Organizing property management in a pension institution’s real estate portfolio to maximize portfolio value.

Toimintojen ulkoistus on ollut ajankohtaista kiinteistösijoittajilla jo useiden vuosien ajan. Moni yritys keskittyy oman ydinosaamiseen ja päätyy sen myötä ostamaan oheispalvelut ulkopuolelta. Eri kokonaisuuksien ulkoistaminen vaikuttavat mm. työtapoihin, käytäntöihin ja imagoon asiakkaihin ja kumppaneihin päin. Ulkoistettu palveluntarjoaja voi parantaa työn tuloksia ja vähentää työtaakkaa sekä sisäisiä kustannuksia, mutta huonoimmillaan, se lisää sisäistä työtä ja vähentää luottamusta. Kevan suunnitellessa ja toteuttaessa uudistusta kiinteistöyksikössään, sille on mielenkiintoista selvittää, miten muut eläkeyhtiöt ovat toteuttaneet kiinteistöjen operatiivisen johtamisen. Toistaiseksi Kevan kiinteistöyksikkö on vielä muutosvaiheessa ns. kehitysorganisaatio. Yhtenäistämistä on suunniteltu enemmänkin, mutta muutoksissa edetään pienin askelin ja kiinteistöpäälliköiden tehtäviä ja vastuukohteita muutetaan hiljakseen. Nykyisin osaajia, jotka pystyisivät hallitsemaan kaikki osa-alueet, on vaikea löytää, joten tehtäviä on erotettava toisistaan. Niinpä tämä tutkimus keskittyi tutkimaan, miten kiinteistöjohtaminen on toteutettu muissa suomalaisissa eläkeyhtiöissä. Tutkimus toteutettiin haastatteluina, joissa haluttiin saada selville, haastateltujen yhtiöiden ulkoistamisaste, sekä heidän valitsemiensa toteutustavat sekä niiden haasteet ja edut. Tutkimuksessa haluttiin myös saada selville muuta ajankohtaista tietoa alan ulkoistuksesta. Lopputuloksena huomattiin, että samat ongelmat ja haasteet toistuivat kaikilla haastatelluilla yrityksillä, vaikka strateginen näkökulma ja valitut toimintatavat operatiivisen kiinteistöjohtamisen toteutuksessa erosivat jokaisella. Esille nousivat erityisesti asiakastyytyväisyys ja tiedonkulku, joiden edistämiseksi jokainen pyrki löytämään oikeita ratkaisuja. Tutkimuksen keskeisin saavutus ei ollut yhden oikean toimintatavan julkaiseminen ja suositteleminen Kevalle, vaan yleiskäsityksen muodostaminen eläkeyhtiöiden kiinteistöjohtamisesta, kuten ulkoistusasteesta ja toteutustavoista. Näitä tietoja hyödyntämällä Kevalla on paremmat lähtökohdat oman toimintansa kehittämiseen.Outsourcing has been popular between real estate investors since many years. Companies have concentrated on their core business and ended up outsourcing all that’s not in their main field of knowledge. Outsourcing different unities affects among other things the company’s working habits, practices and the image it reflects to the customers and partners. An outsourced service provider can at its best increase the outcomes of the company, reduce workloads and costs inside the company. On the other hand at the worst it can increase workloads and reduce trust among the workers, customers and partners. While Keva is planning and carrying out the reshaping of their real estate unit, they are interested of knowing how other pension institutions have put in action the property management. For now, Keva’s real estate unit is still in state of change, they have big plans of harmonizing it, but the changes are put in action slowly on by one. Now days it’s hard or almost impossible to find professionals that can manage all the different fields of real estate management. This is why the fields must disperse to different tasks for different persons. Therefore, this research focuses on finding out how property management is realized in other Finnish pension institutions. The research was carried out as interviews, where the focus was on finding out the institutions outsource level, the ways and the reasons they have carried out property management. The researcher wanted also to find out the pros and cons of their way of organizing their real estate unit and some burning issues about the field of outsourcing in real estate management. As the result of the study the researcher found out that the problems and difficulties were the same for all the interviewed institutions despite of their past and their solutions for property management. Specially there were to topics popped out: customer satisfaction and flow of information. These were the ones that everyone tried to master and whose influence affected on their working solutions. The main objective of this study was not to come up with on right way to organize real estate management, but to reveal a general idea of how it has been done in other Finnish pension institutes. With this information Keva has good starting point to improve its operations