakeja ja työehtosopimuksia sekä työohjetta. Työn lopputuloksen syntyi suunnitelma työohjeiden kokoamisesta. Palkkahallinnon työohjeiden työkaluksi valittiin uusi ratkaisutietokanta, johon työohjeet linkitetään tiimin työtilan kansiosta. Työohjeiden aiheista tehtiin runko, jonka rakenteeseen lisättiin opinnäytetyössä syntyneet työohjeet. Opinnäytetyön pohjalta yrityksen on helppo jatkaa työohjeiden kokoamisprosessia eteenpäin.The purpose of this thesis was to initiate the compiling of Lassila & Tikanoja Oyj payroll instructions. The aim of this thesis was to make a plan of how the company will start collecting payroll instructions and to choose the best tool for documenting the instructions. In addition, the goal was to create instructions for adding a new employee’s payroll information in the system and for re-activating a ceased employment’s payroll information. The need for payroll instructions at Lassila & Tikanoja Oyj’s payroll administration was pressing as they had no existing general instructions. Previously the instructions had been collected randomly in the payroll administration’s Intranet, OneNote and the payroll clerk’s own files. A whole new service management system called Service Now has now been introduced in the company during summer 2016. The system includes a Solution Database. This research is based on using both qualitative and quantitative methods. The plan and the contents of the instruction were formed on the basis of literature, observations and interviews. The framework of the thesis consists of the information of payroll in general, work tasks of payroll clerks, laws, collective agreements and guidelines. The outcome of the thesis is a plan for compiling the payroll instructions. The instructions are linked to the Solution Database from the company Intranet. For payroll instructions a word document was created including a ready-made table of contents, which is designed to be used to update the instructions. The instructions that were created during the thesis were added to the table of contents. Thanks to the outcome of this thesis the company is able to continue compiling instructions and move forward in the project