Kunnan taloushallinnon ulkoistaminen

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää, mitä eri vaiheita on kunnan tukitoiminnon ulkoistusprosessissa ja saavutetaanko ulkoistamisella sille asetettuja tavoitteita, kuten säästöjä ja toimintavarmuutta. Opinnäytetyössä tutkittiin kunnan tukitoiminnoista talous- ja henkilöstöhallintoa. Opinnäytetyön toimeksiantajana oli Siikaisten kunta. Ulkoistamisella tarkoitetaan sitä, että tietty, eriytetty palvelukokonaisuus omana kokonaisuutenaan annetaan ulkopuolisen tahon tehtäväksi. Kunnissa ulkoistettavia palveluita ovat enimmäkseen tukipalvelut, kuten esimerkiksi talous- ja henkilöstöpalvelut. Ulkoistusprosessin päävaiheita ovat ulkoistusstrategian ja kumppanin valinta, sopimuksen neuvottelu, siirtoprojekti, palvelun hallinta ja jatkuva kehittäminen sekä terminointi/siirtoprojekti. Ulkoistusstrategian valinnassa mietitään asioita kuten, miten prosessia lähdetään viemään eteenpäin. Opinnäyte suoritettiin laadullisena eli kvalitatiivisena tutkimuksena. Tutkimusmenetelmänä käytettiin yksilöhaastattelua ja analyysimenetelmänä teemoittelua. Opinnäytetyön teoriaosaan tutkittiin aiheeseen liittyvää kirjallisuutta ja artikkeleita sekä päätöspöytäkirjoja. Opinnäytetyön empiriaosaa varten hankittiin materiaalia haastattelemalla neljää henkilöä, jotka työnsä puolesta ovat olleet mukana ulkoistusprosessissa. Opinnäytetyön johtopäätöksenä havaittiin, että ulkoistusprosessin läpivienti kestää vähintään puoli vuotta. Julkishallinnon ulkoistusprosessi kestää yleensä tätä pidempään. Ulkoistusprosessiin osallistuvat kunnassa niin viranhaltijat, henkilöstö kuin luottamushenkilöt. Haastattelujen perusteella todettiin, että ulkoistamalla tukitoiminto voidaan saada kustannussäästöjä ja toimintavarmuutta tavoitteiden mukaisesti. Ulkoistamisen keskeisiä ongelmia niin teorian kuin vastaajienkin mukaan olivat tiedon siirtyminen kauemmas kunnasta ja kuntaan jääneiden työntekijöiden toimenkuvien muuttuminen entistä laajemmiksi. Myös siirtoprojektin toteutuminen ja useiden ohjelmien samanaikainen käyttö aiheuttivat lisää työtä ja ongelmia. Jatkossa ulkoistusprosessia helpottamaan tulisi laatia prosessikuvaus ja sitä tukeva ohjeistus.The purpose of this thesis was to separate and inspect the different stages found within the outsourcing of back offices in a municipality and if outsourcing fulfills the target that it faces, such as cost saving and offering operational reliability. The administrations concerning personnel and economic matters of the back office were examined in the thesis. The client of the thesis was the municipality of Siikainen. Outsourcing refers to a practice where a decentralized service as a whole is assigned to a detached quarter. In municipalities outsourcing is commonly applied to support services, such as human resources and financial administration. The main stages of outsourcing are, chronologically: developing a plan for outsourcing and choosing a partner, negotiating for the agreement, the transmission process, management and active improvement of the service and finally termination or a transmission process. The unraveling of the outsourcing process will be determined during the planning stage. The thesis was carried out as a qualitative research. The method of research was primarily interviewing the individuals. Literature, articles as well as municipal transcripts were explored for the theoretic section of the thesis. Four individuals who, on behalf of their work, have taken part in an outsourcing process were interviewed in order to gain data. As a conclusion of the thesis it was perceived that going through an outsourcing process takes at least six months in time. The outsourcing of public administration tends to take longer. The personnel and elected official as well as office-bearer in the municipality take part in the outsourcing procedure. Based on the interviews it was found out that a back office could potentially cut expenses and gain reliability by outsourcing. Common issues with outsourcing were, both in theory and as according to the interviewees, information shifting away from the municipality as well as broadening job descriptions for the remaining employees of the municipality. The execution of the outsourcing as well as simultaneous usage of several programs caused more work and problems. In the future, an accurate description and instructions for the outsourcing should be composed to ease the process and to avoid mishaps