Isännöitsijätoimiston asiakirjaprosessin tehostaminen

Tämä opinnäytetyö oli toimeksianto, jonka tarkoitus oli selvittää isännöitsijäyritykselle verkkokaupan perustamista asiakirjojen tilausta varten. Isännöitsijätoimiston palkkaa taloyhtiön hallitus, ja toimiston tehtävänä on tuottaa palvelua, joka sisältää muun muassa talouden ylläpitoa ja rakennuksien kunnossapitoa. Isännöitsijä on asunto-osakeyhtiön toimitusjohtaja, joka vastaa operatiivisesta toiminnasta. Hänen tehtävänä on hallinnoida asunto-osakeyhtiön osakeluetteloita ja ylläpitää rekistereitä, joiden pohjalta dokumentteja luovutetaan tarvittaessa tilaajalle. Osakas tai osakkaan valtuuttama henkilö voi tilata osakeluettelomerkittyyn huoneistoon oikeuttavia asiakirjoja tai dokumentteja. Nämä asiakirjat tai dokumentit ovat valtaosin osakkaiden ja välittäjien tilaamia isännöitsijäntodistuksia ja muita liitteitä asunnon myyntiä varten. Asiakirjojen tilaaminen verkkokaupan kautta ei ole uusi ilmiö, ja ne ovat varsin tuttu kauppapaikka kuluttajille. Verkkokauppapalvelua tarjoaa tänä päivänä myös viranomaiset, PRH ja julkishallinto. Asiakirja on varsin helppo tuote verkkokaupan perustamiselle, koska tuotteena se on varsin yksinkertainen. Asiakirjoja hallinnoidaan sähköisesti. Se ei ole tavaraa, ja siksi se ei vaadi varastointia tai logistisia ratkaisuja yritykseltä. Isännöitsijäyrityksen tulee ennen kaikkea panostaa asiakaspalveluun, ohjata asiakirjatilaajat verkkokauppaan, ilmoittaa tarpeellinen tuoteinformaatio verkkosivustolla ja tehdä verkkokaupasta kuluttajalle turvallinen, jotta asiointi olisi asiakkaalle mieluista. Verkkokaupan ei tarvitse olla yritykselle kallis ja monimutkainen toiminto, vaan se pitää enemmin nähdä osana monikanavaista ja laadukasta palvelua. Verkkokauppaa perustaessa ei vain keskitytä yhteen prosessiin, vaan sen myötä yrityksen tulisi tarkistaa ja tarvittaessa kehittää myös muita prosesseja. Ennen kaikkea verkkokaupan hyötynä on asiakkaan omatoimisuus, jolloin yrityksen henkilökunta säästää aikaa tilausprosessissa. Tilauksen vastaanottajan ei tarvitse entiseen tapaan perustaa uutta tilaajaa ERP-järjestelmän asiakasrekisteriin. Asiakasta ei tarvitse laskuttaa ja lisäksi odottaa myyntisuorituksen kirjautumista yrityksen pankkitilille, vaan asiakas täyttää omat tietonsa ja maksaa tilauksen samalla kertaa verkkokaupassa asioimalla. Tähän asti isännöitsijätoimiston asiakirjatilauksia on tullut eniten perinteistä tilauskanavaa pitkin puhelimella, asiakkaan asioimisella toimistossa tai sähköpostilla. Verkkokauppa olisi uusi sähköinen asiointikanava, joka on isännöintialalla vielä harvinainen palvelu. Verkkokauppa tavoittaa asiakkaat ajasta ja paikasta riippumatta.This study was assigned by a Property Management Company and its purpose was to clarify possibilities to an Online Shop for ordering documents. A Housing Company's Government hires a Property Management Company. Its task is to provide the service which includes, among other things, running the business and the maintenance of the buildings. The Property Manager is the CEO of a Housing Company, the person who is responsible for operational activities. The role of the Property Manager is to manage the share listings of the housing company and to maintain registers. Based on those lists and registers a shareholder (an apartment owner) or a person who authorized by the shareholder may order documents about the apartment. These documents are Property Manager Certificates and other attachments for the sale of the apartment. Ordering documents through an Online Shops is not a new phenomenon, and Online Shops are quite familiar to consumers. Online Shop Service is offered by the authorities, PRH, and public administration. The document is quite an easy Online Shop product, because it is quite simple. Documents are managed electronically, it is not material, and it does not require storage or logistics solutions for the company. The Manager Company has to first and foremost focus on customer service, to guide customers in Online Shop, announce the necessary product information on the website and make a secure online store to the consumer. Then transaction would be pleasing to the customer. Online store does not have to be expensive and a complicated function, but rather it must be seen as part of a multi-channel and high-quality service. Starting the Online Shop not only focuses on a single process, but the company should also develop other processes. Online Shop's advantage is the customer's self-service, and because of that the company's staff save more time in the document ordering process. A recipient who gets the document order; does not need to input a new customer into the ERP system's customer database as before. The Company's staff do not need to charge customers and expect a payment to log on the company's bank account. Instead, the customers fill in their own data and pay for the order at the same time by visiting in the Online Shop. Until now, Property Manager Office's document orders have been received in a traditional way by a telephone, customer's visiting the office or e-mail. Online Shop would be a new electronic transaction channel, which is still rare in the property management business. An Online Shop reaches customers anytime, anywhere