Rahoituslaskelma ERP-järjestelmässä : case: Mavisystems Oy

Opinnäytetyön tarkoituksena oli luoda esimerkki rahoituslaskelmasta olemassa olevaan toiminnanohjausjärjestelmään ja tutkia mitä hyötyä tästä on asiakkaalle yhteistyössä järjestelmää käyttävän asiakkaan kanssa. Tarkoituksena oli luoda toimiva mallipohja, joka pystyttäisiin helposti siirtämään asiakkaan käyttöön. Toimeksiantajan tässä opinnäytetyössä toimi Mavisystems Oy. ERP- (enterprise resource plannig) eli toiminnanohjausjärjestelmät palvelevat yrityksiä monissa eri funktioissa, kuten myynti, tuotanto, henkilöstöhallinto, logistiikka ja taloushallinto. Erikokoisilla yrityksillä on erilaisia tarpeita järjestelmälle. Yritysjohtajien yksi tärkeimmistä tehtävistä on liiketoiminnan suunnittelu. Jotta voidaan suunnitella liiketoimintaa, on tärkeää tietää kuinka paljon kassassa on rahaa. Rahoituslaskelman avulla yritykset saavat laajemman kuvan yrityksen tietyn kauden liiketoiminnan, investointien ja rahoituksen rahavirroista. Rahoituslaskelmaa ei pidä tarkastella itsenäisenä, erillisenä raporttina, vaan rahoituslaskelmaa tulee tarkastella aina osana tilinpäätöstä. Rahoituslaskelman voi tehdä joko suoralla tai epäsuoralla tavalla. Tähän opinnäytetyöhön on hyödynnetty molempia tapoja, ja se tehtiin toiminnallisena case-tutkimuksena. Rahoituslaskelman tekeminen Microsoft Dynamics NAV-järjestelmään onnistui ainoastaan, kun loimme esimerkkiä rahoituslaskelmasta kirjanpitolautakunnan malliesimerkin pohjalta. Asiakasyritys X:n kanssa emme tällä kerta onnistuneet saamaan rahoituslaskelmaa ulos järjestelmästä automaattisesti, vaan jouduimme muokkaamaan sitä myös käsin, sillä yrityksen tilikartta oli jo ennalta luotu eikä sitä voitu enää tämän työn yhteydessä muuttaa. Onnistuimme luomaan mallipohjan suoralle ja epäsuoralle rahoituslaskelmalle järjestelmään niin, että saimme sen toimimaan automaattisesti ainoastaan teoriassa, mutta emme pystyneet siirtämään sitä vielä käytäntöön. Tämä johtui siitä, että Yritys X:n tilikartta ei ollut tehty riittävän tarkasti, jotta olisimme onnistuneet erottelemaan sieltä rahoituslaskelmaan tarvitsemamme tiedot. Tulevaisuudessa on mahdollista ajaa rahoituslaskelma automaattisesti järjestelmästä ulos, kunhan vain sen vaatimat tarpeet tiedoste-taan jo järjestelmää käyttöön otettaessa. Näin toimittaessa on mahdollista varmistaa riittävän tarkka erittely yrityksen kirjanpidossa, jotta järjestelmä pystyy erittelemään rahoituslaskelmaan tarvittavat tiedot.The aim of the study was to create an example of a cash flow statement in an existing ERP-system, and to explore the benefits of this for a customer in co-operation with a customer currently using the system. The aim was to create a functional model template that could be easily transferred to the customer’s usage. The thesis was written for and in co-operation with Mavisystems Oy. ERP (enterprise resource planning) systems serve companies in a multitude of functions, such as sales, production, human resources, logistics and finance. Different sized companies have different needs for the system. One of the most vital tasks for company executives is business planning. In order to plan the business, it is crucial to know the amount of money the company possesses. With a cash flow statement companies receive a broader image of the cash flow of business, investments and financing activities of a certain time period. A cash flow statement should not be looked as a separate report, but as one part of the total financial statement. A cash flow statement can be created with either a direct or an indirect manner, which were both used in this project. The thesis was made as a functional case study. The creation of the cash flow statement in Microsoft Dynamics NAV-system was successful only when an example statement was made based on the model from accounting board. For the existing company X we were not able to run the statement from the system automatically, and it needed to be also modified manually. We only managed to create an automated model template for direct and indirect cash flow statement in theory, but at this point it could not be applied in practice. This was a result of the case company’s original chart of accounts, which was not made with sufficient level of detail, and hence it was not possible to define all the necessary information from there. In the future it is possible to run an automated financial statement from the system as long as all the requirements are acknowledged already when the system is being taken to use. Then it is possible to define the objects on a detailed enough level and the system is able to pick the necessary information for the cash flow statement