Taloushallinnon sähköisen järjestelmän kartoitus : Case Auta Lasta ry

Tietotekniikan kehityksen sekä työtapojen muutoksen myötä taloushallinnon toiminnot ovat siirtyneet sähköisiin järjestelmiin ja ohjelmistoihin. Toimintojen sähköistämisellä on iso rooli koko yrityksen toiminnan tehostamisessa, koska sen avulla saadaan eliminoitua turhia aikaa vieviä toi-mintoja sekä manuaalityössä tulevia virheitä. Samalla vapautetaan aikaa ydintoiminnan hoitamiseen sekä saadaan kustannussäästöjä. Opinnäytetyön toimeksiantajaksi valikoitui työharjoittelun kautta Auta Lasta ry, joka on Oulussa toimiva keskisuuri yleishyödyllinen yhdistys. Idea opinnäytetyön aiheeseen lähti työharjoittelussa havaituista kehityskohteista ja sitä tarkennettiin opinnäytetyön ohjaavan opettajan kanssa. Työn tavoitteena on löytää toimeksiantajalle parhaiten sopiva sähköisen taloushallinnon ohjelma, jonka avulla yhdistyksen taloushallinnon toiminnot voidaan hoitaa tehokkaammin. Työssä perehdytään kolmeen taloushallinto-ohjelmaan, joita analysoidaan ominaisuuksien sekä niiden käytettävyyden perusteella. Opinnäytetyön teoreettisessa osuudessa käsitellään pääpiirteittäin yhdistys, yhdistyksen taloushallinto, sähköinen taloushallinto sekä järjestelmien valinta. Koska taloushallinnon hoitaminen on hyvin pitkälti lakisääteistä, koostuu opinnäytetyön teoriaosuus suurimmalta osin erilaisista laeista, asetuksista ja säädöksistä. Työssä on hyödynnetty myös laajasti alaan liittyvää kirjallisuutta sekä ajantasaisia internetlähteitä. Koska opinnäytetyö tarvitsee pohjalleen paljon teoreettista tietoa, on työ toteutettu konstruktiivisen menetelmän avulla. Opinnäytetyön tuloksena toimeksiantajayhdistykselle valikoitui kolme sähköisen taloushallinnon hoitamiseen soveltuvaa järjestelmävaihtoehtoa. Ohjelmistotarjoajista tarkempaan tarkasteluun valittiin ProCountor, Visma Fivaldi ja Lemonsoft. Toimeksiantajan on mahdollista käyttää opinnäytetyön tietoperustaa ja työssä esiin tulleita tuloksia hyödyksi, mikäli se päättää toteuttaa taloushallinnon toimintojen järjestelmämuutoksen.The financial management operations have been transferred to electronic systems and programs due to the development of IT-technology and working practices. Transferring to electronic systems has a significant role in streamlining the whole company’s operations, since the systems eliminate useless time consuming operations and mistakes made in manual process. At the same time, it provides more time for dealing with the core operations and as a result cost savings are made. Auta Lasta ry, a medium-sized non-profit organization based in Oulu was chosen as the case company due to the author’s training. The idea of the thesis topic was formulated based on the observations of areas for development during the practical training. It was further defined together with the supervisor. The aim of the thesis was to discover the optimal electronic program for financial management for streamlining the case company’s financial management. Three different financial management programs are researched, and they are analyzed based on their features and usability. The theoretical part of the thesis consists of overview of the case company and their financial management, electronic financial management and the selection process of the system. A significant portion of the study discusses of different laws, acts and directives due to the law-regulated nature of financial management. It is also worth noticing that a wide range of related literature and current internet sources have been utilized in this study. The study requires a firm theoretical basis thus a constructive method is used. As a result, three program options for dealing with electronic financial management were chosen for the client; ProCountor, Visma Fivaldi and Lemonsoft. The optimal option for the client is ProCountor. If the client decides to implement the change in the electronic financial management system, they can utilize the theoretical overview and issues that came up during the process of this thesis