PELAKSANAAN SISTEM PENYIMPANAN DOKUMEN REKAM MEDIS INAKTIF UNTUK PERSIAPAN NILAI GUNA RS BHAYANGKARA SEMARANG TAHUN 2016

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi kepada 8 petugas filing dan kepala rekam medis, Rumah Sakit Bhayangkara Semarang telah melakukan retensi secara berkala. Pelaksanaan nya dilakukan ketika rak file dianggap penuh. Kegiatan ini dilakukan dengan cara memisahkan dokumen rekam medis aktif dan inaktif. Dokumen rekam medis inaktif disimpan dengan urutan tahun terakhir pasien berobat. RS Bhayangkara belum pernah melaksanakan nilai guna hingga sekarang, sehingga terjadi penumpukan dokumen rekam medis inaktif di ruang penyimpanan dan menyebabkan banyak dokumen yang rusak dimakan rayap karena ditumpuk terlalu lama dan kurangnya perawatan dari petugas. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan sistem penyimpanan dimakan rayap karena ditumpuk terlalu lama dan kurangnya perawatan dari petugas dokumen rekam medis inaktif untuk persiapan nilai guna dokumen. Jenis penelitian adalah deskriptif dan pendekatan cross sectional. Pengumpulan data adalah observasi pelaksanaan sistem penyimpanan dokumen inaktif dan wawancara kepada kepala rekam medis dan petugas filing. Berdasarkan penelitian di RS Bhayangkara Semarang petugas filing telah melaksanakan fungsinya sebagai petugas filing, tetapi masih ada beberapa fungsi yang belum dilaksanakan seperti penentuan nilai guna dokumen serta menyimpan dokumen yang dilestarikan dan pemusnahan dokumen inaktif. Penyimpanan dokumen inaktif lebih dari 2 tahun, ditumpuk dan diikat berdasarkan dua angka akhir no rekam medis. Belum ada kebijakan pengelolaan dokumen inaktif. Belum adanya prosedur tetap nilai guna dan belum pernah melaksanakan kegiatan nilai guna. Peneliti menyarankan melakukan sosialisasi dengan memberikan surat edaran kepada petugas filing tentang tugas pokok dan fungsinya secara benar. Melakukan sosialisasi dengan cara rapat atau diskusi dan pengkajian ulang terhadap prosedur penyimpanan dokumen rekam medis inaktif. Membuat kebijakan tentang pengelolaan dokumen inaktif dan prosedur tetap yang mengatur penentuan nilai guna