Tietohallinto - palvelua asiakkaille : Helsingin kaupungin rakennusviraston tietohallinnon palvelujen kehittäminen

Tietotekniikan merkitys työelämässä on kasvanut. Muutos perinteisestä paperin siirtelystä kohti sähköisiä toimintatapoja vaatii uutta osaamista, uusia välineitä ja uutta johtamista. Tämä tutkimus tehtiin Helsingin kaupungin rakennusvirastolle, joka on noin 480 henkilön asiantuntijaorganisaatio. Tutkimuksen lähtötilanteessa viraston tietotekniikkapalveluyksikön toiminta ei enää, organisaation johdon käsityksen mukaan, vastannut tämän päivän toiminnan asettamia vaatimuksia. Tavoitteena oli selvittää tietohallinnon nykytilaa, tehdä tältä pohjalta tietohallinnon kehittämissuunnitelma, toimeenpanna kehittämistoimenpiteitä ja lopuksi mitata muutoksien onnistumista. Edellytyksenä tehtävän onnistumiselle oli tuoda myös tietohallinnon johtaminen vastaamaan nykyhetken vaatimuksia. Työ toteutettiin toimintatutkimuksen avulla. Tutkimuksen toteutti tietohallintopäällikön sijainen. Tutkimus kattaa rakennusviraston tietohallinnon kehittämisen vuoden 2015 alusta vuoden 2016 syyskuun alkuun. Tutkimuksessa sovellettiin organisaation oppimisen, strategisen johtamisen, muutoksen johtamisen, osaamisen johtamisen ja henkilöstön johtamisen teorioita. Johtamisen muutoksessa otettiin käyttöön tietohallintoyksikön viikkopalaverit, kehittämispäivät ja kannustava johtaminen yhdistettynä henkilökohtaisiin kehityskeskusteluihin. Tietohallintopalveluiden kehittäminen sisälsi tietohallintopalveluiden nykytilan kartoituksen, jossa hyödynnettiin teemahaastatteluja, havainnointia ja tilannekuva-arviomenetelmää. Kerätyn aineiston perusteella suunniteltiin toimenpiteet, muodostettiin projektit, pidettiin työpajat, valmisteltiin päätösesitykset, toteutettiin tehdyt päätökset toiminnan muutoksien avulla, mitattiin muutoksien vaikutukset kyselyn avulla ja lopuksi analysoitiin tulokset. Yhteenvetona tuloksista, tietohallinnon palvelut ja palvelujen johtaminen olivat parantuneet lähtötilanteesta. Osaamisen ja muutoksen johtaminen ovat välttämättömiä palvelujen parantamisessa. Tutkimuksen menetelmiä voi suositella käyttökelpoisina työkaluina myös muihin tietohallintoihin. Tietohallinto on palvelua, jossa asiakkaat on muistettava tuoda keskiöön.The significance of information technology in workplace has increased. Change from traditional paper pushing to digitalized processes requires new competence, new devices and new leadership. This thesis was made to City of Helsinki public works department, which is about 480 person organization. Beginning of thesis department’s IT management unit did not any more function as required by today’s standards in department upper management’s opinion. The objective was to find out IT managements current service level and use that information as basis for IT management development plan, implement development operations and finally measure the change. Requirement for success was to bring IT management to this day. Thesis was conducted using action research and by substitute CIO. Thesis includes departments IT managements development from beginning of 2015 to September 2016. Organization learning, strategic leadership, change leadership, competence management and human resource management theories were applied in this thesis. With the change of IT leadership new methods were applied, using weekly team meetings, development days and use of encouraging leadership with performance appraisals. Development of IT services consisted of analysis of current service level, which were collected by using theme interviews, observations and situation awareness method. From the collected data next steps were planned, development projects were constructed, workshops were used, decisions were prepared and executed, query were used for measuring the impact of actions and finally the results from the query were analyzed. As a summary of the results, IT management’s services and service leadership have improved from starting point. Competence management and change leadership are essential in improving services. Methods used in thesis can be recommended as useful tools in other modernize IT management services, which are in a similar situation as researched organization was in beginning of thesis. IT management is service, were one has to remember to bring customers to the center stage