FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN PENGIRIMAN DOKUMEN REKAM MEDIS DARI FILING KE POLIKLINIK RSUD RA KARTINI JEPARA TAHUN 2016

Baik buruknya pelayanan di TPPRJ dapat menjadi acuan bagi pasien dalam menilai kualitas pelayanan rumah sakit. Pelayanan rekam medis yang baik dan bermutu tercermin dari pelayanan yang ramah, cepat serta nyaman. Filing dituntut untuk menyediakan setiap dokumen rekam medis yang dikehendaki secara cepat dan tepat memperhatikan kebijakan yang berlaku. Berdasarkan survei awal pada bulan April 2016 di RSUD RA Kartini Kabupaten Jepara, sebanyak 10 pelayanan dokumen terdapat 10 pelayanan dokumen yang terlambat (100%) karena melebihi batas waktu pelayanan dokumen yaitu 10 menit. Setiap pengambilan satu dokumen membutuhkan waktu 28.76 menit. Salah satu faktor terlambatnya pengiriman dokumen ke poliklinik karena dokumen tidak terdapat di tempatnya (Missfile) sehingga waktu pencarian semakin lama. Jenis penelitian ini adalah deskriptif dan pendekatan Cross Sectional. Metode yang digunakan adalah observasi dan wawancara. Subyek penelitian adalah kepala rekam medis, 2 kurir pendaftaran, dan 6 petugas filing. Hasil penelitian menunjukkan bahwa prosedur tetap pendaftaran di RSUD RA Kartini belum merinci tentang batas waktu penyediaan dokumen rekam medis ke poliklinik, dan memberikan tracer dengan menyelipkan di rak penyimpanan. Kepala Rekam Medis, petugas filing dan petugas kurir mendapat skor > rata–rata. Petugas tidak tahu tentang prosedur tetap dan batas waktu pelayanan dokumen. Sistem penomoran menggunakan unit numbering system (UNS), sistem penjajaran yaitu Terminal Digit Filing (TDF), filing rawat jalan tidak mengunakan tracer dan buku ekspedisi. Oleh karena itu disarankan memberikan pengarahan tentang penggunaan tracer, dan mengadakan revisi ulang terhadap prosedur mengenai pendaftaran rawat jalan, dan pengambilan dokumen rekam medis, melakukan kontrol terhadap kinerja petugas, menambah buku ekspedisi untuk poliklinik. Kata Kunci : Pengetahuan, Protap, Sistem Penomoran, Sistem Penjajaran, saran